Veel bedrijven worden bedolven onder een continue stortvloed van informatie. Zij proberen orde te scheppen in de chaos met business intelligence- en analytics-tools, maar dit leidt helaas niet automatisch tot heldere rapportages waar het management iets aan heeft. Een oplossing voor dit probleem is self-service narrative reporting.
Voor de opkomst van het internet en social media functioneerden bedrijven een stuk trager. Medewerkers hadden geen last van e-mailstress of informatie-overload en konden op een rustig tempo aan hun maandelijkse rapportages werken. Maar tegenwoordig ziet de wereld er heel anders uit.
Bedrijven hebben meer informatie beschikbaar dan ooit en maandelijkse of zelfs wekelijkse rapportages zijn niet meer genoeg. Er is een doorlopende behoefte aan rapportages die moeten helpen om de juiste beslissingen te nemen. De gegevens in die documenten moeten bovendien voorzien worden van toelichting en duiding. Het management neemt geen genoegen meer met kale cijfers verpakt in tabellen en grafieken, maar wil bruikbare informatie weergegeven in een voor mensen leesbare tekst.
Het zal niemand verbazen dat het produceren van dergelijke rapportages met de meeste bi-tools nog behoorlijk arbeidsintensief is. Bovendien moet de analist die de rapportage opstelt inhoudelijk zeer goed op de hoogte zijn. Dit proces kan echter drastisch versneld worden met self-service narrative reporting, een techniek die de effectiviteit van analytics aanzienlijk kan verbeteren.
Analytische diepgang
Welke bi-tool je ook gebruikt, het opleveren van de rapporten duurt vrijwel altijd te lang. En als ze eenmaal beschikbaar zijn, dan zijn ze oppervlakkig en ontbreken analytische diepgang en context, wat bijvoorbeeld inzicht kan geven in een complex zakelijk probleem. Het beantwoorden van moeilijke vragen vereist natuurlijk ook diepgaande kennis over het onderwerp. En dat hebben niet alle analisten, terwijl zij vaak de rapportages opstellen. Toch is het wel degelijk mogelijk om rapporten te maken waar het management iets aan heeft, namelijk met een bi-oplossing die die ondersteuning biedt voor self-service narrative reporting. Dit houdt in dat rapportages automatisch voorzien worden van diepe datagedreven context en in leesbare tekst.
Dit gaat veel verder dan de statische dataoverzichten, kpi’s en visualisaties van traditionele rapportages. Analyses worden verrijkt met conclusies en adviezen en leveren hiermee bruikbare inzichten in plaats van feitelijke beschrijvingen – en dat allemaal geautomatiseerd. Door narrative reporting te gebruiken kunnen analytische rapportages een kernonderdeel worden van de beslissingscyclus binnen een organisatie.
Automatiseer met mate
Ook met traditionele bi-tools kun je rapporten publiceren met kpi’s en datavisualisaties. De gebruiker moet hiervoor echter wel een ‘power user’ zijn of heeft op zijn minst assistentie van de it-afdeling nodig. Daar tegenover staan de self-service bi-aanbieders. Zij maken de software gebruiksvriendelijker voor niet-technisch personeel en richten zich met name op datavisualisaties en rapporten in dashboardstijl. Mogelijkheden om automatisch contextueel rijke rapporten te publiceren zijn vaak beperkt of ontbreken volledig. Dat is jammer, want hierdoor hebben deze mooie visuele rapporten geen analytische diepgang en kunnen gebruikers geen beschrijvende tekst toevoegen die de analyse van de juiste context voorziet. Het zijn geen automatisch gegenereerde rapporten waar besluitvormers, leidinggevenden en bestuursleden écht behoefte aan hebben.
Self-service narrative reporting vult dit gat met intelligente datagedreven analytische rapportages. En de nieuwste generatie bi-tools gaan zelfs nog een stuk verder door hier ook machine learning en andere vormen van automatisering aan toe te voegen. Toch is het onverstandig om als organisatie volledig te vertrouwen op dit soort geautomatiseerde tools. Ze kunnen natuurlijk wel prima analytische rapportages met leesbare tekst genereren. Dit bespaart veel tijd en zorgt dat het management altijd toegang heeft tot actuele inzichten. Maar wil je als organisatie echt genuanceerde en verrassende inzichten uit je data halen, dan zijn goede analisten en datawetenschappers met marktkennis net zo hard nodig. Heb je zowel de juiste tool als de juiste mensen in huis, dan ben je verzekerd van sterke, kritieke analyses die de toekomst van je organisatie bepalen.
