Net als elk bedrijf heeft het Nederlandse Rode Kruis belang bij een efficiënte bedrijfsvoering. Omdat het om donaties gaat, geschonken door leden en donateurs, misschien nog wel meer. Het Nederlandse Rode Kruis heeft enkele jaren geleden Microsoft Dynamics AX geïmplementeerd. Per jaar verwerkt de organisatie ongeveer 15.000 inkomende facturen in dit pakket. Hier zijn in totaal ruim 60 personen bij betrokken, verdeeld over het verenigingskantoor en zo’n tien lokale afdelingen. De organisatie had ook een systeem voor inkomende factuurverwerking nodig en koos hiervoor voor ISProjects.
‘Ik was al geruime tijd geïnteresseerd in een soortgelijke oplossing maar miste bepaalde mogelijkheden in de oplossingen die ik had gezien’, zegt Wilco van Wijck, finance manager van het Nederlandse Rode Kruis. ‘Tijdens een seminar van ISProjects werd er voor het eerst door een mogelijke leverancier direct positief geantwoord op alle wensen die wij hadden. Verder liet ISProjects dit ook uitgebreid zien in een demonstratie. We hebben nog wel enige informatie van andere mogelijke leveranciers bekeken maar al snel de definitieve keuze gemaakt voor ISP-Invoice. ISProjects biedt ons alles waarvan wij eerst dachten dat het moeilijk of onmogelijk zou zijn.’
Belastingdienst
Van Wijck vond het na de implementatie van Dynamics AX een logische volgende stap om ook een systeem voor inkomende factuurverwerking in te voeren. ‘Wij willen onze donaties namelijk besteden aan onze hulpverlening en zo min mogelijk aan indirecte kosten. Door de introductie van Dynamics AX en de oplossing voor automatische inkomende factuurverwerking van ISProjects zijn wij in staat om onze financiële administratie efficiënter in te richten. We realiseren een flinke besparing doordat er minder handelingen nodig zijn voor het verwerken en betalen van een inkomende factuur en wij geen fysieke opslag van facturen meer nodig hebben. De Belastingsdienst heeft ons al akkoord gegeven op het weggooien van de facturen.’
‘Wij vinden het zeer belangrijk dat de budgethouders altijd inzicht hebben in hun facturen’, vervolgt Van Wijck. ‘Wij werken vaak met subsidieprojecten. Na afloop van een dergelijk project en soms ook tussentijds leggen wij financiële verantwoording af. Dat betekende in het verleden dat de verantwoordelijke medewerker tijd moest doorbrengen op de afdeling Administratie om alle facturen bij elkaar te zoeken. Tegenwoordig kan men gewoon met een druk op de knop de juiste facturen tevoorschijn halen. Daar zijn de budgethouders uiteraard erg blij mee.’
Nederlandse Rode Kruis
Het Nederlandse Rode Kruis maakt deel van het grootste humanitaire netwerk ter wereld: de internationale Rode Kruisbeweging. Met meer dan honderd miljoen vrijwilligers wereldwijd zijn ze altijd overal ter plaatse. Het Nederlandse Rode Kruis werkt met maar liefst 35.000 vrijwilligers. Zij werken in hun eigen woonplaats of regio voor 270 plaatselijke afdelingen in Nederland en voor de zes afdelingen in het Caribisch gebied. Via de afdelingen biedt het Rode Kruis in het hele land hulp aan.
