4 tips voor digitalisering documenten

Het digitaal verwerken, opslaan en delen van bestanden kan organisaties efficienter maken. De overstap naar een gestructureerde digitale documentomgeving levert bijvoorbeeld tijdwinst op, scheelt in de kosten en leidt tot betere dienstverlening naar klanten en partners. Documentdienstverlener Ricoh deelt vier tips voor de overstap naar digitaal documentbeheer.

1. Maak een duidelijk plan

Weinig organisaties hebben duidelijk in kaart hoe het ervoor staat met hun (digitale) documenthuishouding. Daarom is het raadzaam om eerst vast te stellen in welke mate al digitaal wordt gewerkt en welke stappen er nog genomen moeten worden? Ricoh hanteert voor digitaal werken de definitie: ‘Werken waar en wanneer u wilt met altijd de juiste gedigitaliseerde bestanden bij de hand; op desktop, laptop, tablet of smartphone.

Productmarketeer Benelux, Wouter Hendriks : ‘Maak een plan met heldere afspraken en zorg voor een goede organisatie, zodat afspraken worden nageleefd. Voordat u nadenkt over processen, software en hardware is het zaak om de volgende vragen te stellen: Wat wil ik bereiken met digitaal werken? Welke werkprocessen wil ik digitaliseren en automatiseren? Wie zijn de eindgebruikers: medewerkers, en misschien ook klanten, partners en bezoekers met wie ik die bestanden wil delen?’

2. Breng documenten in kaart

Om te ontdekken wat de relevante verbeterpunten zijn, brengt u eerst in kaart welke documenten er in uw bedrijf in omloop zijn. Denk aan alle in- en uitgaande post en e-mails met bijlagen, alle fysieke en digitale bestanden die u en uw werknemers aanmaken en alle gegevens die via systemen binnenkomen zoals klantgegevens.’

3. Vraag hulp van experts

Bedenk goed welke apparatuur en software uw organisatie nodig heeft. De markt biedt een scala aan hardware- en software-oplossingen voor digitaal documentbeheer. Gespecialiseerde bedrijven bieden geïntegreerde oplossingen waarbij die onderdelen zijn geoptimaliseerd. Win advies in bij experts. 

Hendriks: ‘Kies bijvoorbeeld voor tablets als uw medewerkers veel op pad zijn en regelmatig digitale informatie doornemen met klanten, partners en collega’s. Kies voor smartphones als u altijd en overal de juiste informatie wilt benaderen, zonder een  computer op te starten. Kies voor laptops als uw werknemers ook thuis of op andere locaties moeten werken.’

4. Kijk ook buiten de eigen organisatie

Volgens Hendriks zijn managers, ict’ers en hoofden informatiehuishouding vooral gefocust op de eigen organisatie. ‘Digitalisering van documentstromen biedt juist de mogelijkheid om de organisatie efficiënter te maken door betere gegevensuitwisseling met externen. Denk aan accountants, banken, de Belastingdienst en overheden. Zij werken in toenemende mate ook digitaal. Door gegevensuitwisseling met geautoriseerde medewerkers, klanten en partners worden processen versneld.’