De kosten van het Studenten Informatiesysteem (SIS) van de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam lopen nog hoger op dan in 2010 werd gedacht. Toen viel het systeem, dat eind 2008 operationeel moest zijn, al vier miljoen euro duurder uit. Inmiddels blijkt dat voor de hogeschool de projectkosten tussen 2004 en 2012 zijn opgelopen van de geraamde 5,5 miljoen euro tot 14,6 miljoen euro. Bij de UvA bedragen de projectkosten inmiddels 25 miljoen euro; de universiteit wil de oorspronkelijke raming niet prijsgeven.
De forse budgetoverschrijding blijkt uit een reconstructie die het universiteitsblad Folia Magazine maakte over de aanschaf en implementatie van het systeem. De belangrijkste oorzaak hiervoor is dat de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam de leverancier nooit duidelijk hebben verteld aan welke eisen het systeem precies moest voldoen. Die kon daardoor zijn gang gaan en dat is in de papieren gaan lopen. Het SIS is gebaseerd op Oracle met Atos als implementatiepartner.
Verder bleek uit een reportage op het Radio 1 Journaal dat SIS matig functioneert. Studenten klagen dat het systeem regelmatig uit de lucht is en dat informatie over hun studentenvoortgang onvolledig of op een onoverzichtelijke manier wordt gepresenteerd. Een woordvoerder van het College van Bestuur van HvA-UvA benadrukt in het Folia-artikel dat het systeem nu zonder echte problemen functioneert.
Samenwerking
De HvA-UvA besloten in 2004, een jaar na de bestuurlijke fusie, mee te doen aan het erp-project Sans (Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem). Kostenoverschrijdingen, vertragingen en technische complicaties waren het gevolg. Dit in 2005 gestarte initiatief was een gezamenlijk project met de universiteiten van Amsterdam, Leiden, Tilburg en Nijmegen (later uitgestapt) en de Hogeschool van Amsterdam voor een nieuw inschrijf- en volgsysteem voor studenten op basis van Peoplesoft Campus Solutions. Partners waren Oracle, Atos Origin en, in de beginfase, Berenschot en Stichting Surf. Het project kostte oorspronkelijk 21 miljoen euro.
Fiasco
Het project Sans moet leiden tot een nieuw online studenteninformatiesysteem. Tot de administratieve taken behoren onder andere het inschrijven van studenten, het opstellen van studieplannen, en planning en begeleiding van studenten bij de voortgang van hun studie. Ook moet het nieuwe systeem aansluiten op wetgeving en nieuwe ontwikkelingen, zoals flexibele onderwijsmodellen en de elektronische leeromgeving. In 2006 koos het samenwerkingsverband voor de campussoftware van Peoplesoft, dat onderdeel is van Oracle.
Het project werd gekenmerkt door kostenoverschrijdingen, vertragingen en technische complicaties – onder andere omdat het aanpassen van het van origine Amerikaans systeem op de Nederlandse onderwijssituatie tegenviel. Computable meldde eind 2009 dat de Radboud Universiteit had besloten zich terug te trekken. In 2010 meldde de UvA dat de implementatie was vertraagd en de kosten waren opgelopen. De universiteit verwachtte toen dat de kosten voor het systeem op achttien miljoen euro zouden uitkomen, exclusief implementatiekosten.
Leiden en Tilburg
Ook bij de Universiteit Leiden loopt de invoering van het nieuwe systeem niet van een leien dakje. Eind 2011 lagen de kosten al op elf miljoen euro, terwijl er 4,6 miljoen euro was begroot. Invoering ervan zorgde ook voor grote gebruikersproblemen onder studenten.
Bij de Universiteit van Tilburg was er minder gekrakeel. In 2011 werd er besloten om een lichte variant van het systeem in gebruik te nemen nadat de plannen nog eens kritisch waren bekeken.
Dit moet toch o.a. voor Atos een heerlijke melkkoe zijn! Het ideale ‘leer’ project voor juniors en mediors. Uiteraard wel tegen senior tarieven zoals dat meestal gaat. Weinig of geen controle vanuit de klant, terwijl je er bovenop moet blijven zitten bij zo’n groot project. Dat is een fulltime functie en voorkomt dat je overgeleverd wordt aan de ‘bekende’ syptomen van een grote detacheringsorganisatie. Helaas maken opdrachtgevers geen/te weinig gebruik van zo’n mechanisme. College woordvoerder moet natuurlijk roepen dat het nu wel goed werkt. Helaas liegen gebruikers zelden.
Ach ja, zo gaat dat.
En tegen de tijd dat het af is, nou ja af, eigenlijk niet, maar er zijn vele concessie gedaan om het toch af te krijgen, en het een beetje werkt, is de wetgeving weer anders en zijn er ontwikkelingen die maken dat het systeem verouderd is. Althans niet meer geschikt om aan te passen aan de huidige omstandigheden. Dan wordt er een heel duur en tijdrovend onderzoek gedaan en begint alles weer van voren af aan.
