Het ministerie van Economische Zaken (EZ) gaat een mobiele oplossing van Unisys voor digitaal paraferen breder inzetten. Sinds september 2014 gebruikt het midden- en hoger management al deze methode van documentondertekening. Documenten worden voortaan getoond via het documentbeheersysteem DoMus en niet meer via papier, en kunnen geparafeerd worden voor de minister. Dit gaat zowel elektronisch als via de iPad. De toepassing past in het beleid van EZ om papierloos te willen gaan werken.
Om documenten te paraferen, worden ze in een mapje binnen het ecm-systeem geplaatst, waarbij deze map in een proces wordt gezet. Dit proces zorgt ervoor dat de map een vooraf bepaalde parafeerroute doorloopt, waarbij iedereen commentaar en annotaties kan plaatsen en de stukken in de map kan accorderen (paraferen).
Oorspronkelijk wilde het ministerie van EZ zelf een app op maat ontwikkelen, maar toen bleek dat Unisys een standaardoplossing kon bieden, koos het voor deze weg. De applicatie werkt conform de richtlijnen van het Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR), voldoet aan de beveiligingseisen voor departementaal vertrouwelijke documenten en aan het VIR-BI (het Voorschrift Informatiebeveiliging – Bijzondere Informatie).
uWork
De functionaliteit voor het digitaal paraferen maakt deel uit van uWork, een iOS-app voor de iPad, die een verbinding maakt met het enterprise content management (ecm)- systeem van het ministerie. Met uWork kunnen gebruikers navigeren in folderstructuren, zoeken naar documenten en gegevens bekijken en bewerken. Ook kunnen ze documenten bekijken, annoteren en bewerken. Het gebruik van deze app is nu nog een pilot, maar uiteindelijk zal het hele ministerie digitaal moeten gaan werken.
‘Het systeem is in eerste instantie beperkt geconfigureerd, zodat uWork enkel het proces van het paraferen ondersteunt’, vertelt Dennis Kosse, solution architect bij Unisys. ‘Maar later zal daar veel meer functionaliteit aan worden toegevoegd. Bovendien is het mogelijk om de uWork-app relatief snel naar andere gebruikers uit te rollen.’
Tja, zo beginnen grote dure projecten vaak, met een pilot met beperkte functionaliteit. Eens kijken hoeveel er over 5 jaar uitgegeven. En jammer dat het alleen IOS is, lijkt mij niet echt handig en ook niet een van de veiligste OS’en.
@DL: welk OS is volgens jou dan veiliger? Ik denk dat het in dezen vooral belangrijk dat de verbinding met het ECM beveiligd is. Bovendien is de oplossing getoetst aan de BIR en VIR-BI.
Ik ben zelf software specialist op Unisys systemen en weet dat dit system al heel erg breed gebruikt wordt bij een grote Japanse bank naar volle tevredenheid van die klant. Dus is zeker geen klein opgezet iets maar waar al heel veel ervaring mee is.
Ik ben benieuwd of de validatie van de parafering alleen binnen de Unisys oplossing mogelijk is, of ook daar buiten?
Wat ik boeiend vind aan dit bericht is dat het Ministerie van EZ zaken doet met deze organisatie terwijl een aantal gemeenten al een aantal jaren bezig is om hetzelfde bedrijf te laten voldoen aan softwarestandaarden die het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) samen met gemeenten en de (Nederlandse) software industrie heeft opgesteld. Dit bedrijf heeft daar geen boodschap aan. Dat EZ daaraan voorbij gaat spreekt boekdelen (niet digitaal geparafreerd ;-)). Wordt het niet eens tijd dat de Nederlandse Overheid intern kennis en ervaring deelt op ICT gebied? Nu voert de ene (overheids)organisatie een discussie over cruciale zaken met een leverancier terwijl tegelijkertijd een andere afdeling gewoon zaken doet met diezelfde leverancier.