Leef voor vandaag, lever op voor morgen

De filosofie van een van onze klanten van luidt: 'Leef voor vandaag, maar lever op voor morgen'. Wat mij betreft een uitstekende leidraad voor it-organisaties die streven naar een betere integratie met de businesskant van het bedrijf. Het is voor het succes van it-diensten essentieel dat je niet alleen in kaart brengt wat je organisatie vandaag nodig heeft, maar dat je ook anticipeert op de toekomstige behoeften van de gebruikers en het bedrijf.

Er zijn drie centrale thema’s in de evolutie van it:

1. It is bedrijfskritisch. It is meer dan een kostenpost. Voor een succesvol bedrijf is effectieve it noodzakelijk. Dit was de afgelopen jaren al een belangrijk thema, maar met de opkomst en snelle invoering van nieuwe innovaties, zoals byod, de cloud, enterprise app stores, en andere diensten die de consumerization of it versnelden, is het dringender dan ooit. Organisaties die it niet als een strategische differentiator zien en die niet tegemoet komen aan verwachtingen over de manier waarop ze zakendoen en hun gebruikers ondersteunen, zullen achterblijvers worden. 
2. Flexibel leveren decentraliseert de it. Snel reageren op behoeften van gebruikers is niet meer genoeg. It-middelen worden steeds vaker door externe providers via de cloud geleverd. Wanneer it-afdelingen deze nieuwe clouddiensten niet snel genoeg beschikbaar maken, zal de rest van het bedrijf ze aanschaffen zonder de tussenkomst van de it-afdeling. Dit zal de it-afdeling helaas geen tijdwinst opleveren, aangezien zij door het bedrijf nog steeds verantwoordelijk wordt gehouden voor het onderhoud, de beveiliging, de ondersteuning en de doorlopende integratie van deze nieuwe diensten.
3. Mensen (it-consumenten) bepalen de agenda. Gebruikers zijn mobiel en ze verwachten waar en wanneer dan ook toegang tot de it-diensten die ze nodig hebben. Omdat het tegemoetkomen aan deze behoefte voor productievere gebruikers zorgt, geven organisaties een hoge prioriteit aan deze eisen. Het voorspellen en leveren van wat gebruikers nodig hebben (wanneer, waar en hoe ze het nodig gaan hebben) optimaliseert de zakelijke prestaties en zorgt er bovendien voor dat talent bij je organisatie wil blijven. 

Deze trends dwingen it-leidinggevenden om de behoeften van gebruikers beter te voorspellen en diensten met meer flexibiliteit op te leveren dan ooit tevoren.

Van reactief naar proactief

Willen it-organsiaties werkelijk van reactief naar proactief veranderen, dan moeten ze de eisen van zowel het bedrijf als de eindgebruiker, die horen bij deze tijd van de flexibele digitale arbeidskracht, kunnen voorspellen en anticiperen. Maar hoe begin je daarmee? Ik adviseer altijd om eerst eens goed te kijken naar de  it-servicedesk tickets van de laatste paar maanden. Het is verbazingwekkend hoeveel inzicht dit kan geven in waar de organisatie zich bevindt in de reactief/proactief volwassenheidscurve. Vragen gebruikers bijvoorbeeld toegang tot applicaties, hulp bij het resetten van wachtwoorden, het installeren van een nieuwe printer of het activeren van mobiele apparatuur? Dit zijn voornamelijk reactieve taken die eenvoudig kunnen worden voorkomen. Automatiseer je deze taken, dan is al aan de behoefte voldaan voor de gebruiker er zelfs maar aan hoeft te denken.

Met automatisering krijgen gebruikers onmiddellijk toegang tot de applicaties en diensten die ze op basis van hun functie nodig hebben en die vooraf door het bedrijf worden gedefinieerd. En het is niet alleen de functie die de toegang bepaalt. Toegang tot applicaties en diensten kan het best worden beheerd op basis van contextuele indicatoren, zoals locatie, apparaat en beveiligingsmachtiging. Deze indicatoren geven het best aan hoe je gebruikers moet kwalificeren voor de middelen die ze nodig hebben. Zo kan automatisering op een dynamische manier een gepersonaliseerde werkomgeving creëren, zelfs voor gebruikers die gedurende de dag op verschillende locaties werken.

In de woorden van een van onze klanten: ‘Toen we de overgang maakten naar een proactieve cultuur, waren onze it-medewerkers ineens gebruikers aan het helpen, in plaats van hen te vermijden.’ Pas wanneer de it-organisatie bevrijd is van alledaagse, repetitieve taken, kun je je richten op strategische projecten die de zakelijke prestaties verbeteren. Wanneer je automatiseert, kun je oplossingen voor de toekomst bieden en niet alleen voor vandaag.