Tebodin Consultants & Engineers is een internationaal advies- en ingenieursbureau dat diensten verleent in markten als olie en gas, infrastructuur, industrie, gezondheid en voeding. Inmiddels zit het bedrijf in meer dan twintig landen met vijftig kantoren en zo’n 4900 medewerkers. ‘We wilden al onze bedrijven kunnen volgen, ook financieel. Exact heeft dat voor ons mogelijk gemaakt,’ vertelt Sjoerd van Balen, group controller bij Tebodin.
Tebodin heeft zijn wortels in Den Haag, maar steeds sneller breidde het bedrijf uit naar nieuwe landen. Door die continue – en laatste jaren snelle – groei was het zaak alle vestigingen financieel goed te blijven volgen. Sjoerd van Balen, group controller: ‘Vanwege het grote aantal projecten dat wij internationaal uitvoeren, is reguliere financiële rapportage van cruciaal belang. Het management stuurt op een aantal financiële variabelen die eenduidig zijn geformuleerd voor alle landen. Op deze manier kan er tijdig worden ingegrepen bij geconstateerde afwijkingen.’
Het financiële pakket dat Tebodin tot een paar jaar geleden gebruikte, bood niet de mogelijkheid mee te kijken in de verschillende financiële administraties. Van Balen: ‘En het was ook een beetje: ’s lands wijs, ’s lands eer. We kampten met een lappendeken aan financiële gegevens, die soms handmatig vanuit een lokale administratie bij ons in het systeem gezet moesten worden.’
Autonomie
Aan een nieuw administratief systeem werden de nodige eisen gesteld. Van Balen: ‘We wilden natuurlijk van het handmatige werk af, zo veel mogelijk moest automatisch gebeuren. Verder wilden we als corporate stafafdeling altijd realtime kunnen meekijken in de boekhouding van onze vestigingen. Onze bedrijfsfilosofie gaat uit van een hoge mate van autonomie voor de vestigingen, maar we hebben wel behoefte aan uniforme berichtgeving en besturingsinformatie. We wilden dus standaardrapportages, maar elke vestiging moest wel kunnen werken in de eigen taal en volgens de eigen lokale regels en wetgeving. In het ene land kun je een eindejaarsfactuur meetellen in de omzet van het lopende jaar, in een ander land moet je die meetellen bij de omzet van het komende jaar. Dat soort verschillen moesten automatisch door de software worden gereguleerd.’
Na een intensieve zoektocht werd Exact Globe Next op de Tebodin server gezet. Alle vestigingen wereldwijd kunnen inloggen op het systeem en in hun eigen gedeelte de administratie voeren. De rechten zijn afgeschermd; het systeem is alleen benaderbaar voor de financiële mensen. Vanuit de stafafdeling Finance in Den Haag is er inzicht in de financiële administratie van alle kantoren wereldwijd.
Een aantal zaken is centraal gedefinieerd, zoals de personele structuur (bijvoorbeeld functienamen en personeelsnummering) en de afdelingsstructuur. De vestigingen kunnen hun day-to-day boekhouding invoeren volgens de eigen lokale accounting principles. ‘De lokale regels zijn de basis voor de financiële boekhouding’, vertelt Van Balen. ‘Data worden lokaal ingebracht en door het systeem geüniformeerd. Handig, want anders moet je er per land zo ongeveer een dubbele boekhouding op nahouden.’
Modulaire opbouw
Voor een wereldwijd opererende organisatie met lokale verschillen is een modulaire opbouw van het erp-systeem een voordeel. ‘Door de modulaire opbouw kunnen wij het systeem landspecifiek gebruiken. In het Midden-Oosten wordt bijvoorbeeld gebruikgemaakt van de mogelijkheid tot geautomatiseerde cheque printing.’
Voor Van Balen is flexibiliteit een belangrijke eigenschap. ‘Uitgangspunt bij de keuze voor software was en is: onze manier van werken. Dus waar vinden we software die zich aan onze wensen aanpast? Software die ons een schil biedt waar we de benodigde data uit kunnen trekken?’ Resultaat van de keuze voor een wereldwijd uniform systeem is onder meer dat data voor managementsturing sneller beschikbaar zijn en uniform opgeleverd kunnen worden.
‘Dat biedt veel voordelen, maar het is heus niet zo dat er alle dagen in alle vestigingen op de bureaus gedanst wordt van vreugde’, zegt Van Balen. ‘Er is weleens lokale onvrede; je rolt voor veel van onze kantoren, met ieder hun eigen cultuur, een nieuw pakket uit, dus hier of daar is natuurlijk weleens sprake van mismatch. Het belangrijkste is dat het systeem aansluit bij onze bedrijfsfilosofie van een uniforme werkwijze met een autonome uitvoering.’
Nieuwe vestigingen
Tebodin blijft groeien. ‘Wanneer wij in een nieuw land aan de slag gaan met een nieuw project, werken we in eerste instantie vaak met medewerkers van een nabijgelegen land. Zodra het nieuwe kantoor ‘volwassen’ genoeg is, wordt het ook geïntegreerd in het financiële systeem. We passen de benodigde modules aan en binnen twee dagen kan het kantoor zijn eigen boekhouding gaan draaien. In die zin kun je zeggen dat de software bijdraagt aan onze snelle expansie’.
