ICT-overheid kan 1,75 miljard per jaar goedkoper

Bij het op orde brengen van de staatsfinanciën nemen politici meestal hun toevlucht tot het verhogen van lasten voor de burger of het snijden in voorzieningen, die de burger direct treffen. Minder vaak wordt gesneden in de eigen uitgaven van de overheid. Dat is dan ook een stuk lastiger, maar naar mijn mening kan op de ict bij de overheid jaarlijks 1,75 miljardeuro worden bespaard. Dan moet wel worden gekozen voor een noviteit in de politiek: de Politiek Projectleider.

De overheid is een bedrijf. En niet zo’n kleintje ook. De rijksoverheid bestaat al uit 120.000 ambtenaren en de lagere overheden huisvesten nog eens zo’n aantal. Ieder bedrijf van enige omvang heeft te maken met ontwikkelingen van de markt, van de samenleving, van de techniek.  Door die veranderingen moet ook het bedrijf van binnen veranderen. Bedrijven investeren van tijd tot tijd in systemen en organisatie om te kunnen inspelen op de veranderingen in de maatschappij.

Op de een of andere manier gebeurt dat in mindere mate bij de overheid, waarschijnlijk omdat de tucht van de markt ontbreekt. Daarbij is de organisatie van de overheid, en dus ook de organisatie van de ict daarbinnen, voor een politicus weinig interessant. Het efficiënter maken van de ict-organisatie is niet direct een onderwerp waar je als politicus de krant mee haalt. Dat laat je als minister liever over aan de hoogste ambtenaar op het departement, de secretaris-generaal. En die vindt het ook al niet interessant. Daarom delegeert hij de bedrijfsvoering aan de plaatsvervangend secretaris-generaal. En dienstenorganisaties, die onder het ministerie vallen, zoals Rijkswaterstaat of de Immigratie- en Naturalisatie Dienst (IND), hebben weer hun eigen bedrijfsvoering. Hetzelfde geldt voor provincies, gemeenten, waterschappen en rechtbanken. Volgens de Trias Politica, de scheiding der machten in een wetgevende, een uitvoerende en een rechtsprekende macht, is elke rechtbank onafhankelijk. In de praktijk betekent dit niet alleen dat de rechter onafhankelijk is, maar ook dat elke rechtbank zijn eigen ict-beleid voert. Dat was wellicht niet zo bedoeld toen de Trias Politica werd uitgevonden. Maar in die tijd bestond er nog geen ict. De bedrijfsvoering bij de overheid is dus ontzettend versnipperd.

Organisatie van de ICT

De ict kan functioneel als volgt worden onderverdeeld:

• Kantoorautomatisering
• Administratie
• Specifieke processen

De kantoorautomatisering zien we op iedere werkplek en is net zoiets gewoons als telefoons in een kantoor. Kantoortoepassingen zijn standaard en zouden ook zo behandeld kunnen worden. Maar dat is niet het geval. Alleen al het Ministerie van Justitie heeft tien afdelingen, die zich  onafhankelijk van elkaar bezig houden met kantoorautomatisering. 

De administratie bevat zaken als bestellingen, afleveringen, betalingen, voorraden en grootboek en is in principe ook standaard. Systemen moeten wel worden ingericht volgens de gewenste administratieve organisatie.

Specifieke processen hebben dikwijls te maken met het kerndoel van de organisatie. Voorbeelden zijn een opsporingssysteem bij de politie, een vluchtelingenadministratie bij de IND, een wegenonderhoudssysteem bij Rijkswaterstaat. Deze systemen zijn niet standaard en zijn direct gekoppeld aan de eisen van het ministerie of de dienst. Als er sprake is van regio’s dan is er meestal behoefte aan dezelfde functionaliteit. Zo hebben politieregio’s allemaal een opsporingssysteem nodig, maar niet allemaal verschillende!

Door de eigen ict-organisatie voor elk overheidsonderdeel is de ict vrijwel overal georganiseerd als in onderstaande figuur: Iedereen gaat zoveel mogelijk zijn eigen gang.

