De Forensische Zorgspecialisten biedt verschillende vormen van GGZ-zorg aan mensen die delicten hebben gepleegd of het risico lopen dat ze die gaan plegen. Tot voor kort was alle data nog opgeslagen in applicaties en werden back-ups op tape gemaakt. Om de stabiliteit en beschikbaarheid van de omgeving te verhogen en makkelijker oude data terug te vinden is de back-up vervangen en een centrale storage-omgeving geïntroduceerd.
De Forensische Zorgspecialisten bestaat uit drie organisatieonderdelen. De Van der Hoeven Kliniek is een tbs-kliniek die patiënten behandelt die met justitie in aanraking zijn gekomen. De Waag levert poliklinische zorg aan mensen die een psychische stoornis combineren met grensoverschrijdend gedrag, en doet daarnaast veel onderzoek naar thema’s als huiselijk geweld, agressie binnen het gezin en seksueel grensoverschrijdend gedrag. De Forensische Polikliniek Kindermishandeling verricht letseldiagnostiek bij nul tot achttien-jarigen wanneer er een vermoeden is van mishandeling. Vervolgens treffen zij maatregelen om de veiligheid van het kind te vergroten. Bij de organisatie werken 835 medewerkers.
Voor alle drie de organisatieonderdelen geldt dat het vastleggen van informatie van cruciaal belang is voor het vervolg van het behandeltraject,. ‘Privacy en security zijn in onze organisatie speerpunten’, zegt manager Informatievoorziening en automatisering Kees de Brouwer. ‘En wil je dat goed regelen, dan heb je een stabiel fundament nodig.’
Backoffice infrastructuur
Dat fundament was aan vervanging toe. De eerste aanzet daartoe is al gezet in 2010, toen De Forensische Zorgspecialisten aan Brain Force vroegen een nieuwe werkplek op basis van Citrix Xenapp te implementeren. ‘Dat is de eerste stap geweest in de vervanging van onze ict-infrastructuur’, vertelt systeembeheerder Ruerd Jan van der Wal.
Die gevirtualiseerde werkplek betekende al een forse vereenvoudiging van de infrastructuur en daarmee een verlaging van de beheerlast. De omgeving was echter nog niet stabiel genoeg naar de zin van beide heren. ‘Je ziet gewoon dat we steeds meer data gaan vastleggen in ons elektronisch patiënten dossier (epd). Die data stonden tot voor kort nog altijd in de applicaties zelf. Brain Force adviseerde om dat los te koppelen en de data separaat op te slaan op een storagesysteem’, zegt De Brouwer.
Van der Wal vult aan: ‘We hebben bovendien veel informatie gewoon in Word, Excel, pdf’s en Powerpoint staan. Medewerkers overschrijven wel eens per ongeluk een versie van een document of ze gooien een document weg dat ze later nog nodig blijken te hebben. We kregen wekelijks een paar verzoeken om oude documenten terug te zoeken. Dan moest ik op de back-up tapes op zoek naar het juiste bestand. Dat kost natuurlijk veel tijd die je liever besteedt aan proactief beheer.’
Storage en back-up omgeving
In 2010 was al een meerjarenplan gemaakt voor de ict-infrastructuur. Daar maakten separate storage en een uitwijklocatie onderdeel van uit. In 2013 wilde de organisatie concrete stappen zetten. De Brouwer: ‘Je maakt altijd een kosten-batenafweging. De baten zouden vooral zitten in een hogere stabiliteit van de omgeving, maar hoeveel dat oplevert is moeilijk te concretiseren. Wij werken niet in een organisatie die geen uur zonder it kan, maar natuurlijk vindt niemand het prettig als de ict-omgeving een tijdje niet bereikbaar is vanwege een storing. Als we data echt kwijt zouden raken, dan breekt paniek uit, zowel bij behandelaars als bij onze financiële afdeling. Op basis van de data in ons epd krijgen wij de zorg die we leveren betaald. Bovendien kunnen wij als ict-afdeling onze tijd wel beter besteden dan voortdurend brandjes blussen.’
