Best kans dat je dit artikel leest op je tablet, in je bed om zes uur 's ochtends. Kun je daarna meteen je agenda checken, presentatie voorbereiden en je collega's mailen. Want jij bepaalt zélf wel waar je wat doet en met welk device. Voor jou vanzelfsprekend. Maar voor veel organisaties en hun ict-afdelingen nog niet. Met acht gouden regels kom je echter wel een eind verder.
Altijd en overal kunnen werken. Liefst met het device dat op dat moment het meest geschikt is. Voor medewerkers is dat steeds meer normaal, maar voor veel organisaties en hun ict-afdelingen betekent het een flinke omschakeling. Van een one-size-fits-all-werkplek met voor iedereen dezelfde devices en applicaties, naar een flexibele, gepersonaliseerde werkomgeving die rekening houdt met de rol van medewerkers in de organisatie, hun persoonlijke voorkeuren, manier van werken én de eisen die voortkomen uit de context.
One-size-fits-all-ict is passé
Met de opkomst van consumerization is de one-size-fits-all-werkplek passé. Wil je als organisatie voorop blijven lopen, dan moet je de mogelijkheden van mobiliteit en flexibiliteit benutten. Klanten verwachten mobiele toegang tot jouw dienstverlening en medewerkers eisen overal toegang tot bedrijfsinformatie en flexibele ondersteuning van hun werk. Organisaties moeten zoveel mogelijk een werkomgeving bieden die past bij de manier van werken – de werkstijl – van hun medewerkers. We onderscheiden vier soorten werkstijlen (zie figuur) waarop een organisatie moet inspelen. Aandachtspunten daarbij zijn:
- De verschillen in medewerkers:
- Zijn zij in hun werk plaatsgebonden of kunnen ze dit werk in principe overal doen (mobiel of locatiegebonden)?
- Zijn zij vooral taakgericht (taakwerkers) of kennisgericht (kenniswerkers)?
- Is hun werk duidelijk gestructureerd volgens vaste processen of niet? (gestructureerd versus ongestructureerd)
- Zijn het eigen medewerkers of mensen die tijdelijk werkzaamheden ondersteunen of een subcontractingrol hebben?
- Hoe zelfstandig zijn de medewerkers?
- Ondersteuning door de ict-organisatie:
- Deze moet flexibel kunnen inspelen op klantbehoeftes, nieuwe technologie, tools en beleid;
- Deze moet rekening houden met een toenemend gebruik van oplossingen uit de cloud en extra aandacht schenken aan nieuwe securityvragen;
- Deze moet de medewerkers nog steeds ondersteunen, maar steeds meer met selfservice en op basis van zelfredzaamheid van medewerkers.
Acht gouden regels
Voor organisaties die overwegen de overstap te maken naar een gepersonaliseerde werkomgeving zijn een aantal gouden regels opgesteld:
- Benader ict vanuit het uitgangspunt dat werk en privé in toenemende mate vervlochten zijn.
- Maak weloverwogen beslissingen in wat je wel en niet aanbiedt en stop energie in een goede business case en richtinggevende ict-strategie.
- Bepaal met een ict-roadmap waar een flexibele werkplek toegevoegde waarde in de organisatie kan hebben en doe een proof of concept bij twijfel over bepaalde keuzes en waar dat juist minder van toepassing is.
- Betrek medewerkers actief bij ict-vragen, maak gebruik van hun relevante kennis en ervaring, binnen en buiten het werk.
- Richt de ict-omgeving in als een ‘open ecosysteem’: afhankelijk van de behoeftes van medewerkers moeten ict-diensten eenvoudig kunnen worden uitgebreid en ingekrompen.
- Medewerkers moeten zélf keuzes kunnen maken in bijvoorbeeld devices en apps. Dit is uiteraard afhankelijk van de aard van de werkzaamheden. Standaarden blijven nodig. Maar het gaat daarbij misschien eerder om werkafspraken dan harde technische standaarden.
- Zorg voor een goede balans op het gebied van security tussen harde ict-maatregelen enerzijds en eigen verantwoordelijkheid anderzijds. Stimuleer alertheid en sta actief stil bij risico’s.
- Zorg voor de juiste begeleiding van medewerkers bij het wennen aan nieuwe technologische tools. En kijk ook hier goed wat nodig is per type medewerker. Ongeacht hun rol of werkstijl hebben sommige mensen nauwelijks ondersteuning nodig en anderen weer veel.
