Organisaties kampen met chronische vergadermoeheid. Vanwege de aard van hybride werken hebben teams meer vergaderingen aan de weekagenda moeten toevoegen.
Medewerkers houden zo minder tijd over om taken of projecten binnen de deadline af te krijgen. Asynchroon samenwerken kan teams effectiever op elkaar afgestemd houden met het oog op de te boeken resultaten. Asynchroon samenwerken omvat ongeplande samenwerkingsactiviteiten waaraan teamleden op verschillende tijden aan deelnemen in plaats van in realtime.
Volgens recent onderzoek besteden werknemers bijna zestig procent van hun tijd aan ‘werk ter ondersteuning van het werk’. Jaarlijks zijn ze 129 uur aan kwijt onnodige vergaderingen. In een poging de vergadermoeheid te bestrijden hebben sommige organisaties besloten om interne vergaderingen af te schaffen, of tenminste een groot deel daarvan. Deze aanpak kan effectief zijn, maar alleen als organisaties hun medewerkers bewust nieuwe mogelijkheden bieden om informatie uit te wisselen en samen te werken. Als een planningsessie uitmondt in een complexe e-mailuitwisseling met meer dan twintig reacties en drie verschillende versies van een bijgevoegd spreadsheet, heb je het probleem van ‘te veel vergaderingen’ opgelost, maar je ook een trits nieuwe problemen op de hals gehaald.
Voor een effectieve uitwisseling van informatie en het in goede banen leiden van projecten heb je tools nodig die informatie van context voorzien, ideeën verduidelijken en tijd besparen. Dit zijn cruciale criteria voor het waarborgen van continuïteit, samenwerking en afstemming tussen teamleden. De volgende tips kunnen je helpen om asynchroon samenwerken binnen je team naar een hoger plan te brengen.
Veel organisaties hebben al een hele verzameling aan samenwerkingstools aan hun it-omgeving toegevoegd waarmee teams diverse taken binnen hun workflows afhandelen. In de loop van de tijd zijn sommige daarvan voor bepaalde teams mogelijk irrelevant geworden, omdat ze qua functionaliteit, schaalbaarheid of integratiemogelijkheden niet zijn meegegaan met de behoefte. Dit kan workflows verstoren en stress en misverstanden veroorzaken. In 2022 integreerden bedrijven maar liefst 89 verschillende applicaties met hun processen. Werknemers moeten regelmatig tussen oplossingen schakelen, tot wel 1.200 keer op een gemiddelde werkdag. Daarmee verliezen zij focus en overzicht. En dan hebben we het nog niet eens over de mogelijke overlap tussen al deze applicaties met bijbehorende geldverspilling. Trek dus tijd uit om na te gaan wat er binnen je samenwerkingsomgeving werkt en wat er te vereenvoudigen valt. Welke tools je ook besluit om aan te houden, het is belangrijk dat die optimaal met elkaar zijn geïntegreerd. Want als dat niet het geval is, ontstaan er informatiesilo’s die onbewust asynchroon samenwerken juist ingewikkelder maken.
Irrelevant
Volgens de dit jaar door Researchscape uitgevoerde Workplace Alignment Survey vindt twee derde van alle Nederlandse respondenten visuele weergave enorm belangrijk voor het samenwerken. In het geval van asynchroon samenwerken is dit nog belangrijker. Visuele samenwerking helpt teams om sneller tot een gezamenlijk begrip en diepgaander inzichten te komen dan met alleen schriftelijke of verbale communicatie. Zo is het gebruik van video-opnames bij uitstek geschikt om projecten zonder te vergaderen van context te voorzien. Met tools als Loom en Zight kunnen gebruikers een video met uitleg over een project, statusupdates of screenshares verzenden, zodat teamgenoten die kunnen bekijken wanneer hen dat het beste uitkomt. Volgens een enquête die Loom uitvoerde onder Amerikaanse en Britse kantoormedewerkers denkt bijna een derde van de respondenten dat het grootste deel van digitale werkvergaderingen zou kunnen worden vervangen door asynchrone samenwerking op basis van video’s.
Een platform voor visuele samenwerking kan asynchroon samenwerken een boost geven. Door het onderbrengen van alle content in één locatie kan dit platform dienstdoen als levende blauwdruk voor je organisatie. Dit maakt het eenvoudiger voor teams om soepel te schakelen tussen vergaderingen en asynchroon werken en de vaart erin te houden. Maar niet alle platforms voor visuele samenwerking zijn even goed. Ga op zoek naar een oplossing die je makkelijk met je workflows kunt integreren, die werkt met je bestaande data en visualisaties kan automatiseren.
Afstemmen
Met het creëren van de techstack voor asynchroon samenwerken ben je er nog niet. Je moet teams ook stimuleren de beschikbare tools te gebruiken zoals die zijn bedoeld. Er zijn hiervoor ook oplossingen. Hierin kan een omgeving worden aangemaakt waarin teamleden intensief met elkaar kunnen interacteren en afstemmen. Zo’n virtuele uitvalsbasis brengt alle bronnen samen die teams nodig hebben om aan de slag te gaan, projecten in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat alle neuzen van begin tot eind dezelfde kant op staan. Teamleden kunnen vanuit zo’n omgeving dashboards en rapporten oproepen om inzicht te krijgen in de status en voortgang van een project, ten opzichte van de doelstellingen. Hiermee kunnen ze vanuit een centrale plek communiceren en samenwerken. Het bevordert als virtueel clubhuis ook het saamhorigheidsgevoel binnen een team en pakt daarmee een van de vaakst genoemde nadelen van thuis/hybride/asynchroon werken aan. Het bieden van een dergelijke uitlaatklep voor de teamdynamiek, de gedeelde passies en unieke eigenschappen van elk teamlid brengt asynchroon samenwerken echt op een hoger niveau.
Vliegen
Met het opschonen van je asynchrone techstack, het toepassen van visuele samenwerkingstechnologieën en de juiste onboarding kan asynchroon samenwerken echt gaan vliegen binnen een organisatie. Met allemaal hetzelfde doel voor ogen en dezelfde betrokkenheid of je nu een paar bureaus of hele steden, landen of continenten uit elkaar werkt. Precies zoals medewerkers dat tegenwoordig willen en organisaties dat nodig hebben.
