Exportvergunningen vormen een groot risico

Exportvergunningen dienen onderdeel uit te maken van de aanpak rond governance en informatiebeveiliging. Hoe ga je om met aanvragen voor leveringen aan het buitenland? Doe je dat niet juist dan gaat dit vroeg of laat heel veel geld kosten.

De lijsten met verboden producten worden steeds langer en gedetailleerder. Exportvergunningen vormen daardoor een steeds groter risico.

Ik heb jarenlang gewerkt in de logistieke sector van Rotterdam en was onder andere exportmanager bij grote handelsfirma’s. De vraag of goederen aan bepaalde landen, bedrijven of personen mochten worden geleverd, was daarbij een continue bron van zorg. Het was heel lastig om te ontdekken wat nu wel of niet mocht worden geleverd.

Boycotlijst

Veel salesmanagers halen orders binnen van buitenlandse afnemers. Maar mag je die goederen of diensten eigenlijk wel leveren? Gisteren mocht het wellicht nog, maar is dit vandaag ook nog steeds toegestaan?

Antwoord geven op die vraag lijkt heel eenvoudig: een kwestie van checken of die producten op een boycotlijst staan. Maar ja, welke lijst hanteer je dan? Een Nederlandse lijst? Een overzicht van de EU? Of kijk je voor de zekerheid ook nog even wat de Amerikanen van zo’n levering vinden? En hoe accuraat is de lijst die je gebruikt eigenlijk? Of hoe oud?

Zelf zoeken

Lang niet ieder product mag zomaar aan een buitenlandse klant worden geleverd. Soms is dat overduidelijk. Denk aan producten voor militaire doeleinden. Maar in andere gevallen is het veel minder duidelijk. Denk aan groene verf. Niks mis mee als je die aan een Duits bouwbedrijf wilt leveren. Maar hoe zit dat met een import/exportbedrijf uit Mali? Of een ondernemer uit Wit-Rusland die wel eens verdacht wordt van illegale handel in wapens? Gaat die groene verf gebruikt worden voor het onderhouden van een school of ziekenhuis? Of voor het camoufleren van pantserwagens?

Zelf op zoek gaan naar overzichten met voor het land van herkomst van je klant verboden goederen is onbegonnen werk. Die lijsten zijn lastig te vinden en je kunt vaak ook niet goed inschatten hoe compleet of gedateerd zo’n lijst eigenlijk is. Bovendien wil je niet dat je verkoper dit zelf moet uitzoeken. En je wil al helemaal niet dat hij hier fouten mee maakt. Want de boetes kunnen enorm zijn.

Automatiseren

Het mooiste is als je dit kunt automatiseren. Waarbij op het moment dat je in het crm- of verkoopinformatiesysteem een nieuwe klant of een nieuwe order aanmaakt al direct een aantal controles worden uitgevoerd. Waarbij liefst ook meteen het gehele werkproces geblokkeerd wordt, mocht er van een positie match sprake zijn.

Eigenlijk zou dit een standaard feature in ieder erp- of crm-pakket moeten zijn. Uit ervaring weet ik dat dit niet het geval is. Soms kent zo’n pakket een omslachtige procedure en is de content – de lijsten met verboden goederen en de landen, bedrijven of personen waarvoor deze verboden gelden – niet op geautomatiseerde wijze toegankelijk. In andere gevallen wordt de content simpelweg niet goed bijgehouden. Daardoor loop je als business manager grote risico’s.

Exportvergunningen: steeds meer verboden

De afgelopen jaren zijn de lijsten met verboden producten en verdachte afnemers en landen sterk in omvang gegroeid. Bovendien veranderen deze overzichten vrijwel dagelijks. Veel ondernemers onderkennen weliswaar dat hier een risico zit, maar het ontbreekt nog wel eens aan voldoende urgentie. Men denkt dat het wel los zal lopen. Of dat zij als bedrijf te klein zijn om door controlerende instanties gevolgd te worden.

Niets is minder waar. Zowel de Europese als Amerikaanse overheden zijn heel scherp en actief als het gaat om handelsbeperkingen. Bovendien kunnen de boetes zo hoog zijn, dat dit zomaar het einde van de onderneming kan betekenen. Terwijl dit soort problemen eigenlijk eenvoudig te voorkomen zijn door standaard een check in de werkprocessen op te nemen of er voor de klant en de goederen waar het om handelt een exportvergunning afgegeven kan worden.

Richard Groenendijk, general manager AEB  Nederland