De internationale samenwerking tussen bedrijven en kantoren neemt toe. Samenwerkingsoplossingen helpen bij het faciliteren van deze ontwikkelingen, maar welke kenmerken moet een goede oplossing hebben?
Samenwerkingsoplossingen zoals voice-, video- en content sharing-tools zijn essentieel voor moderne bedrijven. Door de globalisering moeten organisaties er voor zorgen dat ze goede samenwerkingstools hebben. Dit wordt bevestigd door het ‘Anywhere working research’ van Polycom dat aangeeft dat van de opkomende groep milliennials, die de arbeidsmarkt betreedt, 71 procent ergens in hun carrière een opdracht in een ander land wil doen.
Eén van de belangrijkste zaken bij samenwerkingstools is audio. Technologieën voor ruisonderdrukking, zoals NoiseBlock (I) en Acoustic Fence (II), gecombineerd met HD-voice zijn belangrijk. Het lijkt heel logisch, maar slechte geluidskwaliteit heeft een grote impact bij besluitvorming tijdens vergaderingen. Hoe vaak hebben we niet vergaderingen waarbij er ruis is op de lijn en mensen niet goed te verstaan zijn? Het visuele aspect mag ook niet over het hoofd worden gezien. Hierdoor kunnen deelnemers aan de vergadering non-verbale signalen oppikken, waardoor de besluitvorming versneld wordt. Meer dan 70 procent van onze communicatie is non-verbaal en terwijl sommige van deze signalen in de uitspraak verwerkt zitten, worden de meeste signalen pas opgepikt als we de persoon waartegen we spreken ook daadwerkelijk kunnen zien. Volgens het Polycom-onderzoek denkt 92 procent van de respondenten dat video het opbouwen en onderhouden van relaties eenvoudiger maakt en 35 procent zegt dat zij hun beslissingen sneller maken tijdens video-vergaderingen.
Focus op de juiste benadering
Bij het kiezen van de juiste tool is er geen ‘one size fits all’-benadering mogelijk. Elk bedrijf heeft op maat gemaakte tools nodig om aan de behoeften van hun teams en de verwachtingen van hun klanten te kunnen voldoen. De eerste stap focust zich daarom op de behoeften van het bedrijf, niet op de samenwerkingstools. Als je bijvoorbeeld geïnteresseerd bent in een grootschalige samenwerking voor educatie- en trainingsdoeleinden heb je audio- en video-installaties nodig die de ruimte in een auditorium kunnen omtoveren. Wanneer je wil dat je teams productieve snelle meetings kunnen hebben met de mogelijkheid om mensen van buitenaf uit te nodigen, heb je juist baat bij kleinere oplossingen, zoals huddle rooms.
Ongeacht de specifieke opstelling of vergaderruimte; bedrijven profiteren het meeste door het implementeren van Unified Collaboration (UC)-tools. Deze oplossingen integreren hoogwaardige voice, video en content sharing-opties in één interface. Met UC kunnen bedrijven hun uitdagingen aangaan door intuïtievere en efficiëntere manieren van samenwerking mogelijk te maken voor hun werknemers.
UC-hardware werkt op een UC-platform. De ondersteuning van normale UC-protocollen bevat migratiescenario’s en geeft eindgebruikers de optie om te migreren naar welk platform dan ook (in de nabije toekomst), onder de voorwaarde dat het platform deze standaarden ondersteunt. Polycom-hardware is ontworpen met onafhankelijk van het platform in het achterhoofd. Ik zie bij onze klanten de voordelen die zij hebben van het gebruik van UC via samenwerkingstools die zij al gebruikten, zoals sip-based PABX, Skype 4 Business en BlueJeans. Eindgebruikers kunnen zelfs hun apparaat registreren in verschillende omgevingen op hetzelfde moment, wat het gebruik van de apparaten zorgeloos en volledig transparant laat verlopen.
Het type samenwerkingstool hangt ook af van de industrie waarin je actief bent. Wanneer je bijvoorbeeld in de zorg werkt heb je baat bij oplossingen die geïntegreerd kunnen worden met medische programma’s. Bedrijven actief in de modebranche hebben weer baat bij camera’s van de hoogste kwaliteit, zo dat er ook op afstand geen misverstanden kunnen bestaan over verschillende stoffen, kleuren en ontwerpen.
De belangrijkste uitdagingen voor organisaties die UC-technologieën implementeren
Naar mijn mening zijn UC-tools van échte toegevoegde waarde wanneer je ze onderdeel maakt van je dagelijkse bezigheden. Het inbouwen van deze technologieën in workflows zorgt voor veel voordelen; HR kan bijvoorbeeld UC-technologieën gebruiken voor video-sollicitatiegesprekken, waarbij ze bedrijfspresentaties geven en het cv samen met de sollicitant doorlopen. Ze kunnen ook gebruikt worden voor het trainen van werknemers op wereldwijde schaal. Er zullen waarschijnlijk nog wat uitdagingen zijn bij het implementeren van UC-technologieën. Bekijk onderstaande uitdagingen en je ziet dat UC op de lange termijn een betere business workflow creëert, evenals blije en hechte werknemers. Ook zul je besparen op overhead- en reiskosten. De uitdagingen:
- Het inpassen van de UC-technologie in de bestaande infrastructuur: Update je infrastructuur, in plaats van zaken te verwijderen en te vervangen. Bij uitdagingen met betrekking tot betalingen vooraf, kunnen organisaties een cloud-based UC-oplossing gebruiken, die minder kapitaaluitgaven vereist en waarbij een OPEX-model gebruikt kan worden;
- Het beheer van apparaten: Veel werknemers gebruiken hun eigen apparaten (Bring Your Own Device – BYOD), dus houd rekening met BYOD-security en compatibiliteitsissues;
- Adoptie: Dit hangt af van de oplossingen die gebruikt worden. Het is belangrijk om de oplossingen te selecteren die eenvoudig in gebruik zijn en intuïtief te gebruiken zijn, zo dat er geen training meer hoeft te komen na de uitrol hiervan.
_______________________________________________________
I) Polycom Acoustic Fence is ontworpen om de impact van geluid van dichtbij te minimaliseren (bijvoorbeeld pratende mensen in de ruimte naast je of op de gang) bij video- of voice-vergaderingen die door Polycom zijn ondersteund. Acoustic Fence gebruikt verschillende microfoons (minimaal twee) om een virtueel “hek” te plaatsen tussen de geluidsbron en de deelnemers aan de vergadering. Wanneer dit mogelijk is worden geluiden buiten het hek geblokkeerd of volledig gereduceerd.
II) NoiseBlock is software die ingeschakeld kan worden via de gebruiksinterface op apparaten die Polycom ondersteunt. De standaard versie van NoiseBlock beschermt het uitgaande audiosignaal (een voordeel voor deelnemers die ergens anders inbellen) zonder dat lokale gebruikers constant hun microfoon op mute hoeven te zetten.
Meer weten?
Meer informatie is te vinden op de volgende website: http://www.polycom.nl/
