Is je organisatie toe aan een nieuw erp-systeem? De selectie ervan kan intensief zijn, zeker als er meerdere afdelingen bij betrokken zijn. Een request for proposal (rfp) ondersteunt bij het selectieproces. Het vergemakkelijkt de zoektocht naar informatie over beschikbare oplossingen, de verschillen en de prijzen. Valkuil bij het opstellen van een rfp is dat er onvoldoende wordt nagedacht over de daadwerkelijke behoeften van de organisatie.
Voorafgaand aan het opstellen van een request for proposal (rfp) is het belangrijk om eerst goed na te denken over wat je écht nodig hebt. Rfp’s zijn vaak gericht op de vraag of de software-oplossing wel honderden (of zelfs duizenden) functies heeft. Meestal wordt dit gedaan met een omvangrijke spreadsheet die specifieke alledaagse routinefuncties en -eisen bevat. Maar beantwoordt deze aanpak de vraag of de erp-systemen in staat zijn om aan de zakelijke behoeften op een hoger niveau van uw organisatie te voldoen?
Door uitsluitend te focussen op specifieke functionele eisen, is de kans groot dat het systeem toch niet voldoet. De kans op een goede keuze is groter als ook onderstaande vragen in het rfp komen te staan.
Vraag 1: Wat zijn de doelstellingen van de organisatie op de langere termijn?
Een erp-systeem is gemiddeld tien jaar in gebruik. Daarom is de eerste stap in het opstellen van een rfp het formuleren van de organisatiedoelstellingen.
Vraag 2: Wat zijn de behoefte aan erp-ondersteuning op de lange termijn?
De meeste organisaties houden hun erp-systeem voor een lange tijd. Daarom is het goed om te kijken of het beoogde systeem geschikt is voor (toekomstig) gebruik vanuit de cloud, of functionaliteit beschikbaar is op mobile devices, het voorbereid is op online samenwerken en informatieanalyse.
Vraag 3: Hoe belangrijk zijn alle functies die je vandaag gebruikt over twee jaar, vijf of tien?
Met andere woorden; is het systeem dat je vandaag koopt, in staat om mee te veranderen met de markt en om in te spelen op bedrijfsmatige veranderingen?
Vraag 4: Hoe zijn organisatorische veranderingen door te voeren in het systeem?
Het is relatief eenvoudig om een chart te maken van accounts en rapportages die aan je huidige eisen voldoen en huidige organisatiestructuur weerspiegelen. Maar wat gebeurt er over een paar jaar wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe bedrijfsactiviteit start of een nieuwe afdeling? In dergelijke gevallen is het nu al handig om te weten hoe moeilijk en tijdrovend het zou zijn om het beoogde erp-systeem hierop aan te passen.
Verzand daarom niet in het opsommen van honderden functionele eisen. Onthoud dat de meeste leveranciers al lange tijd bestaan. Erp-oplossingen verschillen op functioneel gebied niet heel veel van elkaar. Wat wél een doorslaggevend verschil maakt, is de evaluatie van welke erp-oplossingen in staat zijn om tegemoet te komen aan doelstellingen op een hoger niveau en de behoeften op langere termijn. Neem hierin mee de integratie van het systeem, het gebruikersgemak van rapportagetools, de kosten en tijd die het aanbrengen van veranderingen in het systeem met zich mee brengen.
Juist bij ERP-systemen is het toch praktisch dat men de open source varianten gewoon kunt proberen. Volgens mij moet je meer oppassen dat er niet gekozen wordt voor “te groot en te veel”.
Compiere – Adempiere – OpenBravo zijn grote FOSS ERP-systemen waarbij OpenBravo een virtual appliance aanbiedt wat testen eenvoudiger maakt.
OpenERP – WebERP zijn wat kleiner maar hebben nog steeds een rijkelijke hoeveelheid funkties.
Ondersteuning kun je voor de meeste systemen bij verschillende leveranciers krijgen.
Bij een ERP vraag ik me af of mobiel wel belangrijk is, misschien ben ik te oud maar ik wil geen boekhouding voeren op een smartphone.
@Jan van Leeuwen
Dank je voor je bericht.
Keuze voor een nieuw ERP-systeem is steeds minder een technologie vraagstuk.
Opensource of niet? Dit vraagstuk was toch vooral een discussie van ICT mensen zelf.
En met de opkomst van cloud software is de keuze voor de onderliggende technologie voor een eindgebruiker nog verder naar achteren geschoven.
Voor een organisatie op zoek naar een nieuw bedrijfssysteem is de belangrijkste vraag hoe het ERP-systeem de gebruikers optimaal kan ondersteunen en kan laten samenwerken, nu en in de toekomst. En dat gaat verder dan de traditionele rol van de financiële administratieve gebruiker, die zal niet veel hebben aan een handzame interface op een smartphone of tablet. Daarmee ben ik het eens met je.
In een snel veranderende wereld moeten organisaties steeds sneller handelen en zich kunnen aanpassen. Dit is vooral een feit bij organisaties binnen de dienstverlenende sector. Zij hebben naast de continue veranderingen vanuit de markt te maken met de dynamiek van hun belangrijkste kapitaal: de medewerkers, de professionals, werkzaam op verschillende projecten of programma’s.
Deze gebruikers werken zelden meer vanuit het traditionele kantoor. Intuïtieve interfaces die op verschillende mobiele apparaten werken en relevante informatie bij elkaar brengen, wordt daarom voor deze medewerkers belangrijk om hun werk succesvol uit te voeren.
En daarmee is het ook cruciaal voor de organisatie om succesvol te zijn en blijven.
Een voorbeeld: om tot een goede en snelle facturatie (en betaling) te komen moet een consultant zijn uren snel en foutloos kunnen invoeren. Mogelijk geholpen door additionele informatie uit zijn agenda of andere (social media) databronnen. Dit soort versnellingen kunnen alleen als de professional in het veld ondersteund wordt met de juiste gereedschappen die hem in staat stelt overal en altijd in contact te staan met de relevante informatie, de organisatie en zijn collega’s.
ERP-systemen zijn uitgekristalliseerd en ondersteunen min of meer allemaal dezelfde processen. De toekomstige ontwikkeling van ERP-systemen start daarom bij de gebruiker. En deze is steeds meer een mobiele werker, gewend te werken met zeer laagdrempelige, gebruiksvriendelijk apps.
Ik hoor het graag als je nog vragen hebt of dit anders ziet.
De door mij genoemde open source ERP’s kunnen allemaal als webapplicate draaien evt. ook in de cloud. Bij telefoons met vaak meer als 800px schermbreedte kun je ook nog traditionele webapplicaties overal bedienen alhoewel ik daarvoor een tablet zou nemen.
Ik heb net een webapplicatie bij een klant in bedrijf genomen, gebaseerd op gewoon html. Voordeel is dat het op alles (ios/Windows/linux/android) werkt. Het is dan ook een succes
Te gemakkelijk wordt veronderstelt dat alle ERP pakketten dezelfde functionaliteit bieden, dat is alleen min of meer geldig als je het beperkt tot de benamingen van die functies. Van zodra je wat dieper gaat zien dat er hard gelogen wordt door meerdere aanbieders, die holle functies verkopen, achteraf aan te vullen met veel maatwerk, en een lading Add-On . Als ze er dan in slagen het ook in werking te krijgen.
Verbijsterend met welke naïviteit pakketten gekozen worden, als het dan vele jaren aansleept betaalt men het gelag tot tiendubbel.