VION Ingredients zocht efficiency en solide integratie en vond ISProjects. Marc Geboers, Projectmanager, VION Food Groep: 'ISProjects kon ons de passende totaal oplossing voor digitaal factuur verwerken met scanpakket bieden. Zij hebben al ruim tien jaar ervaring met digitaal factuur verwerken en meer dan tien JD Edwards klanten. Dit geeft ons vertrouwen in een goed verloop van dit project.'
VION Ingredients heeft wereldwijde posities in de markten van slachtbijproducten. De kernactiviteit is het maken van producten met toegevoegde waarde zoals eiwitten en vetten. Deze producten worden als hoogwaardig ingrediënt toegepast in uiteenlopende markten zoals farmacie, cosmetica, food, feed, energie en techniek. VION Ingredients is wereldmarktleider in gelatine en investeert in innovatieve duurzame processen zoals de productie van biobrandstof en biofosfaat.
Honderdvijftigduizend facturen
VION Ingredients verwerkt ongeveer honderdvijftigduizend inkomende facturen per jaar in JD Edwards. Deze facturen worden voor dertig locaties wereldwijd in verschillende werelddelen verwerkt. Gedeeltelijk centraal en gedeeltelijk lokaal. Iedere locatie maakt gebruik van één tot wel tien administraties. De diversiteit is dus enorm. In totaal zijn ongeveer 350 medewerkers binnen de gehele organisatie betrokken bij het goedkeuren van de facturen. Verder zijn wereldwijd zo’n vijftig personen dagelijks bezig met het vastleggen, boeken en verder verwerken.
Marc Geboers vertelt: ‘Wij wilden graag een efficiency voordeel behalen binnen de diverse crediteuren administraties, onder andere door niet meer handmatig te archiveren en een factuur niet langer fysiek door de organisatie te sturen. Wij willen de facturen nog maar beperkt fysiek in de hand houden; één keer om vanuit de envelop op de scanner te leggen en daarna nog één keer van de scanner in de map op volgorde van scannen. Daarnaast kan de factuur dan ook niet meer zoek raken, wat in de praktijk nogal wat tijd kost. Tevens hebben wij met digitale factuurverwerking meer grip op de factuur tijdens het goedkeuringsproces!’
‘Wij hebben vooraf enkele bepalende criteria vastgelegd. Als een pakket of leverancier hier niet aan kon voldoen viel deze onherroepelijk af. De belangrijkste criteria voor VION Ingredients waren efficiency, functionaliteit, techniek en de integratie met JD Edwards. Na enkele selectieronden bleven twee mogelijke leveranciers over die als pré hadden dat zij al ruime ervaring hadden met de factuur digitaal in JD Edwards verwerken. Van ieder van deze twee mogelijke leveranciers hebben wij twee referenten bezocht. Eén referent die qua bedrijfsomvang en gewenst functionaliteit op VION Ingredients leek en één die ons de integratie met JD Edwards kon laten zien. Door deze referentie-bezoeken hebben we een goede afweging kunnen maken tussen de functionele en technische verschillen. Buiten deze meetbare criteria hebben we ook het gevoel wat we hadden bij beide oplossingen (product en leverancier) duidelijk mee laten spelen.’
Integratie met JD Edwards
Uiteindelijk gaven de techniek en integratie met JD Edwards de doorslag in de keuze voor digitaal factuur verwerken door ISProjects. Geboers licht toe: ‘Wij wilden met één scanner en één installatie de inkomende facturen aan de hand van bepaalde kenmerken naar de juiste server laten sturen. Dit is een specifiek verzoek van gewenste functionaliteit en vergt flexibiliteit en technische kennis. ISProjects kon ons daarin de passende totaaloplossing voor digitaal factuur verwerken met scanpakket bieden. Daarnaast hebben zij al ruim tien jaar ervaring met digitaal factuur verwerken en ook meer dan tien JD Edwards klanten die gebruik maken van deze software. Dit geeft ons vertrouwen in een goed verloop van dit project.’
