‘Uurtje-factuurtje’ is bij veel advocatenkantoor nog altijd gangbaar, maar steeds vaker wordt er gevraagd om een ‘fixed price’. Ook zie je dat digitale dienstverlening steeds belangrijker wordt. Nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie, big data en data-analytics veranderen de sector ingrijpend. Het internationaal advocatenkantoor Loyens & Loeff wilde dat vernieuwing in de genen van de organisatie zou gaan zitten. Het kantoor ontwikkelde daarom ‘Legal Lab’ om een impuls aan zijn digitale dienstverlening te geven. Het project ‘Legal Lab’ van Loyens & Loeff, NXTApps en Motiv is genomineerd voor de Computable Awards 2020 in de categorie Digitale Transformatie.
Legal Lab is de plaats waar het kantoor experimenteert met veelbelovende functionaliteiten en leert omgaan met veranderingen. Op het moment dat je aan de slag gaat met innovatie, ontstaat er vanzelf een bepaalde ‘vibe’. Mensen gaan anders naar de organisatie kijken, ongeacht of een project daadwerkelijk wordt opgeleverd. En ze komen zelf met de vraag of iets mogelijk is. Loyens & Loeff is twee jaar geleden begonnen met niets en heeft gekeken hoe het adviseurs en eventueel klanten kon ondersteunen met technologie. Het kwam al snel uit in de M&A-hoek van fusies en overnames en dan meer specifiek de Sales and Purchase Agreements (SPA’s) die soms wel 1500 pagina’s dik kunnen zijn. Die SPA’s zijn geanalyseerd om te begrijpen hoe zo’n document precies in elkaar zit. Het Legal Lab ontwierp vervolgens een chatbot die advocaten helpt een SPA samen te stellen. Door bijvoorbeeld het land en de sector in te voeren, komt er al snel een basis te staan. Advocaten hoeven een SPA niet meer vanaf ‘scratch’ op te bouwen, wat een enorme tijdwinst oplevert. ‘Red flagging’ is een andere vorm van digitalisering waarmee Loyens & Loeff de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening verhoogt. Met software worden alle contracten geanalyseerd en worden bijvoorbeeld de 25 punten aangewezen waar de klant echt direct naar moet kijken. De grootste ‘pijnpunten’ worden gemarkeerd met een rood vlaggetje.
Met Legal Lab zijn grote stappen gezet, al is de ingezette digitalisering als een ‘lange reis voor it’, waar een even lange adem voor nodig is. Deze transitie vraagt ook om een andere it-organisatie die de regie voert over de diensten die ze afneemt. Je neemt afscheid van de ‘hardcore it’ en gaat it-partners aansturen. Dit betekent wel dat je moet leren om een goede opdrachtgever te zijn en dat je heel duidelijk moet communiceren wat je wilt hebben. Om samen succesvol te kunnen reizen, moeten de eisen duidelijk zijn. Daarbij staat een ‘securitystempel’ op alles dat wordt afgenomen. De noodzaak voor een strikt securitybeleid wordt nog groter door de digitalisering van de dienstverlening. Om dit security- en privacyaspect te waarborgen wordt voor de softwareontwikkeling samengewerkt met NXTApps, een onafhankelijk label van Motiv. Motiv zelf is bij Loyens & Loeff verantwoordelijk voor de securityomgeving.
