Gemeenten worden geconfronteerd met eenzijdige structurele tariefsverhogingen van hun ict-leveranciers die niet contractueel zijn onderbouwd. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) adviseert de contractvoorwaarden te controleren en niet-afgesproken verhogingen schriftelijk af te wijzen.
Onder het mom van uitzonderlijke economische omstandigheden blijken ict- en softwareleveranciers bij gemeenten ‘boven-contractuele tariefsverhogingen’ door te voeren, waarschuwt de VNG. Dit zijn verhogingen die afwijken van de verhogingen zoals vastgelegd in de voorwaarden bij hun contract.
Gibit
Gemeenten moeten niet zonder meer instemmen met zulke eenzijdige verhogingen, aldus de VNG. De koepelorganisatie roept gemeenten op om te onderzoeken welke voorwaarden met de leverancier zijn overeengekomen, met name rond indexatie van tarieven.
Veel gemeenten gebruiken voor de inkoop van ict-diensten en -producten de modelvoorwaarden van de Gibit, de Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox. Ook als ze geen specifieke afspraken over indexatie hebben vastgelegd, kunnen ze terugvallen op deze modelvoorwaarden.
Bij contracten die op de Gibit zijn gebaseerd of waarbij de Gibit prevaleert, kan de ict-leverancier de tarieven op 1 januari a.s. maximaal 3,7 procent verhogen. De VNG berekent deze maximale verhoging aan de hand van het prijsindexcijfer dienstenprijzen zoals bepaald door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De exacte berekening staat in deze pdf.
Schriftelijk afwijzen
Als de leverancier een hogere indexatie voorstelt, moet de gemeente deze schriftelijk afwijzen. Dit is een noodzakelijke stap om de rechten van gemeenten te waarborgen. De VNG stelde hiervoor een modelbrief op, die leveranciers uitnodigt om schriftelijk, gedetailleerd en concreet te onderbouwen waarom zij de tarieven meer willen verhogen dan contractueel is overeengekomen.
Gemeenten en leveranciers moeten met elkaar in gesprek blijven omwille van de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening, vindt de VNG. De vereniging adviseert om op basis van de verstrekte onderbouwing, de geldende overeenkomst en het juridisch kader, te kijken of een gesprek met de leverancier over een eventuele incidentele of structurele aanpassing van de overeenkomst zinvol is. Tot die tijd moet de gemeente enkel de indexeringsafspraken hanteren zoals overeengekomen in de overeenkomst.
