Afgelopen zomer heeft ICT Automatisering het crm-systeem en het marketing platform Pardot van Salesforce.com uitgerold in de eigen organisatie. Het bedrijf beschikt nu over het benodigde digitale gereedschap om het verkoopteam van de online wereld gebruik te laten maken.
ICT Automatisering is een Nederlands beursgenoteerd bedrijf dat hoogwaardige, complexe softwareproducten maakt en implementeert voor verschillende bedrijfstakken waaronder: logistiek, automotive, gezondheidszorg, industriële automatisering, machine- en lijnbesturing en energy. Binnen dit technologiebedrijf werken hoopopgeleide professionals met een technische achtergrond die zich bezighouden met kennisintensieve projecten, waaronder het bouwen van smart energy grids, webportals of complexe waterwerken.
Zo complex als de projecten zijn, zo uitdagend is ook het verkoopproces. ‘Goede digitale hulpmiddelen, zouden het verkoopteam goed kunnen helpen en het proces ten goede komen. Ons crm was ingewikkeld en verouderd’, vertelt Aart Wegink, sales director van ICT Automatisering. ‘Het systeem miste allerlei voor sales belangrijke functies zoals opportunity management, het versturen van mailingen en het meten van de response rate. Pipeline management kon je daardoor niet goed doen, laat staan dat je aan lead management kon doen. Wat voor mij misschien nog wel een groter punt was dat ik een goede integratie met onze website en de online wereld miste. Ik kon via ons crm-tool niet zien wie op onze website kwam en wie welke informatie aanvroeg.’
Salesforce in tien dagen
In april werd besloten om een nieuw crm-systeem in te voeren. Wegink had twee harde eisen: er moest een beter en veelzijdiger crm komen en het moest geïntegreerd kunnen worden met de website. De keuze viel op Salesforce.
De volgende vraag was wie de oplossing ging bouwen en inrichten. ‘De keuze viel op CRMWaypoint vanwege de ervaring die ze meebrachten, het met ons meedenken en vooral belangrijk, ze snapten gewoon wat Salesforce en crm betekent voor onze organisatie. Bovendien lag er een heel duidelijk voorstel. In tien dagen zouden we het hele systeem gaan migreren.’
In mei zou de eerste workshop met CRMWaypoint van start gaan. ICT Automatisering zelf was ondertussen al begonnen met het opschonen van de data. ‘Het was voor ons een gelegenheid om gegevens te verwijderen, te verrijken en informatie op een eenduidige manier in te voeren.
De eerste workshop was direct ook de heftigste. De projectgroep die de workshop bijwoonde, bestond uit een mix van medewerkers over de afdelingen en bedrijfstakken heen van ICT Automatisering. ‘Het was een intensieve dag, waarin alle kritische beslissingen werden genomen.’ Wegink zelf zat erbij om knopen door te hakken. ‘De week daarop had CRMWaypoint een testversie gemaakt en werden we geconfronteerd met onze eigen keuzes. We konden direct zien welke beslissingen juist waren geweest en wat we anders zouden moeten doen. In feite konden we vanaf dag drie gaan testen.’
Kwartaalovergang
Een complicerende factor bij het Go Live gaan was dat ICT Automatisering een beursgenoteerde onderneming is. Ze konden alleen tijdens de kwartaalovergang omgaan, want tijdens de migratie ben je het zicht op de gegevens in het oude systeem kwijt. Zodoende stond in de eerste week van juli de Go Live en de migratie gepland. ‘We hadden een emergency fallback, maar ik heb er nooit aan getwijfeld dat dit problemen zou opleveren’, zegt Wegink. ‘Ook de adoptie ging erg goed. We hebben in twee dagen ook iedereen getraind. Een hard werkende it-afdeling, sterk betrokken key users en CRMwaypoint als kennispartner, het werkte gewoon allemaal.’
ICT Automatisering heeft de strategische stap gemaakt die het wilde zetten. ‘Ik heb de forecasts die ik wil en ik hoef mensen niet meer te vragen hoe de opportunities ervoor staan. Daarnaast is er koppeling met Pardot gemaakt, zodat we mailings kunnen versturen en kunnen zien wat ermee gedaan wordt. Belangrijker is een oplossing te hebben waar we onze digitale strategie mee kunnen uitbouwen zodat we uiteindelijk onze klanten beter van dienst kunnen zijn.’
