Wanneer een organisatie mobiel werken wilt faciliteren, moet ook printen één van de diensten aan de eindgebruiker zijn, waaraan moet worden gedacht. Want alhoewel het werken met tablets en smartphones de noodzaak tot printen sterk vermindert, blijft papier binnen een aantal bedrijfsprocessen toch onontbeerlijk.
Wanneer ePrinting aan de orde moet komen is nogal afhankelijk van de aard van het traject, vindt Yves Rummens, business manager Benelux low-mid & office solutions bij Xerox. Het advies van country manager printing Angelique Paap van HP is echter om mobiel printen zo vroeg mogelijk in het keuzeproces rondom mobiel werken mee te nemen. ‘Er zijn namelijk een aantal punten van aandacht die dit proces beïnvloeden’, zegt Paap. ‘Zoals beveiligingsvoorzieningen en instellingen om te voorkomen dat iedereen op de printer kan printen, er spam op binnenkomt en ter bescherming van het e-mailverkeer. Er wordt gebruik gemaakt van een beveiligde netwerkvoorziening. Ook moet de juiste printer worden gekozen, die past in en aangesloten is op het netwerk, en voorzien van up-to-date eigenschappen en updates.’
Aandachtspunten
Als eerste is een inventarisatie van de huidige infrastructuur dan ook op zijn plaats. Rummens: ‘Ga bijvoorbeeld na of deze bestaat uit alleen printers, multifunction printers of beide en of er meer dan één merk in gebruik is. Ook is van belang welk type besturingssysteem er voor de mobiele toestellen wordt gekozen; iOS, Android of Windows 8. Want op basis hiervan kan voor een merkgebonden mobiele printoplossing worden gekozen, of het nu een app voor het mobiele toestel is of een aparte serveroplossing’, legt hij uit. Er zijn dus verschillende opties; Apps voor iOS of Android, specifieke OS-oplossingen of een server-oplossing. Apple heeft AirPrint, Google heeft Cloud Print en inmiddels is Google met de Mobile Chrome OS ook aan de weg aan het timmeren.
Aandachtspunten in het keuzeproces zijn er zeker volgens Paap. Want ePrint biedt naast voordelen ook beperkingen. Ze noemt een aantal voorbeelden: ‘Dubbelzijdig printen wordt niet ondersteund, bijlagen van e-mails kunnen niet zonder het e-mailbericht zelf worden geprint en berichten met een url in het onderwerpveld worden niet geprint.’
Rummens vult aan: ‘De betere server-oplossingen laten het toe om te printen naar meerdere merken. Ook is het belangrijk of de oplossing toelaat om aan ‘push’ of ‘pull’ of beiden te doen. Bij ‘push’ printen kiest men bij voorbaat het toestel via een portal app en ‘duwt’ dan de printopdracht naar de machine. Bij ‘pull’ stuurt men de printopdracht naar een dedicated e-mailadres. De software pikt de opdracht op en zet deze vervolgens klaar voor printen. De gebruiker gaat naar de printer die op dat ogenblik voor hem het best is opgesteld en maakt de opdracht vrij via een pincode, die vanuit de software wordt toegestuurd.’
Beveiliging
Bij de uitrol moet volgens Paap wederom veel aandacht uitgaan naar de beveiliging en instellingen die hiervoor nodig zijn. ‘Van te voren is te bepalen wie bij welke printer mag printen. Maar om ongewenst gebruik van de printer te voorkomen, moeten medewerkers het e-mailadres van de printer niet delen met anderen’, zegt zij.
Het is echter niet zo dat de implementatie van een mobiele printoplossing de ict-afdeling veel extra werk zou moeten bezorgen. Rummens: ‘Zorg ervoor dat zoveel mogelijk autonoom door de mobiele werkers zelf kan gebeuren. Hierbij zijn portal en connectie mobiel toestel en de printer zeer belangrijk. De connectie tussen beide kan bijvoorbeeld via een QR-code gelegd worden.’
De trend gaat NFC worden om te printen, mobiel device bij printer en prrrrrrint. Nu is het vaak nog de bedrijfsbadge. Maar dit is dan niet meer nodig.
Het is toch van de gekke dat je vanuit een android-tablet niet normaal kunt printen. Cups is geen resourcen-vreter, een CPU met 1Ghz en 8 Gb geheugen zouden iedere Linuxdistro de mogelijkheden bieden om te printen.
Waarom accepteren we dat?
Waarom moet een printje naar een server bijv. van HP gestuurd worden om uit mijn printer te komen?
Vooruitgang ziet er anders uit.
Hebben we eindelijk een handzaam en draagbaar device (tablet) waarmee we document goed kunnen lezen en annoteren, moeten we toch nog printen. Op dit device kunnen we ook boeken lezen, etc. Save the trees en stop met printen.
Ik begrijp dat Xerox problemen heeft met een vermindering van printen…en dus kom je op allerlei oplossingen om toch nog te printen, follow-me printing dat in het artikel wordt beschreven bestaat al jaren.
Ik print zelf bijna niets meer…wie volgt.
Ik weet niet welk mobiel printen systeem ze gebruiken, maar wij hebben op ons bedrijf het systeem van Canon en dat kan wel gewoon vanaf elk mobiel apparaat en elke bijlage printen, ook zonder dat de body geprint hoeft te worden……