Steeds meer mensen boeken hun reizen online. Vaak doen ze dit via een reisorganisatie of een boekingskantoor. Booking.com is één van deze organisaties. Booking.com, opgericht in 1996, groeit zeer snel. Om deze sterke groei goed op te kunnen vangen en tegelijkertijd de druk te verlichten op het team Accounts Payable, is Booking.com een samenwerkingsverband aangegaan met Ricoh voor de automatisering van het complete proces van factuurverwerking.
Booking.com, een dochteronderneming van Priceline.com, bezit en beheert Booking.com, wereldleider in online reserveringen van accommodaties. Er worden iedere dag meer dan 425.000 kamernachten gereserveerd met Booking.com. Het bedrijf is sinds de oprichting in 1996 snel gegroeid en blijft dat doen. De website is beschikbaar in meer dan veertig talen en biedt ruim 289.724 accommodaties in honderdtachtig landen. Wereldwijd zijn er meer dan 4750 mensen aan het werk voor Booking.com’s klanten en hotelpartners.
Het doel van Booking.com is om klanten op de meest efficiënte en voordelige manier te laten zoeken in het aanbod om ze vervolgens te laten boeken. Om dat te realiseren blijft Booking.com zijn interne processen verbeteren. Een goed voorbeeld is de verwerking van inkomende facturen. Katia Ludovico, bij Booking.com actief voor Finance Projects, vertelt dat Booking.com tot voor kort de facturen handmatig en in papieren vorm verwerkte. Een tijdrovend en foutgevoelig proces. ‘We hebben dan ook besloten wereldwijd de inkomende facturen digitaal te gaan afhandelen. In samenwerking met Ricoh hebben we dit ambitieuze project ter hand genomen. En met succes.’
Altijd en overal facturen goedkeuren
Ludovico: ‘Booking.com is snel gegroeid. Dat betekent dat we meer inkopen. Tijdig betalen van facturen is dus noodzakelijk om de service die wij aan onze klanten bieden te garanderen. Door de toename van het aantal facturen (meer dan vijftigduizend per jaar) nam de druk op het team Accounts Payable toe. We hebben met onze partners Ricoh, ReadSoft en Ctac de processen nu zo ingericht dat we inkomende facturen centraal ontvangen. Vervolgens scannen we de documenten en zorgt de software van ReadSoft ervoor dat we zoveel mogelijk facturen automatisch herkennen.’
‘In de volgende stap komt de digitale factuur in de mailbox van de budgethouder die altijd en overal de factuur kan goedkeuren; ook via de smartphone of tablet. Ten slotte wordt de factuur voldaan. Door dit complete proces te automatiseren, kunnen we de groei van Booking.com binnen het team Accounts Payable met dezelfde formatie opvangen. De investering verdient zich dan ook vanzelf terug.’
Kortere doorlooptijden
Het inrichten van digitale factuurverwerking bij Booking.com is het resultaat van een goede samenwerking tussen verschillende partijen. Na een grondige selectieprocedure en uitgebreid testen bleek Booking.com groot vertrouwen te hebben in Ricoh als system integrator, in ReadSoft als leverancier van software voor geautomatiseerde factuurverwerking en in Ctac, dat de integratie met de SAP-bedrijfssoftware voor zijn rekening neemt.
‘Stap voor stap rollen we deze oplossing wereldwijd uit. Gebruikers zijn enthousiast over de nieuwe manier van werken. Men hoeft niet meer door het kantoor te lopen met ordners fysieke facturen. Deze medewerkers hebben nu meer tijd om te investeren in projecten en in hun eigen loopbaan. Mede door de samenwerking met Ricoh kent deze factuuroplossing alleen maar winnaars’, besluit Ludovico.
