Nederlandse organisaties zetten steeds vaker employee en manager self services (ess en mss) in bij de digitalisering van hun hr-processen. Dat blijkt uit de jaarlijkse HR Benchmark van e-hrm-dienstverlener Raet. TNS Nipo vroeg 486 hr-medewerkers en -managers naar de inzet van e-hrm binnen hun organisaties.
De basis van alle delivery is het duidelijk definiëren, ondersteunen en monitoren van processen. Daarvoor zijn meerdere gangbare mogelijkheden die zich volgens Raet de afgelopen jaren sterk hebben ontwikkeld. Vooral het inzetten van ess en mss begint een hoge mate van volwassenheid te vertonen. Zo zette in 2011 nog 15 procent van de respondenten een applicatie in voor een specifiek proces, nu is dat 18 procent. Hetzelfde percentage respondenten zegt dit te doen via Office-applicaties zoals Excel en Word of op papier via formulieren. 17 procent zet hiervoor een applicatie in die specifiek bedoeld is voor het betreffende proces. Veruit de meeste respondent (45 procent) registreren en monitoren hun hr-werkprocessen centraal en vanuit het personeelsinformatiesysteem.
Portals
Raet ziet een significante groei in het gebruik van technologie voor het rapporteren van resultaten. Vooral het inzetten van een hr-portal neemt sterk toe van 7 procent in 2011 naar 16 procent in 2012. De grote winst die organisaties halen op het gebied van efficiëntie door de inzet van hr-portals, is een kans die hr begint te pakken. Daarnaast ziet Raet de incorporatie van hr-informatie in een breder perspectief door middel van portals. Hieruit mag worden afgeleid dat de beschikbaarheid van hr-informatie in de bredere context van de organisatie, met gebruik kpi’s, sterk toeneemt.
41 procent rapporteert de hr-resultaten centraal vanuit het personeelsinformatiesysteem. 34 procent doet dit vanuit een organisatiebreed managementinformatieportal. 16 procent rapporteert dus via een hr-portal (ess en mss) en 6 procent zegt dat hr-resultsaten helemaal niet gerapporteerd worden binnen de organisatie.
Hr service delivery
De efficiëntie en effectiviteit van de hr service delivery neemt toe door de inzet van ess en mss. Ook hierin zijn volgens Raet significante ontwikkelingen gaande. Organisaties zien in toenemende mate de mogelijkheden om de gewenste effecten hiervan te bereiken en brengen steeds meer processen dichter naar de managers en medewerkers. De grafiek geeft een beeld van de processen die al in hoge mate in de lijn gelegd worden bij organisaties die deze stap gezet hebben.
Opvallend is dat in alle sectoren het digitaal aanvragen van verlof ingeburgerd is. Bijna 50 procent van de organisaties geeft medewerkers inmiddels de mogelijkheid om dit middels een e-hrm-toepassing zelf in te voeren. Zij krijgen daarbij vaak informatie over de aanwezigheid van hun teamleden.
Door medewerkers en managers met e-hrm mogelijkheden te bieden om in de juiste context en met de juiste informatie hun gesprekken voor te bereiden, worden de gesprekken inhoudelijker. Ze voegen daarmee meerwaarde toe aan het proces. Omdat dit vaak buiten werktijd gebeurt, is er tevens sprake van een tijdsbesparing. Bovendien is door het online invoeren van de gegevens direct inzichtelijk welke afspraken gemaakt worden op zowel persoonlijk, team- als organisatieniveau.
Zelfroosteren
Een relatief nieuwe ontwikkeling is het ontsluiten van het werkrooster middels e-hrm. De e-hrm-portal is in veel gevallen de logische plek om dit soort informatie te ontsluiten, aangezien de medewerker hier ook andere zaken regelt die te maken hebben met beschikbaarheid. Voor de organisatie is inzicht in de inzet en beschikbaarheid vanuit één bron cruciaal.
Als vervolgstap op het tonen van het rooster zetten veel organisaties, met name in de zorg en welzijn, in op zelfroosteren. Uit andere publicaties blijkt dat van centraal vastgestelde roosters uiteindelijk slechts een beperkt deel van de planning standhoudt in het definitieve rooster. Doordat medewerkers en managers zelf meer afspraken kunnen maken over wie wanneer inzetbaar is en zonder tussenkomst bijvoorbeeld diensten kunnen ruilen, komt een rooster tot stand dat voor de medewerkers acceptabel is en nauwelijks zal wijzigen.
Naast de getoonde processen ziet Raet in het onderzoek ook een significante groei van e-hrm als ondersteuning voor verschillende processen. Te denken valt dan aan het bekijken van en reageren op vacatures, het voorbereiden van de beoordeling door managers en medewerkers, het aanpassen van eigen gegevens zoals naam, adres, woonplaats, partner en kindgegevens, het doorgeven van contract- of afdelingswijzigingen door managers, het declareren van onkosten door managers en medewerkers en het in en uit dienst melden van een medewerker door managers.
Administratieve lastenverlichting
Het door e-hrm aanpassen van NAW- en andere stamgegevens heeft volgens Raet, naast de administratieve lastenverlichting voor hrm, onder meer als bijkomend voordeel dat hiermee direct de juiste informatie ingevoerd kan worden op het juiste moment. Ook kan bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding opnieuw berekend worden.
De rol van de manager in het verzuimproces is evident, ,aar lang niet iedere manager heeft de parate kennis om de nodige stappen te zetten die, als onderdeel van de Wet Verbetering Poortwachter en protocollen van de organisatie, noodzakelijk zijn. Het inzetten van e-hrm is daarbij een veel gebruikt instrument om hen te helpen in het uitvoeren van de juiste acties. Daarnaast helpt het organisaties om inzichtelijk te maken welke managers hun rol in deze pakken en waar verbetering mogelijk is. Steeds meer managers beschikken over een dashboard waarmee zij in een oogopslag inzicht hebben in de voor hun relevante kpi’s en de performance die zij op die domeinen hebben.
Investeringen in e-hrm
Zoals eerder geconcludeerd worden investeringen door hrm steeds meer vanuit bedrijfskundig perspectief beschouwd. Dit geldt ook voor investeringen in e-hrm. Maar naast de bedrijfskundige en financiële voordelen zien organisaties nog andere belangrijke redenen om te investeren in e-hrm.
Ook de factoren gemak en betere informatievoorziening worden organisatiebreed gevoeld. Hierdoor heeft hrm meer tijd en gelegenheid om aandacht te geven aan de strategisch belangrijke zaken voor de business.
Voordelen lijnmanagers
Uiteindelijk is e-hrm een investering die volgens Raet tot volledige ontplooiing komt als deze breed gedragen wordt in de organisatie. De argumentatie die gebruikt wordt door hrm om de lijn te overtuigen van het nut van e-hrm, als dat nog noodzakelijk blijkt te zijn, wijkt niet veel af van de redenen achter de investering. Met name het gemak en de tijdwinst die lijnmanagers boeken, zijn argumenten die vaak ingezet worden. Opvallend is dat het kostenargument, hoewel wel degelijk onderdeel van de beslissing, steeds minder wordt ingezet.
