Artikelen over automatiseren zijn niet zelden geschreven vanuit het perspectief van de automatiseerder. Vraagstukken die voorliggen, gaan vaak over hoe de zaak te beheersen, over de kosten in de hand zijn te houden. Een automatiseerder houdt graag de touwtjes in handen; een simpel te onderhouden omgeving is zijn belang. Maar hoe zit het met de eindgebruiker? Op welke plaats komt zijn tevredenheid? Hoe haalt de opdrachtgever het hoogste rendement uit automatisering en welke middelen heeft hij? Hier volgt een tiental tips voor hem.
- Tip 1: Wees arrogant
Bedenk altijd dat u de klant bent. Zonder u zou de it-afdeling niet bestaan. Stel u in eerste instantie altijd op als diegene die gelijk heeft. Als vragende partij heeft u toch al een nadelige positie. De it-afdeling begint namelijk altijd met eerst ‘nee’ te roepen. Pas na aandringen, willen ze misschien kijken of ze wat voor u kunnen doen. Vaak blijkt de oplossing dan toch eenvoudiger dan ze eerst dachten.
- Tip 2: Laat de stukken altijd door de it-afdeling maken
Als u zelf plannen of analyses maakt, is de kans groot dat u essentiële zaken vergeet. De it-afdeling zal niet nalaten om later met de vinger naar u te wijzen. Laat ze daarom zelf de stukken maar maken. Dan kunt u ze beoordelen en gemene doortastende vragen stellen over de inhoud.
- Tip 3: Laat nooit het achterste van uw tong zien
Als u in de stukken van de it-afdeling ontdekt dat er elementen ontbreken die in uw voordeel gaan werken, meldt ze dan niet. Er komt een moment dat u met de it ’ers moet gaan afrekenen. Tja, dat kleine foutje werkt dan wel in uw (financiële) voordeel.
- Tip 4: Zorg voor kerngebruikers
Belangrijk is dat u zelf over veel it-kennis beschikt. De it-wereld is hard en slopend. Heel wat it’ers zouden graag een vaste baan hebben bij een stabiel bedrijf. Door zulke experts als applicatiebeheerder in dienst te nemen,haalt u kennis in huis. Ze praten en denken zoals ze op de it-afdeling doen en maken daar vrienden. Ze krijgen dingen voor elkaar waar u nog niet aan gedacht had. Wel moeten ze zich aan u verantwoorden en u op de hoogte houden. Met die kennis kunt u later de it-afdeling weer om de oren slaan. (U hoeft geen medelijden met ze te hebben, u heeft zo weer een ander als ze weggaan, de markt wordt overspoeld met ontslagen it’ers).
- Tip 5: Houd u van de domme
Doe altijd net of u het niet begrijpt of achteraf niet begrepen hebt. Laat de it’ers het nog maar een keertje uitleggen. Stel domme vragen waardoor ze op het verkeerde been komen te staan. Ze denken toch al dat u dom bent en dat ze u wel iets wijs kunnen maken. U weet wel beter, bij de finale afrekening tovert u nog wat achtergehouden informatie uit de hoge hoed.
- Tip 6: Maak onduidelijke afspraken
Laat u nooit verleiden tot het maken van heldere afspraken. Niet of alle gewenste functionaliteit nu bekend is, niet wanneer u met de nodige informatie komt, niet wanneer u met testen klaar zult zijn en niet of u uiteindelijk wel zult betalen. Blijf vaag en zorg voor ontsnappingswegen en mogelijke uitvluchten. Zorg dat er altijd een mogelijkheid is dat ze hun werk opnieuw moeten doen en zich niet op meerwerk kunnen beroepen.
- Tip 7: Werk met modellen
It’ers kicken op modellen. Ze maken de mooiste plaatjes en diagrammen met blokjes en lijntjes. Van iets simpels maken ze graag iets complex om tot de mooiste oplossing te komen. Daar praten ze dan over en gebruiken de modellen als uitgangspunt voor het programma.
Uw voordeel is dat het model wel inzicht geeft of ze de dingen hebben begrepen, maar ook dat het model slechts een deel van de werkelijkheid laat zien. Als het programma wordt opgeleverd, kunt u altijd zeggen: ‘Maar dat is helemaal niet wat ik had bedoeld!’. En ja, ze hebben geen poot om op te staan, het model voorzag niet in uw verwachting. Ze kunnen tegen eigen kosten weer opnieuw beginnen.
