Printer evolueert mee op kantoor

Het begon allemaal op 22 oktober 1938, in een laboratorium in Queens, New York. Daar ontdekte Chester Carlson (jurist en wannabe-uitvinder) een manier om makkelijker informatie op papier te dupliceren. Grappig genoeg had Chester slechts één simpel doel voor ogen: '…het werk op kantoor wat productiever en leuker maken.'

We zijn inmiddels 75 jaar verder en kunnen ons met alle apparaten om ons heen bijna niet meer voorstellen hoe het werk op kantoor er vroeger uit moet hebben gezien. En al die kantoormachines om ons heen kunnen tegenwoordig weer meer dan vroeger. Ze evolueren als het ware met ons en onze behoeftes mee.

De multifunctionele printer

Zo werden zo’n vijftien jaar geleden de eerste multifunctionele printers (mfp’s) onze kantooromgeving binnen gerold. We waren al bekend met het kopieerapparaat, de printer en de fax, maar deze mfp’s boden gebruikers de mogelijkheid om te printen, faxen en kopiëren met één enkel apparaat. Nog niet zo heel lang geleden werden ook kleur, e-mail en het maken van scans aan de lijst met essentiële voorwaarden van de mfp toegevoegd. Voor de huidige veeleisende groep kenniswerkers van nu zijn deze opties echter nog niet genoeg. Mfp’s moeten tegenwoordig daadwerkelijk in contact staan met hun gebruikers, of ze nu op kantoor zijn of onderweg en gebruik maken van desktops of smartphones.

In de toekomst kunnen bedrijven nog veel meer functionaliteit van hun mfp’s verwachten. De geavanceerde software die in de apparaten is ingebed, heeft zich ontwikkeld tot mogelijkheden als cloud sharing, mobile print en zelfs op maat gemaakte apps. Zo is er bijvoorbeeld een verzekeringsmaatschappij die claims van verzekerden direct in het betalingssysteem kan scannen vanaf de mfp.

Stroomlijnen van goedkeuringen

De mfp is meer geworden dan alleen een slimme printer. Men is de mfp steeds meer gaan zien als een centraal punt binnen kantooromgevingen en de daarmee samenhangende workflows. Zelfs binnen mkb-organisaties kan de goedkeuring van documenten bijvoorbeeld een chaotisch proces zijn. Last minute veranderingen, misleidende titels van documenten en vertrouwelijke kwesties kunnen zorgen voor een hoop strubbelingen en zelfs juridische procedures. Voor bedrijven met duizenden medewerkers en processen waar dagelijks miljoenen documenten in om gaan, kunnen dergelijke slecht gemanagede goedkeuringen zelfs catastrofale gevolgen hebben.

Ook op dit gebied bieden mfp’s al een oplossing. Documenten kunnen immers via een mfp worden gescand en automatisch worden gerouteerd naar de juiste persoon of locatie. Wanneer het document eenmaal gescand in het systeem is opgenomen, kan het worden voorgelegd aan de binnen het bedrijf geldende regels voor document management, reviews en goedkeuringen. Documenten kunnen vervolgens ook worden teruggevonden, centraal opgeslagen, aangepast en elektronisch ondertekend, alles in compliance met de daarvoor geldende standaarden, zoals Sarbanes-Oxley.

Alles beweegt

Wanneer we kijken naar de toekomst, dan zullen mfp’s zelfs kunnen voelen wanneer we in de buurt zijn of langslopen, waarna ze naar de actieve modus overschakelen. Zo lang bedrijven veranderen, zullen traditionele processen en omgevingen dat ook moeten doen. Alles beweegt immers met elkaar mee. De manier waarop mfp’s zich hebben geëvolueerd is daar een mooi voorbeeld van. In de loop der jaren zijn organisaties uiteraard ook gaan inzien dat papieren documenten ook nadelen met zich meebrengen en lijkt het papierloze kantoor steeds dichterbij te komen. Wel is in organisaties in alle soorten en maten de mfp een integraal onderdeel van de kantooromgeving geworden, die kenniswerkers de mogelijkheid biedt om digitaal en meer flexibel en productief te werken.

Hoe zit dat binnen jouw kantooromgeving? Haal jij ook meer uit je printer op kantoor dan vroeger? Deel me je ervaringen, ook als je helemaal papierloos werkt!