Bijna de helft (46 procent) van de managers van grote bedrijven verwacht de komende drie jaar de digitalisering van fysieke documenten af te ronden. Mkb-managers zijn nog optimistischer. Bijna tweederde (64 procent) verwacht binnen drie jaar de digitalisering af te ronden. Mobiele toegang, databeveiliging en een cultuuromslag vormen de uitdagingen.
Dat blijkt uit onderzoek van printerleverancier en documentdienstverlener Ricoh. Het bedrijf ondervroeg ruim zevenhonderd managers uit verschillende Europese landen. Ruim de helft van de leidinggevenden in het mkb (55 procent) en grote bedrijven (53 procent) stelt dat hun bedrijf nu nog geen cultuur van delen heeft.
Ricoh: ‘Digitaal documentbeheer stelt bedrijven in staat productiever en flexibeler te zijn. Medewerkers kunnen eenvoudiger kennis delen en beter inspelen op de behoeften van klanten.’ Het bedrijf benadrukt dat organisaties de bestaande technologie moeten doorlichten en processen en werkmethoden moeten optimaliseren om maximaal profijt te hebben van digitalisering.
Mobiele toegang
Volgens de ondervraagden wordt het delen van informatie vooral gehinderd doordat documenten en andere belangrijke informatiesystemen niet of niet optimaal toegankelijk zijn vanaf mobiele apparaten. ‘Managers zijn dus weliswaar optimistisch over de volledige digitalisering van hun bedrijfsactiviteiten in de komende drie jaar, maar tegelijkertijd moeten bedrijfskritische processen en documentenstromen geoptimaliseerd worden om daadwerkelijk de bedrijfsvoering te verbeteren.
Beveiliging
Van de leidinggevenden in het mkb stelt 78 procent dat hun medewerkers vanaf een mobiel apparaat aan documenten wil werken. 69 procent van de managers bij grote organisaties hoort personeel in toenemende mate vragen om documentbeheer vanaf een mobiel apparaat.
Dat leidt tot beveiligingsrisico’s. Medewerkers van kleine en middelgrote bedrijven zijn meer geneigd (62 procent) informatie op te slaan op persoonlijke apparaten dan medewerkers van grote bedrijven (55 procent). ‘Nog altijd een hoog percentage’, voegt Ricoh toe.
Volgens de documentdienstverlener kan het gebruik van data op mobiele apparatuur afbreuk doen aan de voordelen en effectiviteit van digitale dienstverlening. ‘Het kan zelfs leiden tot het verlies van belangrijke bedrijfsinformatie als medewerkers het bedrijf verlaten en bedrijfskritische documenten niet kunnen worden teruggehaald.’
Was dit niet ook de verwachting in de jaren tachtig ? het papierloze kantoor ?
Dit artikel roept bij mij nogal de nodige vragen op.
Mobiele apparaten
wat bedoeld u hier met mobiele apparaten? De laptop? Of de androids, winphone en tablets? Als dat het laatste is dan zou men niet eens willen dat men bij gevoelige data kan met dergelijke open peripherals. De beveiliging daarvan is verre van volkomen terwijl je technisch productief gezien niet eens in de buurt kan komen van goede en gerede productie.
Hoge percentages
Tot nog toe vraagt het gebruik van byod implementair en technisch om ptoblemen. Immers, je wil niet dat je data ongecontroleerd overal en nergens terecht kan komen op perpherals waar je zakelijk weinig tot geen controle over hebt. Tenminste, als je er sec even over na wil denken.
Toegankelijkheid en veiligheid
Ik ben zeker geen tegenstander van ontwikkelingen en vooruitgang in IT. Het verkrijgen van toegang tot…., vanuit vrijwel overal ter wereld is een feit. Daar heb je niet per definite cloud voor nodig. Exclusieve secure verbindingen opzetten is gewoon een technische mogelijkheid en realiteit. Daar moet je niet te moeilijk over willen doen. De kans te worden gehackt is namelijk vele malen kleiner dan dat een datacenter ten prooi zou vallen aan hackers. Die zijn namelijk veel interessanter voor hackers.
Beschikbaarheid van data
Ik zou zeker nog eens na willen denken van en voor wie die data nu eigenlijk is bestemd. Want er word commercieel nogal wat gehyped maar er word soms toch maar erg makkelijk vergeten aan wie data uiteindelijk toebehoord. Vanuit eigen ervaring sprekende, zonder paranoia te worden, vertrouw ik spcifieke data zeker niet aan een datacenter of cloud toe. Dat heeft specifieke reden waaronder één security is.
Ik kan daarnaast gewoon veilig bij mijn data en weet in ieder geval dat het voor hackers stukken minder interessant is om bij mij te komen hacken. Dat heeft dan weer te maken met het inrichten van. Er valt weinig on libe te halen, om het zo maar te zeggen.
Digitalisering van data
In de jaren negentig heb ik al een aantal white papers geschreven omtrent de digital office en de clean desk area. Daarmee mak je gebruik van de mogelijkheden je papiere uit te faceren en gewoon goed gebruik te maken van de mogelijkheden die IT je toen al bood. Geen commercieel verhaal, gewoon beter gebruik maken van de mogelijkheden die IT je bied.
De mogelijkheden zijn toegenomen, zo ook de gevaren. Ga je terug aar de basis dan is digitalisering een fluitje van een cent. En zo moet dat ook zijn.
Bedankt voor je reactie, NumoQuest. Met mobiele apparaten worden in dit artikel inderdaad smartphones, notebooks en tablets bedoeld. Zoals jij terecht stelt zijn veiligheid en beschikbaarheid van data belangrijke aspecten bij digitalisering, en zijn deze altijd randvoorwaardelijk. Ik ben ervan overtuigd dat wanneer er aan deze voorwaarden is voldaan, digitalisering in de toekomst nog meer kan brengen voor organisaties, bijvoorbeeld op het gebied van geïnformeerde besluitvorming, betere samenwerking, prettiger werken en winstgevendheid. Slimmer werken dus.