Uit onderzoek van ReadSoft en Medius waar Computable over publiceerde, bleek dat slechts 16 procent van de bedrijven aan elektronische factuurverwerking doet. Dat wil zeggen: facturen komen digitaal binnen en worden na akkoord automatisch verwerkt in het administratiesysteem. Om eerlijk te zijn vind ik 16 procent een veel te rooskleurig percentage. Als ik kijk naar het percentage binnen het mkb, kan ik alleen maar concluderen dat slechts een fractie van de kleine en middelgrote ondernemingen hun factuurverwerking elektronisch regelt. Daarvoor zijn verschillende redenen te noemen.
1: Te weinig facturen
In de eerste plaats sturen kleine ondernemingen weinig facturen. De tijdswinst die de digitalisering oplevert, is er nauwelijks of zelfs niet. Elektronisch factureren in de huidige vorm rendeert vanaf drieduizend facturen per jaar. Dit komt doordat er extra investeringen in software noodzakelijk zijn, daarnaast is elektronische factuurverwerking op dit moment nog niet mogelijk zonder tussenkomst van een Billing Service Provider; dit is een bedrijf dat zorgt voor het betalingsverkeer. Kortom: de drempel ligt voor de kleine en middelgrote ondernemer veel te hoog om met elektronische factuurverwerking te starten.
2 Bewijs van levering
Een tweede reden is dat kleine ondernemers facturering als essentieel onderdeel van hun bedrijfsvoering beschouwen. De factuur is immers het bewijs dat er een product of dienst is geleverd. En die moet betaald worden. Daarom wil de ondernemer best tijd steken in het maken van een goede factuur.
3: Onbekendheid
Een derde reden is de onbekendheid van digitale factuurverwerking. Van oudsher is de factuur iets tastbaars: een papier met bedrijfslogo en daarop de geleverde diensten en de prijs. Langzaam maar zeker wordt de factuur per email als PDF of Word-bestand geaccepteerd. Maar is dit digitale factuurverwerking? Nee! De verzending van de factuur gaat weliswaar digitaal, maar de ontvanger moet er een printje van maken en deze alsnog handmatig verwerken. De verzender bespaart papier- en portokosten, maar de ontvanger ondervindt geen voordeel.
4: Ontbreken van standaard
Een vierde reden waarom elektronische factuurverwerking in het MKB niet van de grond komt, is het ontbreken van een standaard. Elke softwareleverancier gebruikt een eigen standaard. Een Billing Service Provider is dus noodzakelijk om facturen digitaal over te brengen van het boekhoudpakket van leverancier A naar leverancier B. En dat kost de ondernemer weer extra geld. Dat weegt niet op tegen de tijdwinst, dus blijft de ondernemer voorlopig facturen per email of post sturen.
Simpel
Is elektronische factuurverwerking echt een utopie voor kleine en middelgrote ondernemingen? Nee, zeker niet. Het is eigenlijk heel simpel. De aanpassingen in het boekhoudpakket zijn klein. De ondernemer maakt een factuur, geeft aan dat hij deze elektronisch wil versturen. De software maakt er een bestand van dat per mail naar de ontvanger gaat. De ontvanger kan vervolgens aangeven dat de factuur administratief verwerkt moet worden. Hierdoor is overtypen niet meer nodig. Het enige wat nodig isis een standaard. Softwareleveranciers moeten het dus samen eens worden over een standaard voor de acceptatie en verwerking van digitale facturen. UBL2 leent zich hier bijvoorbeeld uitstekend voor.
Billing Service Provider
Op deze manier zijn Billing Service Providers niet meer noodzakelijk en wordt de stap voor de kleine ondernemer om over te gaan op elektronische factuurverwerking superklein. Elektronisch factureren kost immers niets extra, want het kan gewoon vanuit het boekhoudsysteem. Ondernemers die dan nog niet overgaan, zijn dan met recht een dief van hun eigen portemonnee. Dus de bal voor (een beetje) lastenverlichting voor ondernemers ligt nu bij de softwareleveranciers. Doet uw organisatie al aan digitale factuurverwerking?
Kuno Klumpers, product development manager bij Unit4
