Bedrijfssoftwareleverancier Redwood Software heeft de financial-close-activiteiten van 56 bedrijven uit de Global 1000 die gebruikmaken van SAP-applicaties geanalyseerd en ontdekte op grote schaal ongedocumenteerde processen en arbeidsintensieve handmatige werkzaamheden. Het onderzoek onder deze organisaties laat een kloof zien tussen de huidige perceptie van het financial close-proces, de realiteit en de manier waarop doelstellingen optimaal kunnen worden behaald door middel van procesautomatisering.
De period-end-close heeft een grote impact op zowel de financiële als it-afdeling. Gebruikers van de financiële software voeren in deze periode vele handmatige handelingen uit die een it-proces tot gevolg hebben. Hier zijn de vele transacties die in SAP worden uitgevoerd een voorbeeld van. Dit heeft een enorme impact op de workload binnen het it-domein en kan er toe leiden dat reguliere processen fout lopen. Hoe groter de organisatie, hoe complexer het period-end-close-proces en hoe groter de impact op it.
Honderden afzonderlijke stappen
Het onderzoek toont aan dat de financial close in hoge mate afhankelijk is van handmatige taken, maatwerkapplicaties en ongedocumenteerde processen. Zo zijn 82 procent van de financial close-activiteiten volledig handmatig. 17 procent van de vereiste handelingen om de financial close te voltooien zijn gebaseerd op maatwerkoplossingen buiten de SAP-hoofdapplicaties om. Tot wel 23 procent van de financial close-transacties die formeel zijn gedocumenteerd worden nooit uitgevoerd.
Er zijn honderden afzonderlijke stappen (transacties) per administratie uit te voeren in het period-end-close-proces en er zijn vaak vele administraties waarvoor dit maandelijks moet worden gedaan. Al deze handelingen worden handmatig gemonitord, gevalideerd en gecorrigeerd. Alle stappen waar een fout in is geconstateerd worden opnieuw uitgevoerd. Veel organisaties hebben moeite om een weg uit deze arbeidsintensieve close-cyclus te komen.
Compliancy en auditability
Verder onderzoek wijst uit dat als men de processen die gemoeid zijn met de financial close automatiseert en de handmatige handelingen die gemoeid gaan met het valideren, alerteren en rectificeren vervangt, de handmatige activiteiten met minimaal 70 procent kunnen worden gereduceerd. Naast de kostenvoordelen die ontstaan door het reduceren van de inspanningen om de financial close uit te voeren en te onderhouden, vermindert automatisering tevens risico’s. Het elimineert namelijk een groot deel van de risico’s op menselijke fouten en ongedocumenteerde processen waardoor compliancy en auditability stijgen.
Met automatisering van dit administratieve period-end-close-process kunnen it-afdelingen zich concentreren op de uitzonderingen in plaats van het blussen van branden. In plaats van het handmatig op zoek gaan naar fouten in de uitvoering geeft een geautomatiseerd proces notificaties van onregelmatigheden, een volledig audit-trail en het rapporteren van uitzonderingen. Het ontwikkelen van maatwerk in SAP wordt geminimaliseerd omdat SAP-transacties reeds zijn voorgeconfigureerd. Deze kunnen dan ook direct worden ingezet in het geautomatiseerde proces.
Repeterende karakter
‘Het zich repeterende karakter van de financial close maakt het een ideaal proces om te automatiseren’, zegt Neil Kinson, vice president in de EMEA-regio van Redwood. ‘Of een organisatie zijn financial close nu zelfstandig voltooit, gebruikmaakt van een shared service center of uitbesteedt, het automatiseren van het financiële proces reduceert onnodig handmatig werk, terwijl het tevens de data-integriteit en de consistentie van de financial close optimaliseert. Betrouwbare, gestandaardiseerde processen waarborgen immers consistentie en auditability. Automatisering elimineert zowel het hoge risico als de kosten en de verspilde tijd van een handmatig uitgevoerde financial close.’
