UWV steekt lastige datacenter-tender in nieuwe jas

Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) hoopt met de opnieuw opgestarte aanbesteding 'Hosting en Technisch applicatiebeheer' nu wel een geschikte kandidaat te vinden voor zijn datacenterdiensten. Een eerdere tender werd ingetrokken omdat er maar twee gegadigden waren. Inschrijvers blijven benauwd dat de huidige leverancier IBM weer aan het langste eind trekt. Volgens UWV biedt de nieuwe tender voldoende concurrentiemogelijkheden.

De eerder uitgezette aanbesteding voor nieuwe datacenterdiensten zou volgens een aantal concurrenten van IBM te veel op Big Blue zijn toegeschreven. Het UWV gaat daar in een schriftelijke reactie niet direct op in, maar stelt wel dat tijdens het traject slechts twee gegadigden overbleven voor het vervolg. Daarop besloot de uitvoeringsinstantie de aanbesteding in te trekken omdat ’twee partijen onvoldoende concurrentiemogelijkheden biedt.’

Volgens het UWV zijn er inschrijvers afgevallen ‘vanwege vooral (onnodige) formele gebreken’. Die zouden in de nieuwe aanbesteding, waarvan de inschrijving 7 juli sloot, niet meer voorkomen.

Vier externe partijen geven het UWV advies om deze tender ditmaal wel goed te laten verlopen: Quint Wellington Redwood versterkt het multidisciplinaire projectteam, Straatman Koster biedt dit team advies over aanbestedingsrechtelijke en juridische aspecten, Project Moore doet een juridische audit en Gartner treedt op als kwaliteitsadviseur over het gehele proces.

In beton gegoten

UWV heeft nog tot 1 januari 2018 een contract bij IBM voor de datacenterdienstverlening lopen. De jaarlijkse omvang is zo’n zestig miljoen euro per jaar. De afgelopen jaren bleek dat de instantie veel te veel betaalt omdat het in beton gegoten contract niet kan meewegen met de fluctuerende vraag naar computercapaciteit en niet kan profiteren van kostenbesparende innovaties. UWV heeft daarom de ambitie met een nieuw contract de kosten per jaar met z’n 25 tot 30 procent te verlagen.

De datacenterdienstverlening is essentieel voor het UWV. Naast alle interne applicatiesystemen (zoals klantinformatie- en betaalsystemen) laat de uitkeringsinstantie twee grote transactie-verwerkende websites draaien in het datacenter van IBM in België. Dat maakt de continuïteit, stabiliteit en veiligheid van groot belang. Het uitgangspunt bij de nieuwe aanbesteding is dat de nieuwe partij verantwoordelijk wordt voor de gehele applicatiebeschikbaarheid. De aanvullende eisen op het gebied van continuïteit, stabiliteit en veiligheid zijn op die wijze beter geborgd, acht het UWV.

Complicerend

Wat de aanbesteding voor een nieuw datacentercontract bemoeilijkt is dat UWV voor de migratie twee tot vier jaar uittrekt. De uitvoeringsorganisatie eist uiterste zorgvuldigheid tijdens dit traject omdat de continuïteit en stabiliteit van het complexe applicatielandschap tijdens de migratie gegarandeerd moet worden. Een nieuwe leverancier is er echter niet happig op om voor lange tijd afhankelijk te zijn van de samenwerking met de bestaande leverancier.

Een extra complicerende factor is dat IBM al zijn klanten in het huidige datacenter in Brussel in 2018 één voor één verhuist naar een nieuwe locatie. Precieze informatie over deze volgens UWV interne bedrijfsverhuizing volgt pas in de gunningsfase van het traject. Maar in het bestek staat wel aangegeven dat vanaf 2019 begonnen wordt met de migratie van de applicaties naar de locatie van de nieuwe leverancier. Als dat opnieuw IBM wordt, zal de migratieproblematiek voor het UWV een stuk minder ingewikkeld worden, zeggen bronnen rond de tender.

Geen overheidsdatacenter

UWV stelt dat – door bewust te kiezen om technisch applicatiebeheer en hosting als een kavel naar de markt te brengen – het concurrentieveld groter is geworden. Ook bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf zouden in samenwerkingsverband mee kunnen dingen. Onbekend is nog of dit daadwerkelijk is gebeurd.

Opmerkelijk is dat het UWV het advies van het Bureau ICT Toetsing (BIT) naast zich neerlegt om housing en hosting te splitsen en in aparte kavels aan te besteden. Het BIT adviseerde het UWV ook om gebruik te maken van een van de Overheidsdatacenters. Volgens het UWV blijkt echter uit eerdere marktconsultatiesessies ‘dat dit geen relevante toegevoegde waard oplevert, kijkend naar elementen als kosten, schaalbaarheid, diversiteit van de dienstverlening en toename van de complexiteit.’

2033

Verder valt de lange looptijd van het nog af te sluiten contract op: voor de internetportalen gaat het om zes jaar met optionele verlengingen van twee jaar en twee maal drie jaar. Voor de overige dienstverlening betreft het een basis van acht jaar met een optie tot verlenging van twee maal drie jaar. In het uiterste geval loopt het contract tot 2033 door. Volgens het UWV is de zo’n contractperiode in relatie tot de aard en omvang van de dienstverlening en de te verrichten transitie-inspanningen niet ongebruikelijk.