De stichting Koninklijke Kentalis zet zich in voor de ondersteuning van mensen die slechthorend of doof zijn en mensen met een taalontwikkelingsstoornis of doofblindheid. Kentalis wilde het makkelijker maken voor de vijfduizend medewerkers om kennis te delen. En om die kennis bij elkaar te vinden. Motion10 hielp hen daarbij en bouwde samen met Kentalis een nieuw sociaal intranet op Sharepoint 2013.
De mensen van Kentalis doen hun werk op reguliere scholen, twintig eigen scholen, tachtig zorg- en diagnostieklocaties en in zes audiologische centra. Sommige leerlingen en cliënten hebben ook een verstandelijke beperking, of motorische of psychiatrische problemen.
Lisanne Walles-Coumans, adviseur interne communicatie bij Kentalis: ‘Wat we wilden bereiken? Dat medewerkers meer regie kregen op de overload aan informatie en nieuws. Dat ze beter zelf kunnen selecteren wat relevant voor hen is. Ten tweede wilden we dat mensen sneller en beter hun collega’s kunnen vinden. En stimuleren en faciliteren dat ze kennisdelen tot op de werkvloer.’
Kentalis vroeg verschillende partijen hoe ze dit op zouden pakken. Walles-Coumans: ‘Motion10 is het geworden in verband met de prijs, maar ook de Scrum-aanpak, waarbij je tussentijds kunt aanpassen op veranderende behoeften en wensen. En daarbij het samen bouwen, klant en leverancier. Ik kon alles gewoon ontwikkeld zien worden.’
Alles valt of staat met adoptie
‘Motion10 heeft het functioneel ontwerp doorgewerkt naar een technisch ontwerp. Toen zijn we begonnen met bouwen. Dat ging in drie Scrum-sprints. In eerste instantie bouwden we vier onderdelen:
1. Startpagina: Waarop je zelf nieuws en snelkoppelingen kunt selecteren die jij nuttig vindt voor je werk.
2. Regiopagina’s: Onderliggende pagina’s van delen van de organisatie waar een combinatie staat van handige documenten, nieuws op regioniveau en evenementen.
3. Zoekmachine: Een Sharepoint zoekmachine die niet alleen in intranet zoekt, maar straks ook in andere portalen. Belangrijk daarbij is de koppeling die Motion10 heeft gemaakt met onderliggende systemen. Op een externe server bij een externe leverancier. Je kan heel gemakkelijk koppelingen maken met een woordlink in Sharepoint en dat koppelt naar een document in die onderliggende systemen.
4. Persoonlijk profiel: We hebben nog altijd een uitdaging met het smoelenboek; mijn profiel. Het was belangrijk dat dat goed ingevuld werd, maar mensen moesten daarvoor ook een hoop zelf invoeren. En dan kom je weer bij adoptie terecht.’
De stappen die volgens Walles-Coumans nodig zijn voor een succesvol it-project zijn de volgende:
1. De voorbereiding. ‘Onderzoek, analyses, gebruikersonderzoek: hoe moet het intranet eruit zien? Dat zou ik weer zo doen. We hebben heel goed naar de medewerkers geluisterd, en daar zoveel mogelijk mee gedaan. Wat wel een voorwaarde is, is dat je eigen organisatieonderdelen die erbij betrokken zijn op tijd worden meegenomen. En dat je ze ook echt voorbereidt. Dat zou ik in het vervolg eerder doen. Wetende dat de urgentie pas wordt gevoeld als het al te laat is.’
2. De Scrum-methode. ‘Dat is heel goed bevallen. Het werkt gewoon heel goed om het zo samen te bouwen en waar nodig meteen te kunnen bijsturen.’
3. Adoptie: ‘We zijn goed op tijd begonnen met het intranet laten zien. Maar toch hadden we het nog strakker moeten doen. De timing van demonstratie, training, livegang: je weet dat dat kort op elkaar moet zijn. Door technische issues gingen we helaas pas twee maanden na de trainingen van de redacteuren live. Die redacteuren beheren het intranet min of meer. Redacteuren klaagden ook: ‘ja, ik weet niet meer wat ik geleerd heb.’ Logisch, achteraf. En we hadden managers misschien moeten trainen.’
Goed gebruikt intranet, ook mobiel
Het nieuwe intranet van Kentalis wordt gebruikt om kennis te delen met collega’s en om persoonlijk te filteren op informatie en nieuws. zestienhoderd mensen volgen hun Yammer feeds, driehonderd mensen delen actief kennis via het platform. Het intranet is ook goed te benaderen en te gebruiken via mobiele apparaten.
