Printerconcern Xerox stapt naar de rechter om bezwaar te maken tegen het besluit van de gemeente Utrecht de aanbesteding voor afdrukapparatuur in te trekken. Volgens de gemeente heeft deze aanbesteding door allerlei rechtszaken zoveel vertraging opgelopen dat gunning niet meer zinvol is. In 2014 komt het nieuwe stadskantoor gereed en Utrecht wil dan een nieuwe start maken. Het gerechtshof in Arnhem had de gemeente vorig jaar oktober juist geboden een bespreking met Xerox te beleggen.
Het kort geding dat Xerox aanspant, dient eind van de week in de rechtbank in Utrecht. Het bedrijf eist dat de gemeente Utrecht de intrekking weer ongedaan maakt. De gemeente ziet echter meer heil in een nieuwe aanbesteding en heeft hiervoor al een marktconsultatie gehouden. Volgens een woordvoerster krijgen de inschrijvers van de gestaakte aanbesteding – Océ, Ricoh en Xerox, geen compensatie voor de gemaakte kosten.
De gemeente stelt dat de in april 2011 gestarte Europese aanbesteding voor de aanschaf en het beheer van afdrukapparatuur geleid heeft tot rechtszaken, waardoor gunning op korte termijn onmogelijk is. ‘Inmiddels maakt het tijdsverloop de aanbesteding overbodig. De verhuizing naar het nieuwe stadskantoor eind 2014 komt snel dichterbij. Daarom heeft de gemeente besloten de aanbesteding uit 2011 te staken en de energie te richten op de start in het nieuwe stadkantoor’, schrijft de gemeente op haar website.
Nieuwe aanbesteding
Medio 2014 gaat een aantal locaties over naar deze toren die nu nog in aanbouw is. Het voornemen van de gemeente Utrecht is om via een nieuwe aanbesteding van afdrukapparatuur een vijfjarige overeenkomst af te sluiten met een of meerdere optiejaren. Maar de overeenkomst dient echter eerder in te gaan dan medio 2014 omdat in de tussenliggende periode 2013 – medio 2014 de gemeentelijke locaties dienen te beschikken over afdrukapparatuur.
Afgelopen december hield de gemeente een marktconsultatie om te weten te komen hoe de markt aankijkt tegen deze tussenliggende periode en welke oplossingen partijen kunnen bieden. De resultaten hiervan worden meegenomen in het opstellen van de nieuwe aanbesteding.
De gemeente gebruikt op dit moment apparatuur van Ricoh, afkomstig uit de lopende overeenkomst die jaren geleden met Nashuatec (inmiddels Ricoh) werd gesloten.
Klucht
De printeraanbesteding is een ware klucht geworden. In april 2011 schreef de gemeente Utrecht een Europese aanbesteding om een vierjarige raamovereenkomst te sluiten voor de aanschaf en het beheer van afdrukapparatuur. De gemeente Utrecht is met jaarlijks ruim 23,7 miljoen zwart/wit en bijna vijf miljoen kleurenafdrukken (op 4750 ambtenaren) een grootverbruiker.
Xerox, Océ en Ricoh schreven in. De gemeente gunde de opdracht eerst aan Océ, onder de voorwaarde dat de verificatiebespreking voor beide partijen een goed resultaat zou opleveren. Maar de offerte van Océ voldeed niet aan de eisen en werd ongeldig verklaard. Nadat Océ tevergeefs naar de rechter stapte, berekende de gemeente de overblijvende twee inschrijvingen van Xerox (nummer twee) en Ricoh (nummer drie) opnieuw, waarbij Ricoh als economisch meest voordelige uit de bus kwam.
Tegen die uitkomst maakte Xerox bij de rechter bezwaar. De rechtbank Utrecht vond de herberekening door de gemeente geoorloofd en stelde Xerox in het ongelijk. Xerox stapte daarop in december 2011 naar het gerechtshof in Arnhem om in hoger beroep te gaan. Het Arnhemse hof stelde Xerox in oktober 2012 in het gelijk en verbood de gemeente Utrecht haar voornemen de opdracht aan Ricoh te gunnen en gebood een bespreking met Xerox te beleggen.
Wat een onzin allemaal die aanbestedingen. Moeten ze maar eens snel mee stoppen. Als klant mag je toch zeker zelf bepalen op welke aanbieding je in gaat en het moet niet uitmaken of die klant nu een particulier, bedrijf of overheidsinstelling is.
Ook is niet altijd de goedkoopste aanbieding de best passende al zie je bij aanbestedingen wel veel te vaak dat er enkel naar de prijs wordt gekeken en niet naar de kwaliteit of service die geleverd wordt. Ook de beschrijvingen van de aanbestedingen laten nogal eens te wensen over.
Maar ik vind het helemaal van de gekke dat een afgewezen partij hiervoor naar de rechter kan stappen en deze de klant/ overheidsinstelling kan dwingen met een bepaald bedrijf in zee te gaan
Helemaal mee eens.
Voor eens en voor tijd stoppen met Europese aanbestedingen. Als er ergens een EU regel niet werkt is het deze wel. Volgens mij is er voldoende praktijkmateriaal aanwezig om deze regel volledig af te schaffen.
Dat krijg je als de politiek zich er mee gaat bemoeien.
De een vind een Volvo mooi de ander een Jaguar, maar dat mag niet van de politiek. Er moet aanbesteed worden en dat moet eerlijk gebeuren. En ook nog eens zo goedkoop mogelijk.