- Tip 8: Laat het IT werk auditen
Alle producten die door de it-afdeling worden opgeleverd, zijn te beoordelen door externe experts. Deze experts kosten wel wat, maar leveren vaak veel informatie op over de kwaliteit van de it. Daarnaast bent u degene die ze de opdracht geeft en dus schrijven ze op wat u wilt. Zo kunt u externen gebruiken om aan te tonen dat de it een puinhoop is en uw zin door de zetten zonder zelf klappen te hoeven incasseren.
- Tip 9: Haal het vel over hun neus
Jarenlang zijn het een gouden it-tijden geweest. Maar als het crisis is, doen ze alles om een klant binnen te halen. Dan is het gebruikerstijd. Buit dat uit. Er liggen genoeg kansen en er zijn heel wat bureaus die tegen afbraakprijzen willen werken, zelfs met de beste experts. Het is een kwestie van scherp onderhandelen. Vraag altijd of ze de zaken goed documenteren en controleer dat ook door een review. Grote kans dat ze failliet gaan en u moet weer naar de volgende partij om die opnieuw uit te buiten. Dan moet u over goeie documentatie beschikken.
- Tip 10: Geef de it de schuld
De meeste problemen binnen uw organisatie zijn ontstaan door slecht management. Zo is door besparingsdrift vaak te ver gereorganiseerd zodat niemand meer weet hoe het zit en er te weinig mensen zijn om al het werk op tijd uit te voeren.
Daarnaast zit de zaak organisatorisch niet lekker in elkaar. Weinigen doen het meeste werk terwijl de meesten weinig doen. De meest cruciale kennis zit in veel gevallen slecht bij één of twee medewerkers in het hoofd. De rest wordt dom gehouden. Er is maar één aanpak: automatiseren. Niet dat dat iets oplost, maar u kunt de echte problemen op die manier goed verbergen. U zet het project flink onder druk zodat er vanzelf grote blunders worden gemaakt. Daarna draait u het zo dat de it de schuld krijgt. Dat zijn meestal toch externen en voor veel geld praten ze u wel naar de mond. Zo ontspringt u mooi de dans en krijgt u extra geld om de organisatie weer op poten te zetten.
Tenslotte
De tips voor opdrachtgevers zijn natuurlijk de valkuilen voor it’ers, die moeten zorgen voor het tegengestelde om het goed voor elkaar te krijgen.
Deze tien tips zijn opgesteld door Wim Hoogenraad, jarenlang leidinggevende in de it en initiatiefnemer/promotor van ITpedia.
Uitstekende tips! Hiermee blijkt maar weer dat de dagelijkse realiteit helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn.
Mag ik daar nog 3 tips aan toe voegen?
Tip 11 : ‘Out-of-the-Box’
Kant en klare oplossingen zijn bedoeld om het leven eenvoudiger te maken.
Kwestie van een leverancier een presentatie aan het management laten geven. Gegarandeerd dat iedereen zó enthousiast is dat daarna meteen de contracten getekend kunnen worden. Je moet het ijzer smeden als het heet is, en dit scheelt weer veel vergaderingen met discussies over details.
Daarna kunnen de IT-ers direct aan de gang.
Tip 12 : Besteed het uit!
Over de jaren is de automatisering vaak een ondoorgrondelijke brei geworden.
Hiermee kan het management niet langer pro-actief inspelen op de nieuwste ontwikkelingen.
Er zijn echter genoeg bedrijven die dit hoofdpijn-dossier willen overnemen. Het kost wat maar dan heb je ook iets.
En als het ene bedrijf niet bevalt stap je simpelweg over naar een ander.
Tip 13 : Lean contractmanagement
Leg alleen de hoofdzaken vast in contracten. IT is te ingewikkeld om alle details vast te leggen, en als puntje bij paaltje komt heb je er niets aan.
Het is uiteindelijk allemaal een kwestie van vertrouwen. Het hoogste management heeft met de leveranciers op de hei om tafel gezeten, dus dat moet goed zitten.