Kosten van de ICT

De kosten voor overheidspersoneel en de aankopen van goederen en diensten, waaronder externe consultants, waren in 2010 106 miljard euro (CBS overheidsfinanciën, kerncijfers, 2011 ). Dit zijn grofweg de kosten voor het overheidsapparaat. Van de ict-kosten zijn geen algemene statistieken. Bij defensie zijn er op een totaal van 55.000 medewerkers drieduizend ict-medewerkers, ofwel. 5,4 procent (Computable 15-12-2011  ‘Defensie besteedt groot deel ICT uit’). Het aantal ict-medewerkers bij gemeenten is ongeveer vijf procent van het totaal aantal medewerkers (M&I Partners BV ‘Impressie ICT benchmark gemeenten 2011’). Het lijkt dus een reële schatting dat de ict-kosten 5 procent van de totale kosten uitmaken, dus 5 procent van 106 miljard euro is 5,3 miljard euro. Verder gaan we er van uit dat de landelijke organisaties ongeveer even groot zijn als de regionale organisaties en dat de verhouding kantoorautomatisering:administratie:specifieke processen ongeveer gelijk is aan 40:20:40. De kosten zijn dan verdeeld over de overheidsorganisaties en functionaliteiten als in bovenstaande figuur.

Efficiency slag

Er kan een grote efficiencyslag worden gemaakt door systemen, die overal hetzelfde zijn, ook te laten beheren door één organisatie. Daarbij hoeft ieder wiel slechts eenmaal uitgevonden te worden in plaats van vijfmaal (bij vijf politieregio’s) of dertigmaal (kantoorautomatisering). Bij deze opzet kan gebruik worden gemaakt van ‘Cloud-computing’.

De organisatie van de ict bij de overheid komt er dan uit te zien als in onderestaande figuur.  Zowel bij de regio’s als de diensten, waaronder de ministeries, wordt de kantoorautomatisering  geleverd als één gemeenschappelijk systeem en beheerd door één organisatie. Hetzelfde geldt voor de administraties en ook voor de specifieke systemen in de regio’s: één opsporingssysteem voor alle politiekorpsen. De diensten houden elk een eigen organisatie, die eigen specifieke systemen onderhoudt, zoals het wegenonderhoudssysteem bij Rijkswaterstaat. 

Ideale architectuur van de ict-organisatie. Elk blok bevat een aantal systemen en wordt onderhouden door één ict-organisatie. Er is gestreefd naar zoveel mogelijk gemeenschappelijke systemen.

Omvang kostenbesparing

Door de systemen te organiseren als in bovenstaande figuur wordt de ict-organisatie van de overheid aanzienlijk gestroomlijnd. Door het wegsnijden van dubbelfuncties kan bij kantoorautomatisering een besparing worden behaald van 50 procent en bij andere systemen van 33 procent. De ict-kosten lopen daarmee terug van 5,3 miljard naar 3,55 miljard euro, een besparing van 1,75 miljard euro per jaar.

Politiek Projectleider

Om deze ict- besparingen te realiseren moet worden geïnvesteerd in projecten van naar schatting 2,5 miljard euro. Dergelijke grote projecten, die alle ministeries overspannen zijn tot mislukken gedoemd, omdat geen van de bestaande organisaties zijn macht en invloed kwijt wil. Alleen met een niet te bestrijden mandaat van bovenaf kan een dergelijk project worden volbracht. Als het project onder één ministerie komt te hangen, zullen deelorganisaties in andere ministeries telkens weer bezwaren opwerpen, aanvullende eisen stellen, of op andere wijze het project frustreren, waardoor de projectkosten al snel zullen verveelvoudigen en het resultaat een inefficiënte organisatorische broddellap zal zijn.

Om dit bezwaar te ondervangen moet het project worden geleid door een politiek functionaris die geen verantwoording verschuldigd is aan een minister. De enige mogelijkheid daartoe is om deze functionaris, de Politiek Projectleider, een soort Project Staatssecretaris, direct te laten rapporteren aan de premier.

 Kees Pieters

Wie is Kees Pieters

Kees Pieters (1955) is wiskundig ingenieur. Hij heeft gewerkt voor de olie-industrie en de overheid in Operational Research en ICT. Hij is auteur van ‘Het Westen 5x Failliet’ (ISBN 9789461933690).