Shadow IT is alle binnen een organisatie gebruikte it die buiten de it-afdeling valt. Het zijn toepassingen waar de business of een medewerker mee werkt om zijn productiviteit te verhogen, zónder fiat van it. De benaming Shadow IT wordt ook in combinatie met termen als Stealth IT en Rogue IT gebruikt om oplossingen aan te duiden die voor andere afdelingen dan it worden gespecificeerd en geïnstalleerd. Mensen lopen niet expres buiten de lijntjes, ze willen gewoon optimaal kunnen werken. Maar wildgroei is niet het soort groei dat je wilt realiseren. Business en it moeten dit met elkaar oplossen.
Waar komt Shadow IT vandaan?
Peter Hinssen legde in 2008 met zijn boek Business/IT Fusion de vinger op de zere plek. SaaS kwam net op. Volgens Hinssen heerste er een diep wantrouwen tussen business en it. Vooral door hun verschillende denkwijzen en -patronen. Business vindt it te traag, it vindt business te snel om veiligheid te kunnen waarborgen. Fuseren, luidde Hinssens advies. Alleen kwam daar in de praktijk weinig tot niets van terecht. De business ging zijn eigen weg, investeerde zelf in oplossingen. Tot en met het downloaden van gratis apps en oplossingen. Snel en handig. Flexibiliteit is en blijft een business-accelerator.
Hoe en waar kan een reseller op de hoogte blijven van het thema?
Het internet staat inmiddels vol betrouwbare, leerzame bronnen over Shadow IT. Van definities tot en met adviezen. Ik raad resellers sowieso aan de standaardkanalen te raadplegen, zoals gerenommeerde vakbladen. Daarnaast zijn er vooraanstaande onderzoeksbureaus die erover publiceren. Op Forbes.com heb ik een goed artikel over Shadow IT gelezen, wat vertelt dat cio’s er blij mee zouden moeten zijn. Kortom, het leeft. De onderliggende trend dat de business en de marketing weer controle over het it-budget zouden moeten krijgen speelt hierbij een belangrijke rol.
Puur de softwareverkoop zal er niet door toenemen. Shadow IT biedt nieuwe kansen. Veel mensen zien het als een belangrijke bron van innovatie. De spontaan ontstane systemen kunnen dienen als prototypes voor toekomstige, wél door it goedgekeurde oplossingen. Daarentegen voldoen Shadow IT-oplossingen meestal niet aan de wensen van de it-organisatie op het gebied van toegang, controle, documentatie, beveiliging, betrouwbaarheid en stabiliteit. Voorbeelden hiervan zijn eigen usb-sticks of andere draagbare data storage-apparaten, MSN Messenger/Skype, Dropbox, Evernote, Gmail of andere maildiensten, maar ook zelf ontwikkelde Access-databases en zelf ontwikkelde spreadsheets. Het speelveld waarin de reseller zich beweegt wordt alsmaar complexer. Dat vraagt om oplossingen op meerdere niveaus.
Tegenwoordig heeft elke verkoper alle oplossingen die hij nodig heeft om zijn eigen succes te creëren op zijn smartphone. Zeker door de komst voor cloud providers zoals Netsuite en Salesforce; file sharing sites zoals Dropbox en Box; en social media sites zoals Yammer. Zodoende kan een reseller zijn klant direct laten zien welke voordelen de flexibiliteit van de cloud biedt. Je hebt altijd en overal inzicht in wat je doet. Dat vergroot je kans op succes. Al met al zijn er genoeg mogelijkheden voor resellers om met Shadow IT aan de weg te timmeren.
Hoe kan/moet een reseller zijn klant adviseren over het thema?
Shadow IT kan behoorlijke ingrijpende gevolgen hebben. Ik raad resellers aan om klanten te wijzen op de vele pijnpunten binnen een organisatie, zoals: verspilde tijd, inconsistente business-logica, inconsistente aanpak, verspilde investeringen, inefficiënties, toegenomen risico op dataverlies of -lekkage, barrières naar verbetering, disfunctionele organisatie en in zijn totaliteit een negatief effect op de totale it-afdeling.
Nogmaals, je medewerkers gebruiken Shadow IT niet om de boel te frustreren, maar om productiever te zijn. Gebruiken ze thuis met plezier een applicatie die ze beter past dan die op de zaak, dan is het wachten tot ze er ook voor hun werk gebruik van gaan maken. Het is ook niet zo dat de ene applicatie even schadelijk is als de andere. Je klant helpen daarin onderscheid te maken is dus ook een belangrijke taak. Een reseller kan hier vast en zeker iets op bedenken. Klanten hebben niet altijd voldoende inzicht in deze materie. Het vraagt om een stuk veranderingsmanagement. Help ze daarbij. Je moet daarbij wel goed in de gaten houden dat je niet alsnog een tweedeling krijgt in de organisatie. De hamvraag is hoe je Shadow IT weghaalt waar hij zich openbaart en deze als een verloren zoon weer terugbrengt naar de it.
Wat zijn specifieke ontwikkelingen binnen het thema?
It moet nu echt een businesspartner worden, proactief zijn en mogelijkheden creëren om samen met de business te acteren. Dat levert niet alleen veel op, maar je gaat er uiteindelijk ook kosten mee besparen. Shadow IT leidt namelijk ook tot excessen. Zo schrijft Gartner 35 procent van alle spam toe aan niet-geautoriseerde it. Het is echt de hoogste tijd dat de lang verwachte fusie tussen business en it er komt. Gelukkig zie ik al een trend dat cio/cfo’s steeds meer onderzoeken hoe ze er volledig voor de business kunnen zijn. Ze willen de kloof overbruggen.
In plaats van omzetverhoging verwacht ik meer een -verschuiving. In 2014 liepen deze uitgaven op en gemiddeld bedroegen de uitgaven aan Shadow IT 5 tot 15 procent van het totale it-budget van bedrijven. Onderzoekers van Canopy voorspellen dat deze uitgaven zelfs oplopen tot 20 procent. 60 procent van de Nederlandse cio’s denkt dat het steeds gebruikelijker wordt om te investeren in Shadow IT. Gartner geeft aan dat in 2015 35 procent van de Enterprise it-uitgaven voor de meeste organisaties buiten de it-budgetten wordt gemanaged. De macht is aan het verschuiven. Een vernieuwd speelveld biedt kansen voor iedere reseller.
Over Jarno van Hurne
Jarno van Hurne is product marketing director bij Exact Business Solutions. Samen met zijn team is hij verantwoordelijk voor de toekomstige ontwikkeling van de oplossingen van Exact, in lijn met de strategische richting van de onderneming en de wensen van de wereldwijde doelmarkten waarop Exact actief is. Daarvoor was Jarno als Business Line Director Wholesale verantwoordelijk voor alle oplossingen voor groothandels wereldwijd. Van Hurne heeft diverse andere marketing, consultancy en support management rollen bekleed bij Exact. Hij heeft een bachelor in Commerciële Economie van Hogeschool ‘s-Hertogenbosch, een Master in Bedrijfskunde van de Radboud University Nijmegen en is Computble-expert voor de topics ICT-branche, CRM en ERP.
