Olympia Uitzendbureau heeft het uitzendproces voor alle vestigingen volledig gedigitaliseerd met Intraoffice van IntraData (onderdeel van Solipsis Document Management). IntraData heeft hiervoor een integratie gerealiseerd met de cloudsoftware van Pivoton. Dankzij de digitale handtekening is het uitzendconcern in staat om juridisch sluitend volledig papiervrij met zijn uitzendkrachten te communiceren.
Digitalisering helpt Olympia bovendien om de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Het betekent een efficiencyslag waardoor minder tijd gaat zitten in handmatige administratieve afhandeling, archivering van en het zoeken naar de juiste documenten. Daarnaast scheelt het aanzienlijk in andere postale kosten en worden fouten uitgesloten.
Naar omzet gerekend behoort Olympia tot de top van de uitzendbureaus in Nederlands. Franck Lamouller, cio van Olympia Uitzendbureau: ‘Het meest wezenlijke onderscheid ten opzichte van onze concurrenten is dat Olympia een franchiseorganisatie is; alle vestigingen worden gerund door zelfstandige ondernemers.’
Een belangrijke drijfveer voor Olympia om op zoek te gaan naar een rechtsgeldige oplossing voor het digitaal opslaan en ondertekenen van plaatsingsdocumenten, is het nog steeds toenemende belang van internet. Lamouller: ‘Voorheen gingen we naar kandidaten toe of kwamen zij langs op de vestiging om alle documenten te ondertekenen. Met de Intraoffice oplossing kan dat volledig digitaal en papiervrij. Dit betekent een enorme tijdwinst, verbeterde kwaliteit van serviceverlening richting de uitzendkracht en we sparen het milieu. Bovendien kan Olympia sneller schakelen en reageren op inleenverzoeken van de klant.’
Compliance
Een andere belangrijke reden is volgens Lamouller compliancy-vergroting. ‘Binnen de branche geldt een sterke bewijsplicht richting bijvoorbeeld de Belastingdienst. Het is bekend waar een compleet dossier aan moet voldoen, welke stukken verplicht zijn, zoals een contract en een kopie van het identiteitsbewijs. We kunnen nu eenvoudiger aantonen dat dossiers compleet zijn.’
Een van de redenen dat de keuze op Intraoffice is gevallen heeft alles te maken met de toekomst. ‘De oplossing is eenvoudig uit te breiden met extra functionaliteit’, aldus Lamouller. ‘Naast het elektronisch opslaan en elektronisch ondertekenen van documenten biedt het ook de mogelijkheid om aan te sluiten op een betaalplatform. Dit is nu nog toekomstmuziek, maar het is iets wat we zeker gaan overwegen.’
Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: ‘Olympia Uitzendbureau is een vooruitstrevende uitzender met ambitie. Met het in gebruik nemen van Intraoffice zet Olympia een concrete stap voorwaarts in het papiervrij werken. Papier is niet meer van deze tijd. Het is bewerkelijk, kostbaar en niet duurzaam. Met onze oplossing wordt 100 procent papiervrij communiceren met klanten heel eenvoudig. Documenten worden digitaal beschikbaar gesteld via het internet en kunnen eenvoudig via de smartphone rechtsgeldig worden ondertekend. Intraoffice is een moderne internet gebaseerde oplossing die eenvoudig te integreren valt binnen bestaande bedrijfsapplicaties.’
Dag Olympia, welkom in dé toekomstvisie van 1978. Dit was het jaar waarin het bedrijf Micronet voor het eerst de term “paperless office” commercieel gebruikte. Nu 36 jaar later heeft Olympia ook deze visie erkend en geadopteerd, en houd zelfs rekening met internet!
Olympia, gefeliciteerd met deze grote stap voorwaarts.