In Nederland – en ook daarbuiten – zijn er nog duizenden bedrijven die legacy-systemen gebruiken om hun kernprocessen te ondersteunen. Dan kan het gaan om sterk verouderde 'standaard'-pakketten waaraan in de loop van de jaren flink is gesleuteld, maar ook om een combinatie van verschillende losstaande applicaties voor verschillende functionele gebieden.
Het is opvallend genoeg vaak de business die de beperkingen van deze systemen op de agenda zet. De it-afdeling heeft er weliswaar de handen vol aan om deze systemen in de lucht te houden en beseft heel goed dat de kennis erover – en dan vooral het toenemende gebrek daaraan – tot steeds grotere problemen leidt, maar wellicht dat een zeker eergevoel en professionele trots ervoor zorgen dat het niet de it’ers zijn die als eersten alternatieven bepleiten, maar de business. Dat is overigens ook weer niet zo vreemd, want de business merkt het meestal als eerste als een bedrijf niet meegaat met de technologische ontwikkelingen.
Beperkingen
Wat zijn precies de beperkingen van een legacy-omgeving als het gaat om innovatie? Die liggen met name op de volgende gebieden.
- Je kunt niet inspelen op een van de belangrijkste trends van de afgelopen jaren: mobiele ontsluiting van data. Het mobiele kanaal is voor klanten, toeleveranciers en partners een van de belangrijkste manieren om te communiceren. Met een sterk gedateerde legacy-omgeving is veilige mobiele ontsluiting in de regel onmogelijk.
- Je moet je serieus zorgen maken over security. Beveiliging van systemen is pas de laatste jaren echt op de agenda komen te staan. Toen legacy-systemen in gebruik werden genomen, speelde dat veel minder. Nu security en privacy – mede door de GDPR – geen vrijblijvende zaken meer zijn, is er alle aanleiding om hier heel goed naar te kijken.
- Je hebt de handen vol aan compliance. Compliancy is met een moderne, gestandaardiseerde omgeving voor veel organisaties al een flinke uitdaging. Met een verouderde en meestal zeer slecht gedocumenteerde omgeving zal dat nog een stuk moeilijker worden.
- Je kunt niet aansluiten op cloudtechnologie. Met een sterk verouderde omgeving is het niet of nauwelijks mogelijk om te profiteren van de voordelen die cloudplatforms bieden, bijvoorbeeld voor het opslaan van data.
- Je kunt niet goed rapporteren. In de meeste gevallen is er bij legacy-omgevingen geen goede integratie tussen bijvoorbeeld productie en financiën. Daardoor kost het genereren van rapportages veel handmatig werk. Door dit tijdverlies neemt de kans op gedateerde rapportages toe. Voordat een rapportage helemaal klaar is, kan de actuele situatie alweer zijn veranderd.
- Je krijgt te maken met een kenniskloof. Aan de ene kant zorgt de legacy-omgeving ervoor dat de it-afdeling noodgedwongen moet blijven investeren in kennis van de bestaande systemen. Dat is op zich al lastig genoeg door gebrekkige documentatie en kennis die door vertrek en pensionering van werknemers verloren gaat. Het betekent aan de andere kant dat de it-afdeling weinig tot geen tijd heeft om zich te verdiepen in nieuwe technologieën. Dat zorgt voor achterstand op de concurrentie.
Drempels weg
Wil je innoveren, dan zal het dus nodig zijn om te investeren in nieuwe, gestandaardiseerde bedrijfssoftware. Die is inmiddels voldoende flexibel om alle bovenstaande beperkingen op te heffen en tegelijkertijd heel specifieke functies binnen een organisatie goed te ondersteunen. Standaardsoftware heeft de naam dat het organisaties in een keurslijf dwingt, omdat aanpassingen als ongewenst maatwerk worden gezien. Die zouden weer beperkend zijn bij updates en upgrades. Die tijd is inmiddels voorbij. Modern maatwerk – om het zo maar te noemen – is allang geen drempel meer als er nieuwe versies van een pakket beschikbaar komen.
Er is alle reden om op zijn minst heel kritisch te kijken naar de eigen legacy-omgeving. Dat die innovatie in de weg staat, kan geen verrassing zijn.
