Software asset management (sam) heeft voor organisaties de meeste toegevoegde waarde als het op proactieve wijze wordt ingezet. Met de grote hoeveelheid data binnen een it-afdeling is het steeds beter mogelijk om een grote mate van voorspelbaarheid te creëren. Negatieve verrassingen, zoals onverwachte kosten na een audit, kunnen daarmee worden voorkomen.
Software asset management (sam) is duidelijk een vakgebied in ontwikkeling en de bijbehorende dienstverleningssector groeit hard – zie mijn artikel Sam-providers leveren betrouwbare data. Toch is er bij veel organisaties nog vooral sprake van symptoombestrijding. Pas zodra Oracle of SAP op de stoep staat met een auditbrief, komt men in actie. Bedrijven voeren op dat moment een aantal noodgrepen uit om de nabetaling zo laag mogelijk te houden, maar gaan daarna op dezelfde voet verder – tot de volgende audit komt. Sommige organisaties hebben wel een aparte sam-afdeling en maken gebruik van een sam-tool. Maar ook daar lijkt terugkijken naar in het verleden gemaakte fouten belangrijker dan het structureel verbeteren van software compliance.
Schat aan data
Dat kan anders – en nog relatief eenvoudig ook. In plaats van achteraf inzicht te creëren in wat er binnen een organisatie aan software is geïnstalleerd, gebruikt en gelicenseerd, is het veel voordeliger vooruit te kijken. Beter voorkomen dan genezen – die gevleugelde uitspraak gaat ook voor software compliance op. De technologie maakt dat inmiddels ook mogelijk.
Hele organisaties zijn nu bezig met een digitale transformatie en gaan data-gedreven werken. Software compliance kan daar mooi bij aansluiten. It-afdelingen die actief aan sam doen hebben al de beschikking over een schat aan data van hun installaties, hun softwaregebruik en licenties of abonnementen. De stap naar het halen van meer waarde uit deze data is snel gemaakt.
Van analyse naar voorspelbaarheid
Het begint met het analyseren van deze data. Veel organisaties werken samen met resellers die veel historische informatie hebben en/of maken gebruik van een sam-tool, van bijvoorbeeld Snow of Flexera, waarin installaties en softwaregebruik worden bijgehouden. Zo’n tool kan nog zo goed ingericht zijn, als u geen lering trekt uit de gegevens die eruit voortkomen, heeft u nog steeds geen inzicht in hoe u ervoor staat qua compliance en blijft het voornamelijk symptoombestrijding.
Om tijdig de juiste keuzes te maken heeft u inzicht nodig op het juiste moment. Natuurlijk als eerste om uw software-uitgaven onder controle te krijgen, maar het wordt nog interessanter als u deze data combineert met data uit andere bronnen. Denk aan een wetswijziging, een uitspraak van het gerechtshof of een verandering in de voorwaarden van bijvoorbeeld AWS, IBM of Oracle. Dergelijke gebeurtenissen kunnen direct van invloed zijn op uw compliance-positie en heeft u dan ook nodig om écht vooruit te kunnen kijken, voorspelbaarheid te creëren en een onwelkome naheffing te voorkomen.
Controle
Aan welke softwareproducten besteedt de organisatie eigenlijk het meeste geld? Waar zitten de grootste risico’s? Waar is de softwareleverancier op dit moment mee bezig? U wilt deze vragen te allen tijde kunnen beantwoorden, zodat u in staat bent tijdig maatregelen te nemen bij een mogelijke incompliance-situatie of anderzijds onnodige uitgaven te voorkomen. Net als bij een financiële administratie wilt u bij het managen van software altijd de controle hebben, met actuele informatie uit de eigen organisatie én het publieke domein. Hierdoor komt u niet langer voor verrassingen te staan. Misschien niet heel erg spannend, maar dat is juist de bedoeling: de beste sam-aanpak draait om voorspelbaarheid.
