PNO Consultants, een internationaal full-service adviesbureau, gespecialiseerd in subsidies en innovatiemanagement, heeft gekozen voor eConnect@work om documenten en e-mails uniform op één centrale plaats op te slaan. Hiervoor maakt het gebruik van het projecten portaal in Sharepoint van Ettu en Epona voor de integratie van e-mail.
PNO Consultants is een full-service adviesbureau, gespecialiseerd in subsidies en innovatiemanagement. De consultants van PNO helpen organisaties bij het aanvragen van subsidies voor verschillende projecten, zoals WBSO en Europese subsidies. PNO levert subsidieadviesdiensten in heel Europa aan een diverse groep klanten: van innovatieve start-ups tot multinationals.
De uitdaging
Bij de subsidietrajecten worden veel documenten gemaakt en opgeslagen. Martijn Sellies, projectleider en Software Developer van PNO Consultants: ‘Om alle documenten en informatie op te slaan maakten wij gebruik van SharePoint 2007. We merkten dat de organisatie tegen de grenzen van de mogelijkheden van Sharepoint 2007 aanliepen. Om het risico van inefficiëncy vóór te zijn ging PNO op zoek naar een oplossing om documenten en e-mails uniform op één centrale plaats op te slaan. Hiervoor is PNO terecht gekomen bij de eConnect@Work-oplossing van ETTU.’
In het primaire proces worden veel documenten gecreëerd. De documenten van de verschillende klantdossiers worden vastgelegd in het documentmanagement gedeelte van Sharepoint 2013. Per klant kunnen er verschillende projecten worden aangemaakt. Dit kunnen kortlopende projecten zijn, zoals bijvoorbeeld een WBSO-aanvraag, maar ook een langlopend project zoals een Europese subsidieaanvraag. De medewerker beschikt in deze omgeving over één overzicht van alle klantinformatie, die bovendien eenvoudig doorzoekbaar is.
Projecten Portaal in Sharepoint
Sellies: ‘Subsidieaanvragen gaan in sommige gevallen over innovatieve projecten die strikt geheim zijn. In deze situaties zorgen wij ervoor dat alleen de medewerkers die bezig zijn op dit project toegang hebben tot het dossier. Een groot voordeel voor de medewerkers is daarbij dat documenten automatisch in het juiste project worden opgeslagen. Hierdoor wordt automatisch de juiste metadata toegevoegd en hoeft een medewerker dit niet meer handmatig te doen.’
Het Projecten Portaal biedt PNO onder andere een persoonlijke homepage met lopende dossiers, gepersonaliseerde (vergader)taken, incidenten en recent bezochte sites en -documenten; printmogelijkheid van informatie op het portaal door automatisch omzetten van informatie in een pdf-document; dossiers afsluiten en archiveren; een A-Z overzicht van de klanten- en dossiersites; zoekresultaten verfijnen op basis van documenttype, datum en auteur; snel en effectief informatie en documenten vinden; en het plaatsen van berichten, likes en reacties via de sociale newsfeed. Sharepoint beschikt daarnaast over veelgebruikte functionaliteiten, zoals het volgen van belangrijke documenten, het toekennen van ’tags’ en versiebeheer.
Koppeling
PNO maakt als bronsysteem gebruik van AfasProfit. In Afas Profit worden de klanten, projecten en administratie bijgehouden. Sellies: ‘We waren op zoek naar een mogelijkheid om gestructureerd nieuwe projecten aan te maken. Ons bronsysteem maakt het mogelijk om de projectadministratie te doen, dus waarom zouden we daar vandaan niet de verschillende sites laten aanmaken? Gelukkig bood eConnect@work standaard webservices, waarmee de koppeling tussen Afas Profit en Sharepoint al voor de helft gerealiseerd was. Zelf beschikten we over ontwikkelkennis om de koppeling te realiseren, waardoor we nu over een eenduidige en uniforme projectopbouw beschikken.’
Ook de rechten en rollen worden vanuit Afas Profit beheerd. Projecten waarvoor een non-disclosure agreement geld zijn alleen toegankelijk voor consultants die op het project werkzaam zijn.
Epona e-mailintegratie
Binnen PNO vindt veel communicatie per email plaats. Voorheen werd deze informatie niet in het dossier opgenomen, waardoor belangrijke informatie ontbrak. Sellies: ‘Uiteindelijk is het essentieel om alle informatie in één dossier te hebben. Consultants hebben veel persoonlijk contact en hiermee komt er veel informatie in persoonlijke inboxen terecht. Deze moeten uiteraard gedeeld worden met collega’s. Zeker omdat het vaak over innovatieve projecten gaat, is het belangrijk dat juist de e-mailcorrespondentie wordt opgenomen in het dossier. Wij maken dan ook gebruik van Epona voor de integratie tussen Outlook en Sharepoint.’
Als een medewerker een email verstuurd, wordt er automatisch gekeken in welk projectdossier de e-mail opgeslagen moet worden, inclusief eventuele replies. Naast het opslaan van e-mailcorrespondentie is het ook mogelijk favoriete dossiers weer te geven in Outlook. Hierdoor kan een medewerker direct de informatie vanuit Outlook raadplegen, zonder naar Sharepoint te gaan.
Overwegingen
‘Een belangrijke overweging voor ons was of we zelf Sharepoint zouden inrichten of kiezen voor een bewezen oplossing. We kwamen er al snel achter dat we niet opnieuw het wiel willen uitvinden. Binnen PNO zijn we gestandaardiseerd op het Microsoft-platform en ook op gebied van Sharepoint waren we op zoek naar een standaardoplossing. Zeker richting de toekomst biedt een standaardoplossing extra zekerheid, omdat we eenvoudig mee kunnen groeien met nieuwe versies van Sharepoint.’
PNO heeft zo min mogelijk aanpassingen gedaan aan het product en heeft met behulp van Ettu-specialisten de koppeling tussen Sharepoint en Afas Profit gerealiseerd. Daarnaast heeft PNO veel aandacht besteed aan de adoptie van eConnect@work. ‘Het laten landen van een oplossing is iets wat je niet mag onderschatten. Het succes van een software oplossing valt samen met het gebruik er van door de medewerker. Vandaar dat wij onze medewerkers in verschillende workshops hebben meegenomen in wat de voordelen van eConnect@work zijn. Want pas als ze de voordelen er van in zien, zal de oplossing daadwerkelijk gebruikt worden.’
Meerwaarde
Met de eConnect@work -beschikt PNO over een bewezen toepassing die het uniform en centraal opslaan van documenten en e-mails in Sharepoint faciliteert. Vanuit Afas Profit wordt automatisch de juiste metadata meegegeven en e-mails worden automatisch opgeslagen in het juiste dossier. Dit zorgt ervoor dat de consultants van PNO altijd over een compleet dossier beschikken, dat bovendien eenvoudig is te raadplegen, zowel vanuit Outlook als vanuit Sharepoint.
Doordat alle documenten en e-mails binnen Sharepoint worden opgeslagen en niet lokaal op laptops of computers, is de ict-afdeling minder tijd kwijt met beheer. Daarnaast worden de rechten over de verschillende klanten en projectsites centraal ingericht. ‘De communicatie tussen Ettu en PNO is erg goed verlopen. Gedurende het traject heeft Ettu ons geholpen om het product aan te passen aan onze organisatie. Bovendien heeft Ettu ons ondersteunt bij het realiseren van de koppeling tussen Sharepoint en Afas Profit. Dit heeft er dan ook voor gezorgd dat onze medewerkers erg positief reageren!’
