Organisaties kunnen printerloos gaan werken. Dit blijkt uit de handreiking met praktische handvatten, tips en trics voor organisaties bij het invoeren van printerloos werken. Met het verminderen van de milieudruk in de papierketen in het vizier heeft Agentschap NL in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu het nut en de haalbaarheid van printerloos werken laten onderzoeken en dit vervolgens zelf in de praktijk getoetst.
Met de nieuwe generatie tablets komt printerloos werken een stap dichterbij. De meeste documenten kunnen vanaf een tablet gelezen en bewerkt worden. Dat maakt printen steeds meer overbodig. Uit een proef die Agentschap NL heeft uitgevoerd bleek dat bij het invoeren van printerloos werken veel komt kijken. In een grotere organisatie vergt het voorbereiding om de overgang naar volledig digitaal werken met documenten ingebed te krijgen in de infrastructuur en de bestaande werkprocessen. Door gebruik te maken van de handreiking krijgen organisaties inzicht in de mogelijkheden van printerloos werken en het biedt een stappenplan. In een uitgewerkte business case komen de kosten en baten aan bod.
Resultaten pilot
Agentschap NL heeft gedurende een half jaar 35 medewerkers van een iPad voorzien. Het resultaat was per medewerker zeer verschillend. Het kostte de meesten enige tijd om een tablet goed te leren kennen en te gebruiken. Ook het vinden van geschikte apps is een lastige zoektocht, omdat de informatie over de gebruiksmogelijkheden van een app vaak summier is.
Enkele medewerkers werkten na drie maanden printerloos. Gemiddeld was het aantal prints met 40 procent afgenomen. Ook gingen medewerkers met een tablet meer buiten kantoortijden werken. Doordat een tablet zowel voor het werk als voor privé tal van praktische en leuke toepassingen biedt, worden deze thuis ook afwisselend voor werk en privé gebruikt.
Het printerloos werken is dus volgens Agentschap NL nog niet voor alle medewerkers haalbaar. Een tablet is nuttig voor werknemers die veel onderweg zijn en met regelmaat vergaderen. Zij weten de voordelen van een tablet ook snel en goed voor het werk te benutten.
Handige links
Agentschap NL stelde een handreiking samen. Het deed hiervoor een milieuonderzoek en een haalbaarheidsonderzoeksrapport. Ook komt het met een 'test-je-organisatie'.
Who is kidding who? The Dutch simply LOVE paper. Every citizen receives a bicycle and a 2-hole paper punch at birth.
CAN become printless but first the mentality must be addressed.
Het hangt natuurlijk af van het soort werk je doet, maar wat ik zelf heel prettig vindt (en wat voor mij een besparing op printen op heeft geleverd) is het werken met 2 beeldschermen.
Vooral bij inspecties van documenten, of vertalen van een tekening/flowchart etc. naar iets anders werkt dit voor mij perfect.
Op het ene scherm zet je hetgeen je normaliter zou printen, op het andere scherm kun je dan de gegevens verwerken, het inspectieformulier invullen etc.
Ik sluit mij aan bij eerdere reactie van PaVaKe. Ik noem het alleen Mobiel en Flexibel werken. Niet ‘HNW’ (kapstokbegrip) maar écht overal en altijd je werk kunnen doen. Informatie vastleggen, opvragen, in een bunker of in het weiland.
Een (ieder!) tablet/smartphone inzetten voor inspecties, dossiers opvragen, automatische verantwoording, aangesloten op ieder specifiek BackOffice systeem. Dat is wat wij al jaren doen met TotalMobile bij Aenova in Delft.