Agriterra werkt met boerenorganisaties en landbouwcoöperaties in ontwikkelingslanden aan economische vooruitgang in die landen, met deskundigen uit de Nederlandse agrarische wereld en met geld van de Nederlandse overheid. De organisatie heeft een flexibele werkomgeving nodig die efficiënte internationale samenwerking en een locale functionele invulling biedt. Office365 en Yammer brachten uitkomst
Omdat van de oude Office-omgeving de licenties zouden moeten worden vernieuwd, migreerde Agriterra in oktober 2013 naar Microsoft Office365 uit de cloud. Deze migratie was ingestoken als technisch project, met te weinig aandacht voor de functionele eisen en wensen van de gebruiker. Het gevolg was dat de nieuwe software niet aansloot bij de manier van werken. Dit leidde tot irritaties en tot verlies aan efficiency en productiviteit. Informatieanalist Wouter Driessen nam het initiatief om de implementatie opnieuw te doen.
De Office 365 omgeving met nieuwe mappenstructuur is overzichtelijk en geeft medewerkers sneller toegang tot de informatie die ze nodig hebben in hun werk, waarmee de interne samenwerking is verbeterd. Dankzij dit succes gaat Agriterra ook externe organisaties waarmee het samenwerkt ondersteunen met teamsites. Die sites gaan fungeren als een extranet omgeving. Wouter Driessen, Informatieanalist bij Agriterra: ‘Onze interne communicatie is al fors verbeterd en op deze manier willen we ook de externe communicatie beter faciliteren. Zo kunnen we onze rol als spin in het web nog beter vormgeven.’
Op basis van een assessment en een inventarisatie van de eisen en wensen hebben Agriterra en Brain Force samen een nieuw functioneel ontwerp gemaakt voor de implementatie van Office365. Bij de initiële migratie is de oude directory structuur één-op-één overgezet. Er is nu een mappenstructuur gemaakt die beter aansluit bij de manier waarop mensen werken. Office365 is bovendien zo ingericht dat ieder team op de homepage zijn eigen teamsite vindt. Hierdoor wordt de onderlinge samenwerking verbeterd. Een toekomstige verbeterslag is de implementatie van Microsoft Yammer voor een nog efficiëntere onderlinge communicatie.
Grootste uitdaging
Eén van de teams heeft acht medewerkers die permanent in het buitenland verblijven. Dit team is als eerste gemigreerd. Voor hen heeft de nieuwe werkwijze de grootste impact, want de medewerkers in het buitenland stonden voorheen op grotere virtuele afstand van het kantoor in Arnhem. Nu maken zij integraal onderdeel uit van de processen en informatiestromen binnen Agriterra. Hoewel zij door de grote verandering in het begin erg moesten wennen, hebben ze de nieuwe werkwijze met plezier omarmd. ‘Het is nu voor zowel de medewerkers die permanent in het buitenland verblijven als voor degenen die regelmatig op reis gaan een stuk makkelijker om contact te houden en informatie te delen, zeker als we straks ook nog Microsoft Yammer gaan implementeren’, zegt Driessen.
‘Brain Force heeft een functioneel ontwerp gemaakt dat volledig aansluit bij de manier waarop wij willen werken. Onze interne communicatie is al fors verbeterd en op deze manier willen we ook de externe communicatie beter faciliteren. Zo kunnen we onze rol als spin in het web nog beter vormgeven’, besluit Driessen.