Omdat De Forensische Zorgspecialisten een meerjarenproject in was gegaan met Brain Force, lieten zij zich door hen adviseren. De keus viel op storage van NetApp. Daarnaast is een uitwijklocatie gerealiseerd driehonderd meter verderop. ‘We hebben het geluk dat we op een groot terrein zitten, dus we konden op ons eigen terrein een uitwijklocatie creëren. We hebben ervoor gekozen om de data op te slaan op de storage en niet in de applicaties. Daarmee verhogen we de bedrijfszekerheid. Zoals gezegd, als de applicaties even uit de lucht zijn, dan kunnen we dat wel opvangen. Maar als we dossiers kwijtraken, loopt de business gevaar. Vandaar dat we met de data heel zorgvuldig omgaan’, zegt Van der Wal.
(Kosten)voordelen
Brain Force heeft de nieuwe omgeving geïmplementeerd. De oude file server had geen functie meer, want deze data staat nu allemaal op de NetApp-storage, net als de data van de Exchange-server. En natuurlijk de data uit het epd en de overige applicaties. De kopie van de storage=omgeving die driehonderd meter verderop staat fungeert als back-up.
De Brouwer: ‘NetApp past automatisch deduplicatie en compressie toe op alle bestanden. Daardoor hebben we een reductie in omvang bereikt van 50 procent. En dan heb ik het alleen maar over de Word-, Excel-, Powerpoint- en pdf-bestanden, niet eens over de data uit andere applicaties. We hebben ons nooit gerealiseerd dat er zoveel winst te behalen viel.’
Winst is ook behaald doordat data sneller toegankelijk is. ‘Op piekmomenten merk je dat’, zegt Van der Wal. ‘Bijvoorbeeld in de ochtend als iedereen tegelijkertijd wil inloggen.’ Veel meer impact op de gebruikers heeft het feit dat mensen tegenwoordig zelf oude documenten kunnen terugvinden, zonder hulp van de i-afctdeling. ‘Dat vinden ze geweldig. Als je een oudere versie van een document zoekt, ga je erop staan en klik je op de rechtermuisknop. Dan kun je kiezen welke versie je wilt openen. Vroeger moesten medewerkers dat aan ons vragen en duurde het even voordat ze het gezochte bestand ontvingen. Nu kunnen ze het zelf. Dat is voor hen én voor ons prettig.’
Maar wellicht het grootste voordeel is dat de beheerlast voor de systeembeheerders enorm is gedaald. Daar is ook de Citrix Xenapp-werkplek debet aan. De Brouwer graaft in zijn geheugen en zegt: ‘We hebben een ict-afdeling van tien mensen: twee systeembeheerders, twee helpdeskmedewerkers, vijf applicatiebeheerders en ik als manager. Voordat we met dit vernieuwingsproject begonnen huurden we structureel extra capaciteit in. Dat is nu niet meer nodig. Terwijl onze mensen het idee hebben dat ze meer tijd hebben gekregen. Er is nu gewoon rust op onze afdeling en we kunnen proactief bezig zijn.’
Dat maakt het werk meteen een stuk leuker, vindt Van der Wal. ‘We hebben meer tijd voor innovatie. Ik ben nu bijvoorbeeld bezig met de introductie van tablets. Vroeger zouden we stress hebben gehad als we zo’n project moesten oppakken, nu heeft iedereen er zin in. Dat is een wezenlijk verschil.’
Toekomst
De Forensische Zorgspecialisten gaat in 2015 verhuizen naar een nieuwe locatie. Van der Wal: ‘Vijf jaar geleden zou er bij het idee van een verhuizing blinde paniek zijn uitgebroken. Nu vinden we het spannend, maar leuk spannend. We hebben een stabiel fundament. De verhuizing geeft ons de mogelijkheid om te kijken wat we op de nieuwe locatie nog meer kunnen doen met ict. Denk bijvoorbeeld aan toepassingen gericht op toezicht in de tbs-kliniek. Maar ook aan e-health en aan allerlei ontwikkelingen op het gebied van mobility. Omdat we de basis nu goed op orde hebben, kunnen we concrete stappen zetten om met gebruik van ict niet alleen de ondersteuning van medewerkers, maar ook de zorg zelf te verbeteren. We gaan wat dat betreft een interessante tijd tegemoet.’