“Sans implementatiekosten”. Zeker francais, maar het kan dus blijkbaar …
Ik denk dat ik die ook maares in mijn contract laat opnemen. Wat documenten opleveren en daarbij melden dat het klaar is. En dan verbaasd reageren : wat, ook nog geimplementeerd ? Dat verandert de zaak 🙂
Ik ken de ins en outs niet, maar als ik de bedragen zie voor ontwikkeling verbaas ik me keer op keer. Eigenlijk vind ik dat dit soort projecten voor (semi) overheid transparant moet worden gemaakt. Hoe worden beslissingen genomen, wat zijn de notulen van vergaderingen over dit onderwerp en zo verder. Dat maakt het beter te verteren en zet de mensen ook op scherp. Zodoende creëer je een prikkel.
wat een geweldige projectnaam, ZONDEr. natuurlijk is het erg slim van de opdrachtgever om de functionele specificaties vast te leggen. voor het onderwijsprogramma hebben ze toch ook een curriculum? verder komt de opdrachtnemer ook niet goed weg, welke projectmethodiek gaat uit van een state of work en buildplan zonder specs?
opvallend is ook dat juist de grote integrale projecten weinig succesvol zijn, veel later beschikbaar komen en duurder zijn dan kleinschalige werkprocesgerichte aanpak. met een api en zijn deze goed onderling te koppelen. niet voor niets is binnen een opleiding het curriculum opgedeeld in vakken…
Het lijkt alsof het hier om een uniek probleem gaat en dat met samenwerken het eenvoudiger had moeten worden… Daarnaast er zijn nog 10 universiteiten…..die een zelfde soort functionaliteit in een pakket hebben of nodig hebben, omdat het gaat om een basisvoorziening. Het verhaal leest echter alsof het wiel nog opnieuw uitgevonden moet worden om tot het zelfde te komen.
Vreemd dat nergens het product wordt genoemd, PeopleSoft, een product dat inderdaad veel in de VS gebruikt wordt maar ook een product met heel veel haken en ogen:
– de core bestaat gedeeltelijk nog steeds uit Cobol routines die er voor zorgen dat bepaalde tabellen gesynchroniseerd worden
– in de basis zitten table structuren die niet uitgenormaliseerd zijn, met andere woorden dezelfde gegevens zitten tegelijkertijd in verschillende tabellen
– hier en daar is wildgroei ontstaan waardoor de tabelstructuur niet meer overzichtelijk is.
– Oracke beloofd al jaren om PeopleSoft te ontsluiten mbv webservices, maar in de praktijk valt het tot nu toe tegen.
Kennelijk zijn ook nu bestuurders gevallen voor de gelikte verkooppraatjes zonder hierbij echt onafhankelijke deskundigen te laten mee beslissen. Wij geloven de verkoper vooral als er ook iets gecustomized moet worden. In de praktijk blijkt dit gewoon ontwikkelwerk. Maar dan wel ontwikkelwerk met als basis een systeem dat zelf ook regel matig veranderd. Gevolg? Extra kosten. Bij elke nieuwe release van de basis, PeopleSoft in dit geval moet het maatwerk zorgvuldig getest en aangepast worden omdat het risico van in een storten altijd op de loer ligt.
Voor 25.000.000 euro had men ook een maatwerksysteem kunnen ontwikkelen, zeker voor de bescheiden functionaliteit die scholen en universiteiten doorgaans nodig hebben. Een maatwerksysteem dat in samenspraak met de eigen IT opleiding wellicht gebouwd c.q. onderhouden had kunnen worden. Geen leuke reisjes naar de Higher Education User Group in Amerika maar wel een werkend en een te onderhouden systeem.
tja … het is natuurlijk makkelijk winkelen met geld van een ander (lees: studenten en belastingbetalers).
ik vraag me af of er in het (commerciele) bedrijfsleven ook zulke overschrijdingen plaatsvinden.
Michiel, bedankt voor de inhoudelijk en zinvolle reacties.
PeopleSoft? O nee! In 2003 heb ik daar mee te maken gehad (Staging Area’s).
Bij het aanschaffen van software heb je twee smaken:
> Je koopt standaard software en past de organisatie hierop aan
> Je bouwt eigen software en past deze aan de organisatie aan.
Veel bedrijven kiezen echter voor een mengvorm van deze: Ze maken maatwerk op standaard software. Dit is een doodzonde. Je verliest namelijk **ALLE** voordelen en krijgt daar voor terug: **ALLE** nadelen.
Eigen software betekent dat je de investering helemaal alleen draagt, dit geldt ook voor maatwerk op standaard software. Alleen als de standaard software verder gaat, blijft het maatwerk steken en kan nooit automatisch mee. Je moet ook nog bouwen op een vaak (legacy) brakkige architectuur en sluit nooit aan op de standaard filosofie.
Met zo’n naam moet het project als een sisser aflopen.
(Zei hij in een olijke bui.)