Andere beroepen zijn inspiratie bij telewerken

Werken is meer en meer datgene wat we doen in plaats van daar waar we zijn, doordat technologie ons als het ware wegtrekt van het bureau. Het kantoor zelf is nog steeds een krachtige collaboration tool omdat dat de plek is waar we sociaal zijn op het gebied van werk. Maar zodra we Wi-Fi-vleugels krijgen om de cloud in te vliegen, kunnen we kiezen waar en wanneer we online zijn en samenwerken door middel van een scala aan tools die daarvoor beschikbaar zijn.

Veel van de mensen waar we intensief mee samenwerken ontmoeten we zelden of nooit in levende lijve. Samenwerken zonder fysieke ontmoetingen of gesprekken is niet altijd even gemakkelijk. Afstand kan naast een fysieke ook een psychologische barrière zijn; als je iemand niet in de ogen kunt kijken is het moeilijk aan te voelen of iemand zich ongemakkelijk voelt, of ze het wel of niet eens zijn met de beslissing, wat er wordt gezegd achter de ‘mute’ knop, enzovoorts.  

Hoe kan je als manager je virtuele medewerkers vlot laten samenwerken? Of ze zich nu naast je op kantoor bevinden, thuis zitten, met hun laptop in de koffiebar zitten of speciaal opblijven aan de andere kant van de wereld?

Ik denk dat het creëren van vertrouwen één van de belangrijkste criteria is om ook virtueel goed te kunnen samenwerken. Als teamleden elkaar vertrouwen en het gevoel hebben dat ze een gemeenschappelijk belang delen, wordt informatie vlotter uitgewisseld en is er een groter respect voor de inbreng van anderen.

Andere beroepen

Zo ben ik gekomen op een aantal aspecten van beroepen die ook voor managers bruikbaar zijn:

De Radiopresentator: Iedereen bij de les houden in teleconferenties is niet eenvoudig. Het stemgeluid is een goede, oeroude manier om vertrouwen te creëren, maar er is sterke leiding nodig om een call productief te laten zijn. Je moet de vaardigheden van een radiopresentator bezitten, je onzichtbare publiek op hun gemak stellen en een ‘show’ presenteren die bij de deelnemers interactie uitlokt .

De ‘Helderziende’: Met over de wereld verspreide, ‘virtuele’ teamleden kun je niet vertrouwen op hun lichaamstaal en ontmoetingen aan de koffieautomaat om problemen te voelen aankomen. Je moet andere zintuigen ontwikkelen en gevoeliger zijn voor wat er speelt tijdens vergaderingen op afstand. Je moet als het ware de commentaren achter de ‘mute’ knop aanvoelen om de samenwerking beter te sturen.

De Architect: De beste architecten maken gebouwen op maat, op basis van de behoeften van de mensen die er wonen en werken. Denk aan het kantoor en netwerk als een hulpmiddel om productiviteit te verhogen in plaats van alleen een plek om te werken of informatie uit te wisselen. Je moet meedenken met de beheerders van je bedrijfsgebouw en je netwerkinfrastructuur om een werkruimte te creëren die de communicatie tussen werknemers en diensten bevordert, waardoor zij beter meedenken in de call.  

De Schrijnwerker: Wie hout bewerkt heeft tientallen instrumenten. De kunst is om te weten welke het meest geschikt is om welk doel te bereiken. Hetzelfde geldt voor de communicatiemiddelen die teams gebruiken. Als leidinggevende moet je weten welk middel, wanneer het meest aangewezen is. Wanneer is audio beter dan video? Wat is het beste middel voor een brainstorm met teamleden in drie continenten en tijdzones? Gebruik je in een noodsituatie Lync of Outlook? Je voorbeeld wordt gemakkelijk overgenomen door collega’s en zo laat je hele team vlotter samenwerken.

De Revolutionair: Durf klassieke manieren van vergaderen en samenwerken aan de kaak te stellen. Zijn die altijd even productief? Leiden ze tot meer vertrouwen en een vlottere samenwerking tussen teams of verstoren ze die? Op basis hiervan kunnen nieuwe manieren van communicatie uitgeprobeerd worden, en eventueel niet werkende methoden worden afgeschaft.

Rol manager

De manager als leider moet ook bij virtuele samenwerkingen zorgen voor de juiste verbinding tussen de deelnemers. Hij moet het vermogen hebben om activiteiten te structureren, de discussie te versoepelen, samenhang te creëren, medewerkers te betrekken en goede bijdragen te belonen. Al deze punten zijn in mijn ogen essentieel om het beste uit je medewerkers te halen.

Nicola Millard, futurologe bij BT