Let op de valkuilen bij een implementatie

Steeds vaker kiezen organisaties ervoor om al hun administratieve processen te automatiseren binnen één enkel systeem, door de inzet van erp-software. Vol enthousiasme stellen ze een wensenlijst van functionaliteiten op en maken ze een selectie uit de vele aanbieders. Tot zover alleen maar blije gezichten. Maar nu komt de meest cruciale fase van het project: de daadwerkelijke implementatie. In de praktijk zie ik het daar nog wel eens misgaan.

1. Bestaande processen blijven gehandhaafd
   De komst van nieuwe bedrijfssoftware is dé kans om ingeslepen patronen te doorbreken en te verbeteren. Toch zie ik bij veel organisaties – en met name bij de uitvoerende afdelingen – angst om veranderingen ook daadwerkelijk door te voeren. Zorg er dus voor dat je (tijdelijk) de juiste expertise inhuurt om alle processen te screenen, en de toegevoegde waarde van het nieuwe systeem en de daardoor verbeterde processen te laten zien. Ook de software zal je helpen bij de overstap: moderne software bevat een goede en functionele helpfunctie.

2. Er is gebrek aan een duidelijke visie
   Als er geen echte visie is, gaat natuurlijk niets écht verbeteren. De implementatie van een erp-systeem vereist duidelijk leiderschap en een krachtige visie. Heilige huisjes en je oor laten hangen naar ieders wens brengen de doorlooptijd en de juiste inrichting in gevaar.
   Door vóóraf de visie te bepalen en gedurende de implementatie continu de stip op de horizon te bewaken, waait de implementatie niet alle kanten op. Wees duidelijk en toon lef en daadkracht.

3. De implementatie is alleen een ‘hr-feestje’, niet dat van de gehele organisatie
   Neem als voorbeeld de inzet van de hr- en payrollsoftware, met name employee self service- en manager self service-functionaliteiten (ess en mss). Door de inzet hiervan kun je als organisatie de verantwoordelijkheid bij de bron neerleggen. Processen als declaraties of het doorgeven van een roosterwijziging start de medewerker zelf. De software zorgt ervoor dat het proces via workflows op de juiste manier door de organisatie wordt gecontroleerd en geaccordeerd. Betrek dus iedereen bij de veranderingen die de inzet van een ess- en mss-softwaresysteem met zich mee brengt.

4. De implementatie gebeurt op de big bang-manier
   Met de wens om alle processen te verbeteren, willen sommige organisaties nog wel eens alles tegelijk inrichten. Maak deze fout niet, want een bedrijf kan dit tempo van wijzigingen vaak niet aan in een te korte periode. Zie de implementatie als het bouwen van een huis. Je start altijd met een goede basis: de fundering van je systeem. Door bovenop deze basis het huis te bouwen met de meest benodigde zaken als een keuken, wc, badkamer en slaapkamers, ben je al in staat om het huis bewoonbaar te verklaren. Nadat je er een tijdje woont, ben je gewend aan je huis en heb je oog voor verbeteringen. Er komt een veranda, de garage wordt gebouwd en er komt een dakkapel op het dak. Maak nu eens de vergelijking met een software-implementatie. Je zult er versteld van staan dat juist een gefaseerde aanpak op de langere termijn vele malen efficiënter is en uiteindelijk minder tijd kost.

5. Niet genoeg capaciteit binnen de organisatie
   De basisimplementatie hoeft over het algemeen niet veel consultancytijd te kosten, zeker als je gebruik maakt van standaardsoftware. Juist in het aanpakken van vastgeroeste administratieve processen gaat tijd zitten. Maar vaak ligt bij organisaties de werkdruk al zo hoog, dat veel managers niet voldoende uren beschikbaar hebben om deel te nemen aan alle projectactiviteiten. Schakel dan ook extra (externe, tijdelijke) capaciteit in, die de juiste kennis heeft. Zorg er ook altijd voor dat die kennis daadwerkelijk wordt overgedragen naar de eigen medewerkers. Door die externe hulp al in de voorselectie te betrekken om de gewenste richting te bespreken, verloopt de implementatie nog soepeler.

Mijn belangrijkste boodschap bij een implementatie? Wees niet bang om te leren van organisaties die je vóór zijn gegaan. Leer van elkaar en ga ervoor. Dan zal er ook voor jouw organisatie gegarandeerd een mooie toekomst gloren.