Anders was de Fyra er toch nooit gekomen.
Beste Bram,
ik begrijp je reactie. Het is ook een feit dat aanbestedingen klauwen met geld extra kosten.
Alleen al die uren die aanbestedende partij er moet insteken om te zorgen dat alle regeltjes goed gevolgd worden en de kosten die de aanbieders maken omdat ze van alles wordt gevraagd wat niet terzake doende is.
Juist hierdoor komen de rechtzaken. Het is namelijk volkomen logisch dat je als verliezende partij een rechtzaak begint omdat je de opdracht misloopt terwijl jij je wel aan de regels hebt gehouden, maar de aanbestedende of winnende partij niet.
Net zo goed als ze iemand zijn overwinngen afnemen als blijkt dat hij/zij heeft vals gespeeld.
Feit dat juist nu allerlei partijen winnen op prijs (zie Fyra, ook zo’n mooi voorbeeld)ligt al fout in basis van de aanbesteding. Als je selecteert op Ecomonisch Meest Voordelig ipv Prijs kan je allerlei zaken meewegen. Let op wat en hoe je het gaat meewegen moet je wel van te voren vast leggen en dat maakt het erg moeilijk.
Een Xerox stapt in dit geval naar de rechter omdat Utrecht ineens een ander idee heeft. Xerox heeft al veel geinvesteerd in het binnen halen van een opdracht en ineens is er 0 kans dat er ook maar iemand die opdracht krijgt. Dit klinkt inderdaad als een staaltje onbehoorlijk bestuur.
Stel dat Xerox in het gelijk wordt gesteld, zouden partijen dan een prettige zakelijke relatie met elkaar kunnen aanknopen. Zeer waarschijnlijk niet.
Alleen al daarom is de actie van Xerox zinloos en geldverspilling.
De advocaat zal de lachende derde zijn 🙂
…begin me grote zorgen te maken!
Kunnen ze daar in Utrecht nog wel printen dan, of zijn ze nu alles met de pen aan het doen?
Jeetje, wat een schokkend nieuws.
Koop gewoon een paar 100 printers bij een Nederlands, Duits, Scandinavisch of Engels bedrijf en klaar is Klara.
Wat maakt het nou uit wat zo’n aanschaf kost – gemeenschap betaald toch.
Zeker weer zo’n stage-ganger die er een script over geschreven heeft.
Beste Jürgen,
Zo simpel is het natuurlijk ook weer niet. Er moet bij de aanschaf ook rekening gehouden worden met de kosten van de verbruiksartikelen de afschrijving en vaak moet er ook een onderhoudscontract worden afgesloten. Kortom er moet gekeken worden naar de Total Cost of ownership. Maar dit soort aanbestedingsprocedures zijn vaak onnodig complex wat tot dit soort problemen leidt.
LS,
Binnen de huidige wet- en regelgeving kan een aanbieder die het niet eens is met de uitslag van een aanbestedingstraject uitsluitend bezwaar maken middels een kortgeding. Aanbieders zijn hier ook niet altijd blij mee (kost een hoop tijd en geld) maar zo zijn de regels nou eenmaal. Op het moment dat de nieuwe aanbestedingswet van kracht wordt (waarschijnlijk april 2013, de politiek is hier dan meer dan 10 jaar mee bezig geweest!)mag gunnen op uitsluitend prijs niet meer.
Printen? Wie print er eigenlijk nog anno 2013??? Oh ja, ik weet het al weer: de overheid! Misschien dat ze eens een marktconsultatie over papierloos werken moeten doen daar in Utrecht.
Europese aanbestedingsregels moeten zorgen voor gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit.
Het ‘zo maar’ zelf beslissen welke aanbieding geaccepteerd wordt, is daardoor niet haalbaar. Iedere partij moet in de gelegenheid gesteld worden om een zo goed mogelijk aanbod te doen. Het beste aanbod (soms de laagste prijs, vaak de beste prijs/kwaliteitsverhouding) zal geaccepteerd worden.
Vriendjespolitiek (en ook de schijn tegen hebben) wordt hiermee voorkomen.
Die gelijke behandeling kan hard ‘geroepen’ worden, maar wordt pas geaccepteerd als het ook gecontroleerd kan worden. Daar komt de transparantie te voorschijn. Vooraf aangeven hoe beoordeeld gaat worden, achteraf verantwoording afleggen.
De proportionaliteit richt zich op het selecteren van de juiste partijen (een schuur van 30 m2 kan gerust gebouwd worden door iemand die ervaring heeft met schuren van 20 m2). Daarnaast behoren ook de eisen in verhouding te staan. Geen boeteclausule van 100.000 euro voor het te laat leveren van een doosje paperclips, dat staat immers niet in proportie.
Europese aanbestedingen zijn geformaliseerde processen rondom offerteaanvragen. De essentie blijft een offerteaanvraag, waar een schriftelijk aanbod op zal volgen. Dit is vanuit zichzelf geen zwaar proces.
Om te controleren met wie je zaken doet, wordt aanvullende info over het bedrijf opgevraagd. Je wilt bijvoorbeeld niet halverwege een cruciaal traject er achter komen dat je partner failliet is. Daarom wordt er extra informatie opgevraagd. Het herhaaldelijk aanleveren van dit soort informatie zal een leverancier steeds makkelijker afgaan.