De opkomst van digitalisering van documenten, analyse van grote databestanden (big data) en cloud computing bieden volop kansen voor inkoopafdelingen. Zeker op het gebied van indirecte inkoop is nog veel winst te behalen. 'Grote organisaties kunnen miljoenen euro's besparen door met behulp van ict en centrale bedrijfsvoering hun gefragmenteerde inkoop aan te pakken.' Dat zegt Mike Hermes, principal business consultant procure 2 pay, logistics, finance en hrm bij Ricoh. Hij legt uit dat veel bedrijven de administratie van hun directe inkoop op orde hebben en koppelen aan het erp-systeem. Daardoor zijn de kosten van goederen en diensten die direct met het eindproduct te maken hebben vaak helder.
Indirecte inkoop
Voor de indirecte inkoop, de inkoop van goederen die de eigen bedrijfsvoering ondersteunen, ligt dat anders. Die indirecte inkoop -met als klassiek voorbeeld de aanschaf van stoelen en bureaus- is meestal minder centraal georganiseerd. Hermes: ‘Vaak is dat historisch zo gegroeid. Bedrijfsonderdelen, vestigingen en dochterbedrijven werken in veel gevallen als zelfstandige eenheden, met plaatselijke budgethouders die graag eigen baas blijven over lokale leveranciers.’
Bijdrage aan bedrijfsdoelstellingen
Hermes legt uit dat sinds de crisis organisaties kritischer kijken waar ze kosten kunnen besparen. Daarbij wordt inkoop niet meer als een operationele afdeling gezien, maar moet die tak ook bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Door taken te centraliseren kan flink bespaard worden op inkoopkosten.
Maar er kan met de juiste procedures meer worden verbeterd. Zo blijkt uit onderzoek van onder meer Ricoh onder 300 Nederlandse inkoopprofessionals dat 72 procent geen proces heeft voor het vinden van de juiste leveranciers. Daarnaast heeft meer dan de helft (52 procent) geen vastgelegde procedure voor het opvragen van offertes.
Analyse inkoopgegevens
Hermes wijst erop dat de analyse van inkoopgegevens steeds belangrijker wordt. ‘Alleen weten wat er in welke hoeveelheden aangeschaft wordt is onvoldoende. Prijs- en kwaliteitsvergelijking, het monitoren van afspraken in contracten, een grondige analyse van alle uitgaven zullen steeds belangrijker worden. Dat zijn analyses die een bedrijf in staat stelt om niet efficiënte inkoopketens op te sporen en aan te pakken. Belangrijke vragen zijn: bij wie en door wie?, hoe vaak? en tegen welke condities? Software kan daarin een belangrijke rol spelen.’ Aldus de business consultant.
Hermes: ‘Vroeger draaide het bij gesprekken met klanten van zo’n systeem om vragen als ‘hoe plaats ik een bestelling in het systeem? Maar de systemen en dus ook de vragen zijn veranderd. Moderne systemen zijn zo gebruiksvriendelijk dat iedereen die een keer op internet een bestelformulier heeft gezien ermee overweg kan. Gebruikers hebben nu hele andere vragen. Ze willen veel meer inzicht in uitgaven: ‘Waar gaat het geld van de inkoop van mijn organisatie precies heen?’ Managers willen weten aan welke knoppen ze moeten draaien om kosten bij te sturen. Er komen ook steeds meer digitale dashboards in de systemen. Zo kunnen bijvoorbeeld verbanden worden gelegd tussen geografische gebieden of seizoensinvloeden.’
SaaS en cloud
Hij legt uit dat tot voor de opkomst van ontwikkelingen als cloud computing en Software as a Service (SaaS) systemen voor de automatisering van inkoop vooral het domein van grote, dure en logge erp-leveranciers was. ‘Maar door de opkomst van cloud computing, waarbij bedrijven software als dienst afnemen en de opkomst van apps, kiezen bedrijven steeds vaker voor gespecialiseerde applicaties die snel in te passen zijn in de bedijfs-ict.’
Hij stelt dat de systemen van leveranciers als Readsoft en Basware door hun intuïtieve ontwerp vaak veel gebruiksvriendelijker zijn. ‘Met behulp van analyse tools worden uitgaven beter zichtbaar en ontstaat tactische en strategische informatie over inkoop.’
Meer weten?
Lees meer over hoe u documenten zoals inkoopfacturen het best kan digitaliseren. Download het gratis e-book Documenten digitaliseren doe je zo.
