Deze zomer zijn de ogen van de wereld gericht op Rio de Janeiro. Zo'n 4,8 miljard kijkers zullen de Olympische Zomerspelen volgen. In de enerverende stad bij de baai van Guanabara zijn de voorbereidingen in volle gang. Marta Sanfeliu, Atos’ chief operating officer Olympics & Major Events, neemt GOV Magazine mee voor een kijkje achter de schermen.
De toeschouwers, televisiekijkers en ‘digital consumers’ van dit altijd weer spectaculaire evenement weten vaak niet wat er nodig is aan technologie om de Spelen tot een wereldwijd succes te maken. It speelt daarbij een cruciale rol. Het is niet alleen grootschalig, complex en medebepalend voor het succes van de Spelen; de ingezette it moet ook in staat zijn om harde deadlines te halen. Zoals in minder dan een halve seconde de wereld voorzien van de juiste wedstrijdresultaten.
Mijlpaal
Al sinds 1989 maken het Internationaal Olympisch Comité (IOC) en het Internationaal Paralympisch Comité (IPC) gebruik van de kennis, ervaring en diensten van internationaal it-partner Atos. De overeenkomst voor de levering van it-diensten voor het IOC/IPC is inmiddels verlengd voor de volgende vijf Olympische Spelen. Het is een lange termijn relatie die gebaseerd is op vertrouwen en bewezen prestaties, zegt Sanfeliu.
Ze stelt dat Rio 2016 een belangrijke mijlpaal is in de digitale transformatie van de Olympische Spelen. ‘Waarbij ook onze rol verandert als we praten over de inzet van it, het verder verbeteren van beveiligingsoplossingen, het realiseren van kostenbesparingen en toepassen van eerder opgedane ervaring. We gaan onze kennis, kunde en investeringen namelijk hergebruiken voor meerdere Spelen.’
Rio 2016 worden de eerste Zomerspelen waarbij cloud wordt ingezet voor kritische toepassingen, zoals het accreditatiesysteem en het vrijwilligersportaal. ‘Ook wordt dan voor het eerst het Technology Operations Center (TOC), ons ‘controle- en commandocentrum’ voor de monitoring en besturing van de it-systemen in Rio de Janeiro, op afstand ondersteund door ons permanent in Spanje ingerichte Technical Technology Operations Center (TTOC).’
Opzet
Deze opzet wordt tevens de basis van het nieuwe operationele model voor de toekomstige Spelen, geheel geleverd als SaaS en via de cloud.
Sanfeliu licht toe: ‘Het implementeren van de it voor de Olympische Spelen is het best te vergelijken met het opzetten en operationeel houden van de it voor een onderneming met tweehonderdduizend werknemers en 4,8 miljard klanten die 24/7 operationeel is en zich ook nog eens iedere twee jaar – de cyclus van de Zomerspelen én de Winterspelen – naar een ander land verplaatst. En om dat proces op de juiste wijze te faciliteren, wordt er vanuit ons TTOC in Barcelona, 24/7 ondersteuning verleend aan het TOC in Rio, en straks met de volgende Spelen aan de TOC’s in Pyeongchang (2018), Tokyo (2020) en Beijing (2022).’
Vanaf 25 juli 2016 is het TOC in Rio de Janeiro volledig operationeel, met vijfhonderd business technologists verdeeld over 187 functies, die de it-infrastructuur en -systemen gaan beheren en monitoren. Het gaat hierbij onder andere om it-security, telecommunicatie, elektriciteitsvoorziening en systemen voor de registratie van wedstrijdresultaten.
Het TOC wordt bemand door een gecombineerd team van het Rio 2016 Technology-team en Atos-specialisten die het centrum runnen en hierbij nauw samenwerken met andere technologiepartners.
Doorbraak
‘Rio 2016 is echt een doorbraak in de wijze waarop Atos it-diensten levert voor de Olympische Spelen. Het laat zien hoe de verschillende betrokken organisaties die onze digitale transformatie aanpak omarmen, uitstekende resultaten weten te realiseren op het gebied van klantervaring, bedrijfstransformatie, operational excellence en veiligheid’, aldus Sanfeliu.
Om de processen in het TOC voor de 144 Olympische wedstrijdlocaties zo efficiënt mogelijk in te richten, en vooral ook om de benodigde capaciteit flexibel te kunnen op- en afschalen, speelt cloud technologie een essentiële rol in de bedrijfsvoering. Kritische processen als de verwerking van de vierhonderdduizend accreditaties voor atleten, media en andere betrokkenen worden vanuit de cloud gedaan. Dit geldt ook voor de werving en administratieve verwerking van de zeventigduizend vrijwilligers.
De inzet van de cloud, ook met oog op de Winterspelen in 2018 in Pyeongchang, zal alleen maar toenemen, voorspelt Sanfeliu. ‘Cloud-gebaseerde it-infrastructuur zal dan worden ingezet voor bijna alle kritische processen en systemen die wij leveren.’
Flexibeler
Ze wijst op de vele voordelen van de migratie naar de cloud: ‘Er hoeft niet iedere keer weer een volledige infrastructuur voor de Spelen opgezet te worden. Dat scheelt zowel in tijd als in kosten. Het stelt tevens het it-team in staat flexibeler en sneller te reageren en te anticiperen op nieuwe vraag en behoeften.’
Aangezien de werkzaamheden rondom de Olympische Spelen niet de hele tijd op volle toeren hoeven te draaien, is een cloud-infrastructuur perfect om in te zetten wanneer de capaciteit op- of afgeschaald moet worden naar gelang de vraag. ‘Bovendien kunnen we zo instaan voor een optimale gebruikservaring en daarmee is de digitale transformatie van de Olympische Spelen een feit’, glimlacht Sanfeliu.
Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 10.