Dus verdere discussies zijn overbodig. Dat geeft alle ruimte om aan de gang te gaan. Uitdagingen genoeg
Deprimerend stukje. Alsof de IT op de eerste plaats slechts een middel is om falend management te verdoezelen.
Wat een bizar artikel. Zou je juist niet een goede en langdurige relatie willen met een opdrachtnemer die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen?
Ik zit aan de andere kant, ben opdrachtnemer en biedt een opdrachtgever ten alle tijd de mogelijkheid om de samenwerking te stoppen waarbij het geleverde werk tot dusver overgedragen wordt aan de opdrachtgever incl. documentatie mocht dat nodig zijn.
Daarnaast krijgt de klant door korte iteraties en nauwe samenwerking ruim de mogelijkheid om vorderingen te zien en tijdig bij te sturen waar nodig is.
Mocht de ervaring echt zo slecht zijn met een opdrachtnemer dan zou ik adviseren om eens een agile benadering te kiezen in plaats van alles van te voren uitgedacht te willen hebben. De praktijk heeft wel uitgewezen dat dit veelal niet werkt omdat simpelweg niet alles overzien kan worden en omdat door het verstrijken van de tijd de omgeving en daarmee de wensen en eisen veranderen.
@Wolswijk.
Met zulk commentaar kunnen we natuurlijk helemaal niets..
Wat een raar verhaal. Is dit geschreven door een IT’er die een hekel aan alle overige IT’ers? Anders snap ik niet wat het doel van dit verhaal is.
– Met die kennis kunt u later de it-afdeling weer om de oren slaan.
– Laat ze daarom zelf de stukken maar maken. Dan kunt u ze beoordelen en gemene doortastende vragen stellen over de inhoud.
– Geef de it de schuld.
Als dit het uitgangspunt is om samen te werken, dan zou ik er bij voorbaat maar niet aan beginnen.
Er staat boven de tekst wel “Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.”, maar de redactie heeft het toch wel eerst gelezen voor ze het plaatsten? Of had ie eigenlijk op 1 april geplaatst moeten worden?
Leve ironie!
Dank je wel voor zo’n rake schets van de hel. Waardevolle tips: dit willen we vermijden.
Met beide benen in beide velden….
Beetje vreemd artikel. In de eerste plaats is de situatie nog steeds zo dat de ‘Klant’ vrijwel NOOIT door de IT professional volledig wordt geïnformeerd hoe de IT professional de klant ziet, uitleg over op welke wijze de IT professional kijkt en werkt met IT, en wat de IT professional verwacht van de ‘KLANT’
Het is ook helemaal niet in interessant voor de IT dienstenleverancier dit te doen want hiermee haalt deze namelijk haar eigen verdienmodel onderuit. Men probeert een opdracht/tender op zeer lage inschrijving binnen te halen waarna het schrijven met vorken begint. Immers, er is telkenmale weer erg vaak sprake van ‘onvoorziene omstandigheden’ welke contractueel niet werden vastgelegd of sprake van een vedorslock.
Als het Non IT management duidelijk zou zijn hoe eenvoudig de basis en wetmatigheden onder IT zijn, krijgt al heel snel een totaal andere kijk op de stand van zaken en kan met kennis en toewijzen stappen zetten, zelfs voor een contract is getekend. Helaas zie ik daar in deze gepubiceerde ‘aanbevelingen’, helemaal niets over terug.
IT is een vehikel, een middel, dat kosten dient te besparen en niet voor kosten en ‘ dure voldongen feiten’ te worden geplaatst door de leverancier. Niemand zit namelijk zakelijk te wachten op tal van (voorkombare) discussies of erger, allerlei gerechtsgangen.
In de allereerste plaats durf ik gewoon wederom te stellen; IT Professional, voed je klant op, licht die goed voor, daar heb je namelijk zelf in het opvolgende proces alleen maar gemak van.
Helaas Wim, het lijkt erop dat ik hier de enige ben die de licht ironische toon vat van je verder puike artikel.
Voor de anderen : https://nl.wikipedia.org/wiki/Ironie
@PJWesterhof Of is het cynisch, ik snap toch niet helemaal wat de auteur nu wil aangeven? Wel leuk!
De clou volgt meestal aan het eind.
Tenslotte.