Hoewel Deventer tot de vijf oudste steden van Nederland behoort, werken de vijftienhonderd medewerkers van de gemeente op een aangename en moderne manier. De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte werkten al geruime tijd samen op het gebied van ict-diensten. Toen zij het het nieuwe werken project 'NWI' opstartten besloot men de overstap te maken naar een nieuwe omgeving waarbij Res One Workspace wordt ingezet voor het managen van de gebruikersprofielen.
De samenwerkende gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte hadden een oude Windows Vista-omgeving. Iedere medewerker had een eigen pc, met lokaal geïnstalleerde software. De software werd via een active directory naar de gebruikers en de werkplekken gedistribueerd en dat ging niet altijd even goed: ‘Negen van de tien keer was de gebruiker gekoppeld aan een werkplek en kon dan niet verhuizen’, vertelt Remco Tigchelaar van de afdeling Werkplekbeheer bij de gemeente Deventer.
‘Dat zorgde ervoor dat we weinig flexibel konden zijn. Ook het werken op andere locaties was ingewikkeld. Wilde je thuiswerken, dan moest je heel ouderwets via een ip-verbinding je eigen pc overnemen. Onze wens was ‘het nieuwe werken’ voor de medewerkers van de drie gemeenten te faciliteren, waarbij iedereen overal moet kunnen werken.’ De gemeente besloot over te gaan op een virtual desktop infrastructure (vdi), maar wist nog niet welke specifieke oplossing het meest geschikt zou zijn. ‘We wilden voorkomen dat gebruikers toegang zouden krijgen tot applicaties waar ze geen gebruik van maken, want dat zou enorm in de kosten gaan lopen. We hadden dus een oplossing nodig waarmee je centraal kunt regelen dat iedereen precies die software krijgt die hij nodig heeft.’
Complexiteit verminderen
De gemeente Deventer besloot de Windows Vista-omgeving te vervangen door Windows Thinpc en gebruik te gaan maken van eenvdiI-oplossing met Windows 7, in combinatie met Microsoft System Center Configuration Manager. Voor het managen van de gebruikersprofielen viel de keuze al snel op Res One Workspace omdat Tigchelaar daar bij een vorige werkgever goede ervaringen mee had.
‘Ik kende Res Software al en wist dus goed wat er allemaal mogelijk was. Res One Workspace biedt veel mogelijkheden en flexibiliteit en je kunt alles per gebruiker inregelen. Je biedt alleen de applicaties aan waar medewerkers recht op hebben, dus je zit niet met kosten voor licenties die niet gebruikt worden. Er zit een heel handig licentiemechanisme voor het vrijgeven van applicaties in Res One Workspace. Zijn er maar twintig licenties van bepaalde software aangekocht, dan krijgt de 21ste gebruiker de melding dat de licenties op zijn. Wat ook belangrijk voor ons was bij de keuze voor Res Software, is dat je alles kunt standaardiseren. Waar je ook bent en op welk apparaat je ook inlogt, het ziet er allemaal hetzelfde uit.’
Vlotte implementatie
Voor de implementatie van de nieuwe infrastructuur werd door specialist in professionele it-infrastructuren PQR, in samenwerking met de it-afdeling van de gemeente Deventer een ontwerp voor het vdi-concept op basis van VMware View gemaakt. ‘Voor je de infrastructuur opnieuw gaat inrichten, moet je eerst een aantal zaken duidelijk hebben’, zegt Tigchelaar. ‘Wat voor database wil je bijvoorbeeld gaan gebruiken? En omdat we met verschillende gemeenten op verschillende locaties werken, moesten we de verbindingen tussen de locaties in kaart brengen. Zit er ergens een te trage verbinding dan moet je daar van tevoren rekening mee houden. Met een relay server zou je dan het netwerk kunnen ontlasten. Gelukkig bleek het allemaal glasvezel te zijn, dus dat bleek geen obstakel. Toen we alles eenmaal duidelijk hadden en er een ontwerp voor het netwerk op tafel lag, konden we samen met PQR van start gaan met de implementatie.’
De implementatie verliep vlekkeloos. ‘Het was echt zo gebeurd’, stelt Tigchelaar. ‘Het meeste werk zit niet in de installatie, maar in het inrichten en het toewijzen van rechten en applicaties. Maar dat is logisch met ruim negenhonderd applicaties en objecten.’ In totaal heeft de gemeente Deventer nu dertienhonderd licenties van Res One Workspace in gebruik.
Intuïtieve software
Eén van de grootste voordelen van Res One Workspace vindt Tigchelaar de eenvoud van het beheer. Met name de helpdesk heeft hier veel baat bij: ‘Je hoeft geen lange trainingen te volgen om de software te leren bedienen. Het is makkelijk uit te leggen en je kunt heel intuïtief de weg vinden in het systeem. Dankzij deze eenvoud is het voor onze helpdeskmedewerkers veel makkelijker om vragen van medewerkers te beantwoorden en hen te helpen bij problemen. Maar ook is het fijn dat wij het ‘gedrag’ van de laptops goed kunnen sturen met Res One Workspace. Het maakt het mogelijk om te zien of de gebruiker zich binnen ons eigen netwerk of daarbuiten bevindt. Handig voor bijvoorbeeld drive mappings. Daarnaast hebben gebruikers geen recht om iets aan te passen op de laptops. Res One Workspace heeft ons eenvoud en standaardisatie gebracht.’
Productievere it-afdeling
Voor de gebruikers is er niet zo heel veel veranderd, behalve dat veel dingen sneller gaan dan voorheen, vertelt Tigchelaar. ‘Wanneer mensen in de oude omgeving bijvoorbeeld de icoontjes in hun opstartscherm wilden aanpassen, maakten we virtuele applicaties van de opstart-icoontjes met behulp van App-V. Nu gaat dat veel sneller doordat we in Res One Workspace hetzelfde bereiken in een paar muisklikken. Dat wordt door onze gebruikers als erg prettig ervaren. Maar het is vooral de it-afdeling die veel tijdwinst boekt. Waar we vroeger handmatig op de verschillende pc’s updates en software moesten installeren, doen we dat nu centraal en gestandaardiseerd. We kunnen alles wat we doen herleiden, dus je weet altijd precies waar wat geïnstalleerd staat. Daardoor hebben we nu tijd om te innoveren, waar we vroeger alleen maar bezig waren met brandjes blussen. Bovendien kunnen we nu vanuit één locatie drie gemeenten bedienen.’
