Karmac Informatie & Innovatie uit Lelystad heeft voor Groenendijk Onderwijs Administratie ruim tienduizend personeelsdossiers gedigitaliseerd. De gegevens zijn door Karmac verrijkt en ingelezen in het personeelsinformatiesysteem van Raet waar Groenendijk mee werkt. Het administratiekantoor uit Sliedrecht verzorgt met een staf van zo’n honderd medewerkers de personeels- en salarisadministratie van talloze onderwijs- en kinderopvanginstellingen.
De tienduizend dossiers die Karmac voor Groenendijk heeft gedigitaliseerd, waren afkomstig van verschillende (onderwijs)instellingen. ‘Geen dossier was hetzelfde’, zegt Karmac accountmanager Sayed Nasibdar. ‘We hebben daarom speciaal voor deze opdracht documentherkenningssoftware ontwikkeld. Daarmee konden we ruim 65 procent van alle documenten automatisch herkennen en verwerken.’
Het resultaat van de ingrijpende digitaliseringsoperatie is dat de klanten van Groenendijk nu te allen tijde zelf in hun eigen dossiers kunnen kijken. Zij hoeven niet meer te bellen naar het administratiekantoor om informatie op te vragen.
Scannen
Om te voldoen aan wet- en regelgeving heeft Karmac alle dossiers gescand in kleur met een scanresolutie van 300 dpi en zijn alle documenten opgeslagen als pdf/A-1b documenten. Daarbij zegt het bedrijf goed gelet te hebben op alle echtheidskenmerken, die zijn één-op-één overgenomen van de originele papieren documenten.
Groenendijk heeft in het kader van de digitaliseringsoperatie ook gekozen voor de ‘Scan-to-Karmac’-oplossing. Hiermee kan het kantoor in één keer een grote hoeveelheid nieuwe documenten inscannen en naar Karmac sturen. Vervolgens gaan ook de nieuwe documenten door de herkenningssoftware van Karmac, waarna de digitale documenten binnen vierentwintig uur, verrijkt door Karmac, worden teruggestuurd naar en verwerkt in het Raet-personeelsinformatiesysteem van Groenendijk.
