De Hogeschool Rotterdam is binnen vier maanden helemaal overgestapt op Ctrl Work Efficiency Software. De snelle implementatie verliep synchroon met de overstap naar Windows 7. Het doel is om medewerkers met Ctrl Work bewust te maken van hun computergedrag, zodat ze gezonder werken, wat leidt tot minder ziekteverzuim en een hogere duurzame inzetbaarheid van medewerkers.
Eveline Schellekens-Gerritse is als Adviseur Arbeidsomstandigheden bij de Hogeschool Rotterdam (HRO) nauw betrokken bij de implementatie van de efficiency software. ‘We besloten over te stappen omdat onze oude software niet meer paste bij ons idee om mensen aan de voorkant te informeren over wat gezond werken is. We hopen hierdoor het ziekteverzuim te verminderen. Op technisch vlak sloot de oude software ook niet meer aan bij onze systemen. Nadat we in mei besloten over te stappen op Ctrl Work is het snel gegaan. We hebben een uitgebreide testfase gehad in juni en juli, waardoor onze it’er na de vakantie direct enkele technische netwerk-issues kon oppakken. Daarbij was een nauw contact met de mensen van Ergodirect. Zij hebben onze vragen snel opgepakt en weggewerkt, waardoor we nauwelijks vertraging hadden bij de implementatie van de software. Sinds eind september 2013 hebben alle ongeveer drieduizend medewerkers beschikking over Ctrl Work. We weten dat zo’n vijfhonderd medewerkers hebben ervoor gekozen om de intensievere profiel Pro van Ctrl Work te gebruiken.’
Persoonlijke voorkeuren
Nu de software in de hele organisatie is ingevoerd, wil de HRO onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om eigen communicatie en content-elementen toe te voegen, zoals mededelingen van de Hogeschool. Schellekens-Gerritse: ‘Het belangrijkste bij de implementatie van Ctrl Work was dat de basis zou werken. Nu dat werkt voor alle medewerkers, willen we kijken wat we zelf nog aan de tool kunnen toevoegen. Op dit moment hebben we bijvoorbeeld wel algemene nieuwsmeldingen opgenomen van nu.nl, maar het zou nog mooier zijn als we de medewerkers kunnen voorzien van HRO-nieuws in Ctrl Work. We willen ook meer ontspanningstips toevoegen en de Energisers die Ergodirect aanbiedt vinden we ook waardevol. Wat heel prettig is aan de software is dat iedereen zijn eigen instellingen kan kiezen. Ik wil bijvoorbeeld liever geen oefeningen voorgeschoteld krijgen, omdat ik altijd even de benen strek als er een pitstop wordt voorgesteld. Een collega die dit wel wenst, kiest voor het wel tonen van oefeningen.’
Hoewel alle medewerkers inclusief de docenten van de HRO, de beschikking hebben over Ctrl Work, merkt niet iedereen dat het programma er is. ‘Sommige medewerkers hebben tijdens het werk al genoeg interventies, zij krijgen dan vanuit Ctrl Work geen extra onnodige meldingen’, vertelt Schellekens-Gerritse. ‘Mensen die met vragen naar mij toe komen of een werkplekonderzoek aanvragen, adviseer ik het profiel Pro van Ctrl Work in te stellen. Ik adviseer niet alleen de beleidsmedewerkers en de secretaressen, maar steeds vaker ook docenten. Zij moeten vaker ontwikkelwerk doen en werken ook intensiever met de computer. Medewerker krijgen ook persoonlijke feedback van Ctrl Work, zo heeft men soms een verdrietig Ctrl Work gezichtje in beeld staan. Dat wijst op een duidelijk verbeterpunt in het werkgedrag. Ik kijk dan samen met die medewerker welk werkgedrag aanpassingen vraagt, zodat hij of zij op een verantwoorde manier kan werken. De secretaressns was het opgevallen dat ze de muis erg veel gebruikten. Die persoonlijke feedback is heel fijn voor mensen. Ik weet zelf bijvoorbeeld ook dat ik veel met de muis werk, Ctrl Work bevestigt dat en komt met tips hoe het anders kan.’
Bewustzijn creëren
Schellekens-Gerritse heeft tot nu toe vooral terugkoppeling gekregen over de software van mensen die meewerkten aan de testfase. ‘Deze medewerkers zijn positief en bereid met Ctrl Work te werken omdat het programma niet dwingt om verplicht interventies te nemen. Het doel is heel duidelijk bewustzijn creëren en dat werkt. Men merkt ook dat er geen onnodige interventies zijn. Als je wegloopt van de computer krijg je daarna geen onnodige extra pitstops opgelegd. Zo merken mensen op dat zij op een dag vol vergaderingen minder interventies krijgen, dan wanneer zij de hele dag achter de computer zitten. Dat voorkomt veel irritatie en vergroot de bereidheid onder de medewerkers om de pitstops ook echt te nemen.’
‘Wat ik ook merk is dat mensen het leuk vinden om tips te krijgen als ‘kijk even weg van het beeldscherm’ of ‘laat je muis los’. Negatieve reacties hebben we nog niet gehad. We hebben alleen een collega die een piep mist wanneer ze even pauze moet nemen, maar de meeste mensen zouden dat geluid toch direct uitzetten. Nu alle medewerkers bij de HRO voorzien zijn van Ctrl Work en er steeds meer medewerkers gebruik maken van het profiel Pro, gaan we in samenwerking met Ergodirect de Ctrl Work-software de komende maanden een persoonlijk HRO-tintje geven door bijvoorbeeld tijdens pitstops ook HRO-nieuws aan te bieden’, besluit Schellekens-Gerritse.
