Strategie bepaalt mobiliteit werknemer

Voordat een bedrijf kan bepalen welke medewerkers mobiel gaan, moet het eerst weten waarom het eigenlijk kiest voor mobiel werken. Want het doel dat je nastreeft met de invoering van mobiel werken, bepaalt tot welke applicaties medewerkers toegang moeten hebben, maar ook welke mobiele apparaten zij nodig hebben, zeggen de experts.

Overal en altijd toegang kunnen hebben tot bedrijfsapplicaties lijkt bijna een must voor iedere werknemer. Toch heeft een medewerker van de financiële administratie niet dezelfde  mobiliteit nodig als bijvoorbeeld een vertegenwoordiger binnen dezelfde organisatie. Maar hoe bepaal je wie wat mag? Deze vraag hangt samen met het doel dat je nastreeft met mobiel werken, vindt Michiel van Vlimmeren, HP. ‘Kies je ervoor om mobiel werken in te voeren omdat medewerkers hierom vragen of wordt het van de organisatie verlangd vanuit de keten waarin het zich bevindt? Wil je de efficiency verhogen of duurzamer ondernemen? Dit zijn vragen die van belang zijn bij het bepalen wat de invulling is´, legt hij uit.

Er zijn volgens Van Vlimmeren veel redenen voor bedrijven om met mobiel werken te starten. Maar pas als duidelijk is wat de strategie wordt en waarom je hier als organisatie voor kiest, kan de vraag worden gesteld wat dit voor de medewerkers betekent.   

Het nieuwe werken

Van Vlimmeren: ‘Aan de hand van de doelstelling is te bepalen welke applicaties voor wie mobiel beschikbaar moeten komen en wie er bijvoorbeeld een tablet kan gebruiken of juist beter een laptop.’ Kiest een bedrijf voor mobiel werken in het kader van het nieuwe werken dan zullen alle werknemers voortaan zelf moeten kunnen bepalen wanneer ze wat waar doen en dus ook overal toegang moeten hebben tot het bedrijfsnetwerk. Van Vlimmeren: ‘Als er echter vanuit efficiencyoverwegingen wordt gekozen voor mobiel werken, dan kun je je afvragen of dit voor backoffice-functies wel efficiënter is.’

Projectleider Reza Sarshar van Ictivity heeft wel een aantal handvatten om te bepalen voor wie mobiel werken geschikt is: ‘Begin met het in kaart brengen van de verschillende afdelingen en wat daar gebeurt. Bepaal vervolgens welke functiegroepen er binnen de organisatie bestaan. Per afdeling zijn er vaak drie of vier functies te benoemen.’ Op deze manier is het mogelijk om te segmenteren. Per segment kijk je vervolgens naar de werkzaamheden. Op basis van functieprofielen is het volgens Sarshar mogelijk om te bepalen met welke vorm van mobiel werken deze functies te optimaliseren zijn. 

Terugverdienen

Om iedereen de beschikking tot alle mogelijke mobiele apparatuur te geven is sowieso ondoenlijk. Wel is het type device waarvoor wordt gekozen bepalend voor de manier van werken. Consultant bij Expanding Visions Joost Lucassen: ‘Een mogelijkheid is om gebruikersprofielen op te stellen en per profiel te kiezen uit enkele varianten, bijvoorbeeld een gewone gsm in combinatie met een tablet en een vaste pc, of een laptop met smartphone, of een vaste pc met vaste telefoon en een vergoeding voor gebruik van de eigen gsm of smartphone. Uiteraard verschillen de varianten per organisatie. Elke variant kent zijn eigen kosten en om de juiste keuze te maken zal per type medewerker bepaald moeten worden of de benodigde kosten – voor aanschaf, beheer en onderhoud – zich wel terugverdienen.’

Volgens Van Vlimmeren verandert er bij het bepalen wie welk apparaat krijgt eigenlijk heel weinig. ‘Dat onderscheid bestaat al. Ook nu wordt aan de hand van functieprofielen bepaald wie bijvoorbeeld een 17 inch scherm krijgt en wie niet, wie wel een mobiele telefoon tot zijn beschikking heeft en wie niet. Er is maar één groot verschil. Medewerkers verlangen tegenwoordig dat zij de apparaten die zij thuis gebruiken ook op het werk kunnen gebruiken. Het is aan het bedrijf om dat verlangen te koppelen aan een strategie waarmee de organisatie ook echt sterker in de markt staat.’