De gemeente Gouda heeft de aanschaf en implementatie van een applicatie voor digitaal en zaakgericht werken ondergebracht bij ict-dienstverlener Green Valley. De gemeente gaat alle huidige opslagmedia- waaronder Windows-netwerkschijven- uitfaseren en gebruik maken van een volledig centraal ingericht geheugen voor de gehele gemeentelijke organisatie.
Na een uitgebreid selectietraject is gekozen voor de zaaksuite van de Delftse softwareleverancier. Met de nieuw aangeschafte componenten moet de digitalisering van de informatievoorziening en de dienstverlening bij de gemeente verder vorm krijgen.
Het dms-component (document management systeem) van de suite vervangt netwerkschijven en andere opslagmethoden en wordt door de leverancier ‘het geheugen van de gemeente’ genoemd. Een belangrijk onderdeel van de gegunde opdracht is de levering van documentmanagement-functionaliteiten waarmee alle informatie die de gemeente nodig heeft om haar taken goed uit te voeren worden beheerd en gecreëerd. ‘Het gaat niet alleen om zaakgerichte gegevens en dossiers, maar juist ook project- en andere samenwerkingsgerelateerde dossiers, persoonlijke documenten van medewerkers en gerepliceerde basisgegevens’, licht de leverancier toe.
Dms
Green Valley: ‘Door de aanschaf van het dms en onze zaaksysteemfunctionaliteiten kiest de gemeente Gouda ook voor een integratie met haar frontoffice-applicaties.’ De dienstverlener levert al het cms van de gemeentelijke website. ‘De combinatie die in de komende maanden gerealiseerd gaat worden is één geïntegreerd geheel. Gouda hoeft zich dus niet bezig te houden met koppelingen tussen het front- en het midoffice en het aansturen van twee leveranciers, maar kan zich volledig focussen op waar het echt om draait: het digitaliseren van de informatievoorziening en het verbeteren van de dienstverlening.’
Andere onderdelen van de opdracht zijn de levering van documentcreatiesoftware, het inrichten van de top-8 zaaktypen en de migratie van de gegevens uit het huidige dms van Gouda naar het dms binnen de zaaksuite van Green Valley. Hiervoor doet de leverancier ook een beroep op haar partners Xential en Daadkracht.
