Brand in de it: voorkomen is beter dan bestrijden

Deze bijdrage is speciaal voor alle aspirant-brandweermannen en -vrouwen die zich geroepen voelen om in organisaties zo veel mogelijk brandjes te bestrijden in een zo kort mogelijke tijd. Ik gebruik hier het woord bestrijden omdat het met preventie weinig te maken heeft. Of om in brandweertermen te blijven: we zijn de brand meester, maar de pyromaan loopt nog vrij rond.

De taak van de brandweer is het minimaliseren van schade bij brand. Daarnaast heeft de brandweer een preventieve functie, dat wil zeggen: het voorkomen van brand. En vooral dat laatste wordt door de eerder genoemde aspirant brandweerlieden nogal eens vergeten. Want wat doe je als je brand ziet? Dan ruk je uit om deze te bestrijden. Je haalt in elk geval niet nog een rondje koffie voor de hele afdeling.

Jezelf verliezen

Je kan jezelf er helemaal in verliezen. Want wat wordt het toch enorm gewaardeerd al die bluswerkzaamheden. Het levert een kort geluksmomentje op, houdt je mailbox lekker leeg en vergroot je kansen op promotie aanzienlijk. Ik moet altijd denken aan Johan, een databasebeheerder met wie ik een jaar heb samengewerkt. Alhoewel samenwerken? Ik zag hem alleen in het geval van brand om vervolgens als held van de dag, bejubeld door de hele organisatie weer naar huis te gaan. Daar waar Johan in veel situaties de brand had kunnen voorkomen wanneer hij wat meer had gedaan aan enige vorm van preventie.

Het lijkt op het eerste oog zo simpel: besteed meer tijd aan preventie zodat er minder brandjes ontstaan. Waarom werkt het dan niet zo en blijven we hangen in het bestrijden?

• Tijd

Of eigenlijk het gebrek hieraan. Een vicieuze cirkel de verkeerde kant op, want door gebrek aan preventie ontstaat er brand wat weer zorgt voor minder tijd voor preventie waardoor het risico op brand oploopt enzovoorts.

• Incentive

Waarom zou iemand als Johan werken aan preventie? Brandjes bestrijden levert veel waardering op van je directe omgeving, dan doe je toch iets goeds? Het is erg zichtbaar werk en doet vermoeden dat je belangrijk bent of zelfs onmisbaar voor de dagelijkse bedrijfsvoering. En dat betekent dan weer baangarantie, een dak boven je hoofd en tweemaal per jaar op vakantie met je gezin.

• Hiërarchie

Wie bepaalt waar iemand zijn tijd aan besteedt? Waar is de manager die bewaakt dat iemands werkzaamheden in lijn zijn of in elk geval niet schadelijk voor de organisatie? En daarmee zorgt dat er voldoende wordt gedaan aan preventie. Maar wat als de managers volleerde brandweerlieden zijn, die op basis van de vele brandjes die ze hebben bestreden promotie hebben gemaakt. En ook zij in de training het middagprogramma over preventie hebben overgeslagen vanwege een brandje wat snel moest worden bestreden.

• Complexiteit

Zelfs al heb je tijd en heb je de juiste incentive dan is de organisatie een volgende nogal hoge drempel, je bent namelijk niet alleen. De situatie van Johan is relatief eenvoudig, hij kan mocht hij dat willen of wanneer iemand hem hiertoe opdracht geeft iets doen aan preventie. De praktijk is niet zo eenvoudig. Hoge complexiteit in de inrichting van de organisatie zorgt ervoor dat het moeilijk of zelfs onmogelijk is om als individu aan preventie te doen. Wanneer je aan het einde van de lopende band staat dan helpt zoiets simpels als de boy scout rule nauwelijks meer.

Onmisbaar

In iedereen schuilt een Johan. Resultaat van dit alles is dat Johan, de database-man, als onmisbaar wordt gezien voor de dagelijkse bedrijfsvoering en dat hij door zijn bereidwilligheid en inzet als lichtend voorbeeld wordt gezien voor de rest. Daarnaast heeft een flinke loonsverhoging hem inmiddels doen besluiten om dit tot aan zijn pensioen vol te houden. En daarin begrijp ik hem volkomen. Dat Johan zich zo gedraagt, ligt niet aan Johan, dat ligt aan – spoiler alert! – zijn omgeving.

Het vereist verandering in je directe omgeving en daarmee dus verandering op team, afdeling of organisatie niveau. Wat is hierin belangrijk?

• Transparantie

In hoe we het doen en wat de impact is van bepaald gedrag op hoe we het doen. En dan heb ik het niet over lijstjes met daarop het aantal brandjes dat moet worden bestreden en hoe snel we in staat zijn om deze te bestrijden (het oplossend vermogen). Maar om transparantie en begrip rondom de gezondheid van de organisatie, de organisatieschuld. Als je niet weet waar je nu staat, hoe kan je dan weten of bepaalde preventieve maatregelen hebben geholpen. Of wat de impact is van het niet doen aan preventie. Zo kan je nooit beslissen wanneer het tijd is voor preventie of voor bestrijden en blijft het dus bij bestrijden.

• Sturen en belonen

Vanuit transparantie sturen en belonen op het terugdringen van de organisatieschuld door middel van preventie. En niet je alleen maar richten op het zo snel mogelijk bestrijden van brand (het oplossend vermogen). Zo kan je de mensen belonen of zelfs promoveren die bijdragen aan de gezondheid van de organisatie.

• Leiderschap

Constructief werken aan preventie. Het sleutelwoord is hier constructief. Dus met inachtneming van de gezondheid van de organisatie en haar werknemers. Een organisatie is geen koninkrijk dat moet worden geregeerd door een sterke hand. Het idee achter organiseren is dat de organisatie er is om het maximale uit de mensen daarin te halen en niet andersom.

• Complexiteit

Maar dan het terugdringen hiervan. Het gevolg van de hele dag brandjes bestrijden, is dat de gezondheid van de organisatie achteruit holt. En zoals we weten, zijn ongezonde organisaties, dat wil zeggen organisaties met een grote schuld als het gaat om inrichting, cultuur en vaardigheden, ontzettend complex om constructief te verbeteren.

Tot slot, van bestrijden naar preventie door:

• Van transparantie over het aantal brandjes naar transparantie over de gezondheid van de organisatie; 
• Van sturen en belonen op oplossend vermogen naar sturen en belonen op het terugbrengen van de organisatieschuld; 
• Van het managen van bluswerkzaamheden naar het vanuit leiderschap de organisatie constructief verbeteren; 
• Van complexiteit toevoegen naar het terugdringen van complexiteit.