Een gemeente is een complexe organisatie. Dat komt in de eerste plaats door de grote hoeveelheid taken, wat leidt tot een grote hoeveelheid applicaties. Dan is er binnen een vakgebied vaak sprake van veel verschillende soorten werk. Waar een vergunningverlener een kantoorbaan heeft, zal een medewerker toezicht & handhaving het merendeel van zijn tijd buiten doorbrengen. ‘One size fits all’ gaat daarom niet werken in een gemeentelijke omgeving.
Omdat de ict daardoor aan de gebruikerskant al complex genoeg is, streeft de gemeente Oost Gelre naar een zo eenvoudig mogelijke architectuur aan de achterkant. Het zag al heel vroeg de voordelen van virtualisatie. Jaren geleden hebben ze het datacenter en de desktops volledig gevirtualiseerd. Daardoor hebben ze de beheerlast fors weten te reduceren. Verder probeert men zoveel mogelijk te standaardiseren. Hoe eenvoudiger de architectuur, hoe efficiënter je je ict-omgeving kunt beheren en hoe stabieler die is.
Innovatief als de gemeente Oost Gelre is, werd ook al vroeg gekeken naar de mogelijkheden van het nieuwe werken (hnw). Efficiënt werken zit in de genen. Hnw invullen door medewerkers via een smartphone of tablet toegang te geven tot hun e-mail, is slechts een gedeelte. De gemeente vliegt het daarom strategisch aan met de vraag: wat heb je allemaal nodig om écht overal en op ieder moment te kunnen werken? Dan blijkt dat daar veel meer bij komt kijken dan het ter beschikking stellen van devices.
Het eerste waar het ict-team naar keek, was het beheer. Dat moest zo eenvoudig mogelijk blijven. Ze zochten daarom een oplossing waarbij ze zo min mogelijk omkijken zouden hebben naar het beheer van de devices en thuiswerkplekken.
De keus viel op Appsense Mobilenow en Datanow nadat er verschillende oplossingen bekeken waren. Appsense viel op door zijn eenvoud. De interface wijst zichzelf, het is allemaal heel eenduidig. En doordat de oplossing door Appsense zelf wordt gehost, hebben ze ook geen omkijken naar het onderhoud van de omgeving.
Een tweede aspect waren de devices zelf. De gemeente Oost Gelre koos voor een ‘choose your own device (cyod)-beleid, waarbij medewerkers alleen apparatuur kunnen kiezen die past bij de omgeving van Oost Gelre. Dit biedt een voordeel op het gebied van beheer. Alle devices, ook de tablets en laptops, zijn voorzien van een datakaart en databundel, zodat medewerkers ook op plekken zonder Wi-Fi kunnen werken. In eerste instantie lijkt dit een vrij dure oplossing – vijftig euro per abonnement per maand – maar de toename in productiviteit van medewerkers maakt dit meer dan goed. De gemeente Oost Gelre vindt: als je zegt dat je hnw ondersteunt, dan moet je ook écht anytime, anyplace werken mogelijk maken, en niet half half door de beperking dat medewerkers alleen via Wi-Fi op het netwerk kunnen komen.
Gemeente Oost Gelre gebruikt Appsense Mobilenow voor mobiele toegang tot het netwerk. Deze oplossing combineert een hoog gebruiksgemak met optimale veiligheid. Alle data staat bij op het bedrijfsnetwerk van de gemeente. Op de devices zelf staat dus helemaal geen zakelijke informatie. Medewerkers kunnen uiteraard wel privébestanden op hun telefoon, tablet of laptop opslaan. Mocht iemand zijn device kwijtraken, dan kunnen ze met Mobilenow de bedrijfsapplicaties op afstand locken en data wissen of het device zelfs ‘wipen’ (terug naar fabrieksinstellingen).
Via Google Maps kan de gemeente zien waar een apparaat zich bevindt. Die functionaliteit gebruikt men alleen als iemand zijn device kwijt is en niet weet of het bijvoorbeeld thuis ligt of op kantoor.
Met Appsense Datanow bouwt de gemeente een Dropbox-achtig systeem om bestanden eenvoudig te delen. Op dit moment gebruiken ze DataNow voor het ontsluiten van persoonlijke schijven van de gebruikers waarop ze de data kwijt kunnen, zodat die worden meegenomen in de back-up. Maar in de toekomst willen ze Datanow ook inzetten als instrument om op een beveiligde manier documenten uit te wisselen en informatie te delen.
De implementatie had weinig om het lijf. De gemeente heeft twee dagen ondersteuning gehad van The Mobility Company en toen draaide het al. Dat verliep buitengewoon voorspoedig. Het onderhoud van de omgeving is extern belegd.
Het enige aspect waar veel nadruk op is gelegd, is het belang van beveiliging. Medewerkers kunnen inloggen op het netwerk met een token. Op technisch vlak heeft het ict-team er alles aan gedaan om te voorkomen dat externen bij informatie kunnen. Maar als medewerkers thuis hun token open en bloot op de keukentafel laten liggen samen met een briefje waar het wachtwoord op staat, dan heb je niets aan al die technologie. Daar zijn medewerkers goed bewust van gemaakt.
Met Appsense kan de gemeente Oost Gelre met een minimale impact op het gebruiksgemak een maximale veiligheid garanderen. En dat combineren ze ook nog eens met een grote efficiency op het gebied van beheer.
