Teijin Aramid is een van de main players uit de chemische industrie en levert met Twaron een para-aramidevezel die super sterk, vijf keer sterker dan staal, is en tot 220-graden Celsius brandwerend. Quality Health Safety Environment zijn belangrijke items binnen de organisatie. Teijin Aramid heeft hiervoor een QHSE-oplossing in Sharepoint gerealiseerd waarmee de veiligheid op de verschillende locaties verder kunnen worden verbeterd.
Aangezien Teijin Aramid actief is als één van de main players in de chemische industrie, is QHSE (Quality, Health, Safety & Environment) een belangrijk aandachtspunt. De QHSE-afdeling binnen Teijin Aramid onderzoekt en bewaakt onder andere incidenten en onveilige situaties om zo de veiligheid op de werkvloer en in de fabrieken te verbeteren. Erwin Teunissen van Teijin Aramid: ‘Per jaar worden alleen al op de locatie in Emmen veel meldingen gemaakt. Alle meldingen worden in het afdelingsoverleg besproken en actiepunten worden dan toegekend aan de gebiedsverantwoordelijken. Zij zijn dan verantwoordelijk om actie te ondernemen en zo toekomstige incidenten te voorkomen.’
Voorheen maakt Teijin Aramid gebruik van papieren formulieren en verschillende databases in Access en Excel waarin informatie en incidenten werden opgeslagen. Het terugzoeken van incidenten nam hierdoor veel tijd in beslag en het koste de QHSE-afdeling veel resources om al deze informatie te verwerken. Doordat elke locatie ook verschillende oplossingen gebruikte, was het maken van een overkoepelende QHSE-rapportage erg omslachtig.
Daarom ging Teijin Aramid op zoek naar een integrale oplossing die gebruikt kon worden door alle locaties. De wens vanuit de organisatie was om hiervoor één systeem te gebruiken dat toegankelijk is voor zowel de QHSE-afdeling als voor de medewerkers die de registraties moeten maken. Daarnaast was het belangrijk om verschillende rapportages te kunnen maken en met een dashboard de belangrijkste informatie direct in te kunnen zien. Teijin Aramid heeft strategisch gekozen voor het Sharepoint-point onder te brengen.
De oplossing
Voor Teijin Aramid heeft Ettu een volledige QHSE-database ingericht in Sharepoint 2013. Elke productielocatie van Teijin Aramid heeft een aparte pagina waar de meldingen en incidenten worden weergegeven. Op deze pagina wordt een overzicht gegeven van de status van de meldingen en worden ook taken toegewezen aan de verantwoordelijke medewerkers.
Medewerkers kunnen incidenten via de portal direct online melden. Met de HSE-incidentmelding kan een medewerker aangeven welk (bijna) incident heeft plaatsgevonden of welke gevaarlijke situatie is opgemerkt. Hierbij wordt relevante informatie verzamelt, waaronder: de locatie van het (bijna)incident/gevaarlijke situatie, de (mogelijke) oorzaak, opgelopen lichamelijk letsel, betrokkenen en getuigen en risicopotentieel.
Tijdens het afdelingsoverleg worden alle meldingen besproken en direct taken toegewezen aan de gebiedsverantwoordelijken. Alles wordt hiermee digitaal opgeslagen, waardoor er altijd een overzicht is van alle meldingen en incidenten. Daarnaast kan er eenvoudig teruggezocht worden naar incidenten.
Binnen de QHSE-database zijn verschillende weergaven aangemaakt, waarmee direct inzicht is in openstaande, ingediende, behandelde en getoetste meldingen. Deze rapportages zijn zowel beschikbaar per locatie, als over alle locaties heen.
De meerwaarde
Voorheen werden alle incidenten op papier ingediend. Dit maakte het terugvinden van incidenten erg omslachtig en hierdoor ontbrak het ook aan een totaal overzicht. ‘Met de QHSE-database in Sharepoint beschikken we nu over één omgeving waarin alle incidenten gemeld worden. We kunnen nu precies zien welke meldingen in behandeling zijn, wat de voortgang is en welke acties we nog moeten ondernemen’
Bij de ingebruikname van de oplossing is er uitgebreid stil gestaan bij de gebruiker. ‘Van te voren waren we sceptisch of de nieuwe oplossing wel gebruikt zou worden. Nu moet de medewerker namelijk naar een computer gaan en het formulier digitaal invullen, waar dit vroeger op een kaartje kon. We hebben daarom op strategische plaatsen computers neergezet en de teamleiders uitgebreid getraind over de werkwijze en de voordelen van de QHS-database in Sharepoint. En met succes, want het aantal meldingen ligt op het zelfde niveau als voorheen.’
Toekomstige ontwikkelingen
Door het succes van de QHSE-database in Sharepoint kijkt Teijin Aramid intensief naar de toekomstige mogelijkheden van het platform. De QHSE-database is al geïntegreerd met het samenwerkingsplatform in Sharepoint, zodat de medewerkers vanuit één omgeving kunnen werken. Voor de toekomst wordt er gekeken om verschillende dashboards in te richten om de key performance indicatoren (kpi’s) visueel weer te geven. Daarnaast wordt er ook al gewerkt aan een uitbreiding om interne- en externe klachten te verwerken en audits op te slaan.
Een andere wens is het mogelijk maken van (root cause) analyses. ‘Als bijvoorbeeld in een bepaalde periode zes keer het zelfde incident is voorgekomen, dan willen we weten waar dat precies gebeurd is. Gebeurt dit altijd op een zelfde locatie? Dan kunnen we hier actie op ondernemen. Dit helpt ons om de veiligheid in de toekomst nog verder te verbeteren’, besluit Teunissen.