Consumentenperspectief is leidend
Privé zit je al veelvuldig in de cloud met Facebook, Gmail en tal van apps die het leven makkelijker en interessanter maken. En waarschijnlijk had je privé eerder een iPhone dan voor je werk. De behoefte aan flexibiliteit en mobiliteit op het werk wordt sterk gevoed door ervaringen die mensen hebben als consument (consumerization). Een aantal kenmerken daarvan:
- Nieuwe informatietechnologie duikt eerst op in de consumentenmarkt.
- Zakelijke en consumenten ict-middelen vergroeien met elkaar.
- Medewerkers zijn thuis met ict beter uitgerust, en vaak goedkoper, dan op hun werk.
- Medewerkers stellen zich op als kritische consumenten van ict. Ze willen graag zélf kunnen bepalen hoe ze gebruik maken van ict
- Medewerkers redden zich steeds vaker zelf met devices en applicaties, maar support blijft altijd nodig, vanwege de achterliggende ict-systemen én omdat er altijd medewerkers zijn die wat meer steun nodig hebben
Frans Coenders
Vergelijk het zélf
|
One-size-fits-all-werkplek |
Gepersonaliseerde werkomgeving |
|
Ict staat centraal – de ict-organisatie bepaalt |
De medewerker staat centraal – de ict-organisatie voert regie |
|
Gebruiker past werkwijze aan op (on)mogelijkheden van de werkplek |
Aandacht voor klantbeleving, gewenning nieuwe tools en mogelijkheden voor selfservice |
|
Niemand blij, behalve ict |
Iedereen blij, want in principe open voor alle devices, applicaties en clouddiensten, mits veilig te ontsluiten |
|
Rigide, dus snel verouderd |
Flexibel, dus steeds actueel |
|
Niet service- maar productgericht |
Servicegericht in plaats van productgericht |
|
Gebruikers zoeken continu naar manieren om af te wijken of te omzeilen |
Gebruikers zoeken hoe ze maximale waarde uit het platform kunnen halen |
|
Kostbaar in ontwerp en migratie |
Hoger tco, maar ook hogere roi |
|
Uitstekend geschikt voor organisaties met een homogeen, monomaan en constant business model |
Uitstekend geschikt voor organisaties met een heterogeen en snel vernieuwend business model |
Over de auteur
Frans Coenders is business consultant met jarenlange ervaring in innovatie en verandering op het gebied van nieuwe technologie, proces en organisatie. Hij is werkzaam bij KPN Consulting en heeft een belangrijke focus op Het Nieuwe Werken, Unified Communications en de werkplek.
Heel erg eenzijdig verhaal en al weer achterhaald. Inmiddels begrijpen we dat werknemers ook rust nodig hebben om optimaal te functioneren.
Teveel verkoop Georiënteerd verhaal.
Bij de vergelijking :
-Niemand blij, behalve ict
versus
-Iedereen blij, want in principe open voor alle devices, applicaties en clouddiensten, mits veilig te ontsluiten
Als je het zo stelt dan zou dus bij de “Gepersonaliseerde werkomgeving” moeten staan: Iedereen blij, behalve ICT.
Ook “Hoger tco, maar ook hogere roi”, kun je dat uitleggen?
In mijn ogen zou TCO omlaag kunnen gaan, je laat mensen immers eigen devices gebruiken (BYO gedachte). Return on investment is zeer slecht hard te maken en zonder toelichting verkoop verhaal.
Het is geen slecht verhaal of artikel, maar het is vooral niet compleet en eenzijdig zoals Jan al terecht opmerkt.
Foto bij opinie zegt meer dan duizend woorden!
@Redactie:
Kunnen opiniehouders op deze site patent aanvragen op hun stukken? 🙂
https://www.computable.nl/artikel/achtergrond/mobility/4633076/1277034/byod-heeft-veel-onzichtbare-kanten.html
Wellicht ben ik te oud aan het worden voor dit soort trends, maar ik vind het eigenlijk wel handig dat ik niet het hele kantorencomplex af hoeft te struinen om mijn collega’s te vinden; ook andersom vinden collega’s het wel handig dat ze weten waar ik zit.
Ook is het best handig dat we allemaal dezelfde applicaties gebruiken, maakt uitwisseling van gegevens een stuk eenvoudiger.
Kijk ik hoeveel compatibiliteitsproblemen er voorbij komen, is het toch wel heel praktisch dat we allemaal hetzelfde type systeem gebruiken
Gelukkig zijn er nog omgevingen waar niet alles in de wolken verdwenen is, niet alles web-based is en je de draadloos het nog steeds aflegt tegen bedraad.
