Bijna twee derde (64 procent) van de organisaties voert dagelijks, wekelijks of maandelijks wijzigingen door aan het erp-systeem. Dat percentage is de afgelopen jaren fors gestegen: in 2009 was dat nog maar 30 procent. Dat blijkt uit een onderzoek van analistenbureau Mint Jutras, in opdracht van bedrijfssoftwareleverancier Unit4.
In het onderzoek werden 240 professionals in management, it, operations en finance ondervraagd. Een soortgelijk onderzoek uit 2009 liet zien dat bedrijven veel geld verliezen aan erp-systemen die niet eenvoudig zijn aan te passen aan veranderingen binnen de organisatie. Dat is vier jaar later nog steeds zo: de respondenten noemen met name omzetverlies, een daling van de marktwaarde en lagere klanttevredenheid als gevolg van rigide systemen.
Constante veranderingen
Bijna alle respondenten (96 procent) geven aan dat veranderingen in de bedrijfsvoering aanpassingen vereist aan erp-software. De aanpassingen in erp-systemen worden met name veroorzaakt door veranderingen in financieel management: 73 procent van de ondervraagden noemt dit. Ook nieuwe bedrijfsprocessen (69 procent), nieuwe organisatiestructuren (66 procent), nieuwe wet- en regelgeving (61 procent) en fusies en overnames (58 procent) worden vaak genoemd.
‘In 2009 was al duidelijk dat bedrijven geconfronteerd worden met constante veranderingen’, zegt Jeroen Philippi, marketingmanager bij Unit4. ‘De laatste jaren is dat alleen nog maar heftiger geworden. De meeste erp-systemen zijn echter nauwelijks aan te passen zonder de hulp van externe consultants. De kosten van veranderen zijn daardoor aanzienlijk hoger en bedrijven lopen zelfs het risico dat ze niet kunnen inspelen op verandering door een rigide erp-systeem. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat it verantwoordelijk is voor het uitstel of zelfs afstel van wijzigingen in de organisatie.’
Als onderzoek op dezelfde conclusies komt als welke verkregen waren in 2009 dan krijg ik het vermoeden dat sommige veranderingen toch minder snel gaan dan de techniek. Niet helemaal onlogisch omdat de (bedrijfs)cultuur meestal toch wat slijtvaster is dan de sleetse gewoonten van de markt: ‘Meer domme klanten vinden of blijven innoveren’ sluit in mijn opinie dan ook mooi aan op dit artikel dat nogal veel weg heeft van een advertorial.
Maar gelukkig hebben we de reacties nog en daarin staan gelukkig heel veel nuances, toevoegingen en andere gedachten. Want zoals reeds gesteld is een ERP-systeem ten eerste multifunctioneel: van financiële resultaten over productieplanning tot HRM en alles daartussen in. En tweede kenmerk is dat ze geïntegreerd zijn (soms door overnames) wat betekent dat indien data in een van de functies ingegeven wordt, de informatie in alle gerelateerde functies eveneens onmiddellijk aangepast wordt.
Betrouwbaar, flexibel en goedkoop is dan ook meestal één belofte teveel omdat een snelle wijziging door bijvoorbeeld de velden te verschuiven kan leiden tot vreemde saldo’s.
Interessant onderwerp, vind alleen de uitkomst van het onderzoek wat basaal. We weten inmiddels allemaal dat snel veranderende markten en klantbehoeftes flexibiliteit van bedrijven en organisaties vragen. Informatie uit backoffice (ERP) applicaties dienen steeds meer en sneller ontsloten te worden naar front-office applicaties (bijv. CRM) om zo in te haken op zowel informatiebehoefte van zowel klanten als interne medewerkers. Hier dien je dus je bedrijfsproces op aan te passen. Doe je dit niet dan verlies je het als bedrijf of organisatie uiteindelijk van con-collega’s die dit wel faciliteren. De techniek (Microsoft SharePoint i.c.m. met interface naar ERP) is al lang voorhanden om snel een portaal met informatie uit een ERP-systeem op te zetten.