Verborgen papier- en handlingskosten aanpakken met e-formulier

Steeds meer bedrijven en organisaties vervangen papieren formulieren door e-formulieren. Door het gebruik van mobiele apparatuur en apps op de werkvloer kunnen die digitale formulieren steeds gemakkelijker en sneller worden verwerkt. Maar er zijn ook uitdagingen. Hoe richt je de documenthuishouding in? Welke app kies je? En is een e-formulier in alle situaties handiger dan een papieren document?

In vrijwel alle organisaties spelen formulieren een belangrijke rol in de bedrijfsvoering. Handelingen, processen en bijvoorbeeld leveringen worden vaak gestart, gecontroleerd of goedgekeurd met een formulier. Hoewel er steeds meer wordt ingezet op digitalisering, zijn er nog steeds allerlei situaties waarin er gebruik wordt gemaakt van papieren formulieren. Bijvoorbeeld op de productievloer van fabrieken, zorgverleners aan het bed of vrachtwagenchauffeurs die een lading afleveren.

Uitwisseling tussen bedrijven

Voor de ondersteuning van digitale formulieren is het van belang dat in de hele keten, dus ook tussen verschillende bedrijven of organisaties, de digitale documenten uitgewisseld kunnen worden. Daarvoor moeten alle betrokkenen beschikken over apparatuur met een scherm. Ook is vaak een internet- of netwerkverbinding nodig om de order, vracht of zorgtaak direct in de achterliggende systemen te verwerken. De achterliggende systemen moeten daarvoor met elkaar kunnen communiceren. Daardoor lijkt het gebruik van papier in eerste instantie meestal goedkoper. Toch kost die verwerking van papieren formulieren uiteindelijk vaak meer geld en tijd. De informatie van het papier zal toch ergens gedigitaliseerd worden. Dus dat betekent scannen of handmatig invoeren en dat is minder efficiënt dan wanneer het formulier direct digitaal wordt opgeslagen en verwerkt. 

Verborgen kosten

Wouter Hendriks, product marketeer Ricoh Nederland: ‘Het gebruik van papieren formulieren brengt verborgen kosten met zich mee. Zo wijst een studie van AIIM uit dat het produceren en distribueren van een papieren formulier gemiddeld zo’n vijf euro kost. Tel daarbij nog drie euro op voor het verwerken van dat formulier en je hebt reden genoeg om op zoek te gaan naar alternatieven.’

Hij vervolgt: ‘Uiteraard kost het inrichten van een omgeving voor de uitwisseling van digitale formulieren ook geld. Het gaat bijvoorbeeld om de aanschaf van apparatuur en software (apps), onderhoud en beheer. Die investering betaalt zich meestal uit in efficiëntere bedrijfsvoering waardoor doorlooptijden en productie omhoog gaan. Het voordeel van digitaal documentbeheer is bijvoorbeeld dat bestanden vanaf meerdere locaties toegankelijk zijn. Iedere geautoriseerde gebruiker heeft toegang tot het bestand en kan meteen bij het formulier.’ 

Apps

De acceptatie van mobiele apparaten op de werkvloer en de inzet van internettechnologie (html5) heeft er voor gezorgd dat er diverse app-aanbieders zijn van mobiele e-forms oplossingen. Hendriks vertelt dat het veelal gaat om zogenoemde hybride apps. Anders dan een native-app, die speciaal voor één type besturingssysteem wordt ontwikkeld, vormt de hybride app de schil voor een web applicatie. ‘Hiermee kunnen wel alle functies van een mobiel apparaat worden aangesproken zoals geolocatie, camera functie, luidspreker en bijvoorbeeld een touchpad voor het plaatsen van een handtekening. Bij de hybride app kan het bouwen van het formulier in de html5-omgeving plaatsvinden. Bovendien kunnen hybride apps meestal door de eigen ict-afdeling ontwikkeld en beheerd worden. Dat kan flink schelen in de kosten. Het maakt nieuwe toepassingen mogelijk voor e-forms, terwijl de ontwikkeling, distributie en het onderhoud van de formulieren centraal in de hand gehouden kan worden.’

Hendriks wijst er tot slot op dat het belangrijk is om voor de ontwikkeling van de app voor digitale formulieren eerst de processen goed in kaart gebracht moeten worden. ‘Gespecialiseerde documentdienstverleners kennen de uitdagingen die horen bij zo’n transformatie van papier naar digitaal en begrijpen waar binnen  jouw  organisatie kansen liggen om processen, diensten en de verwerking van formulieren beter in te richten.’