Zoveelste dram-artikel dat BYOD tot een bedrijfsdoestelling verheft…
Verder wordt er als vanouds weer geschermd met hogere productiteit en even traditioneel wordt dit ook weer niet onderbouwd.
Verder ben ik waarschijnlijk een ‘ouderwetse’ ITer, maar:
– om 6 uur s ochtends slaap ik nog
– probeer ik werk en prive nog altijd gescheiden te houden
– heb ik geen iPhone (veel te duur)
Niks zo makkelijk als een visie lek schieten omdat er voorbeelden zijn te vinden van waar het niet zo werkt. Dat laat onverlet dat veel van wat er staat aan het gebeuren is. Ook binnen bedrijven die het graag allemaal als ‘hype’ willen afdoen. Natuurlijk is het wat kort door de bocht, daar is het ook een kort artikel voor. Maar ik zou willen dat de genoemde 8 gouden regels wat serieuzer werden gelezen binnen bedrijven waar shadow-IT net zo belangrijk begint te worden als de officiële IT. En dat plaatje, ach, die saaie kantoorwerker achter zijn pc kennen we onderhand wel.
@Ad Gerrits: niks zo makkelijk als een trend poneren alsof het “het ei van Columbus” is.
Shadow-IT heeft vaak een oorzaak, maar ligt dit aan de houding van de ICT-organisatie of aan onwetendheid/kortzichtigheid van de gebruikers?
In bepaalde gereguleerde omgevingen is het volstrekt uit den boze dat gebruikers “eigen” software gebruiken om producten te ontwikkelen. Zo zullen er ook talloze bedrijven zijn die hun financiële informatie en/of intellectueel eigendom graag binnenshuis en onder controle houden, en liever niet op één of ander persoonlijk apparaat bij de plaatselijke mc Donalds zien verschijnen.
Ook wordt er voor mijn gevoel nogal eens voorbij gegaan aan schaalbaarheid. Zoveel mensen, zoveel wensen. Ofwel, hoe groter de onderneming, hoe meer smaken je zult krijgen.
Er is veel mogelijk, en veel van deze trends bieden zeker perspectieven, maar ik mis jammer genoeg een stukje context.
Wat me ook opvalt is dat er vooral veel trends beschreven worden, maar waar blijven de onderbouwde successtories?
@Ad
Er is niets mis met een visie die onderbouwd is met feiten die niet alleen bewezen maar ook onweerlegbaar zijn. Het verschil tussen de harde en zachte wetenschap zullen we maar zeggen. Betreffende het plaatje, ooit geprobeerd te werken met een laptop in de zon?
Betreffende de 8 gouden regels is het empirisch bewezen dat technologie geen medicijn is tegen domheid. En voordat de gebruikelijke ad hominem volgt, er valt veel af te dingen op de businesscase voor Het Nieuwe Werken als het knelt met de integriteit.
Aardig verhaal, maar ook met wat snelle jongens valkuilen. Dus daarom een paar opmerkingen.
“One-size-fits-all-ict is passé.” Is dit ooit het geval geweest? Ik heb het in meer dan 3 decennia nog nooit gezien, wel pogingen daartoe vanuit leveranciers om meer omzet te halen.
“Afhankelijk van de behoeftes van medewerkers moeten ict-diensten eenvoudig kunnen worden uitgebreid en ingekrompen.´ En hoe staat het met het bedrijf? Zou die ook behoeften hebben? En zouden die wellicht nog wat meer leidend moeten zijn?
“Standaarden blijven nodig. Maar het gaat daarbij misschien eerder om werkafspraken dan harde technische standaarden. Zouden medewerkers geen werkafspraken met leidinggevenden moeten maken, voor zover de laatsten dat nodig achten?
“Consumentenperspectief is leidend.” Betekent dat de gebruiker bepaalt en betaalt ook zelf voor die keuze. Of was het de werkgever die betaalt en een klein beetje mag meebepalen?
“Nieuwe informatietechnologie duikt eerst op in de consumentenmarkt.” Ik dacht altijd dat dit toch vooral bij de wetenschap, defensie en de inlichtingendiensten het geval was. Hebben zitten te slapen?
“Medewerkers zijn thuis met ict beter uitgerust, en vaak goedkoper, dan op hun werk. “ Zou dat niet vooral voor ICT-medewerkers gelden?